Хранить или уничтожить?

735
 Никишина Н.В.
Бухгалтер ГОУ СОШ № 213
Первичным учетным является документ, который служит основанием для отражения в учете информации о хозяйственной жизни учреждения. Иными словами, любая корреспонденция счетов обязательно должна иметь документ-основание, который подтверждает ее правомерность. Поэтому сохранность первичных документов имеет большое значение для учреждения любого уровня и типа. О правилах хранения, уничтожения и утилизации документов читайте далее.

Правовое регулирование

Порядок хранения и уничтожения документов регулируется рядом нормативных правовых актов. В первую очередь, это Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) и Инструкция № 157н. Кроме того, необходимо руководствоваться:

  • Федеральным законом от 22.04.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ);
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 588 (далее – Перечень № 588);
  • Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105).
    Этот документ действует в части, не противоречащей Закону № 402-ФЗ;
  • Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила от 06.02.2002). Их обязаны применять организации, осуществляющие комплектование госархивов, для остальных это – просто руководство к действию.

Правила хранения

Согласно Законам № 402-ФЗ, 125-ФЗ и Инструкции № 157н хранить первичные (сводные) учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность нужно в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Минимально срок хранения документов составляет не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Электронные документы при наличии технической возможности можно хранить на машинных носителях при условии их заверения электронной цифровой подписью.

При хранении документов нужно обеспечить их защиту от несанкционированных исправлений. Ответственность за организацию безопасного хранения полностью лежит на руководителе учреждения.

Также руководитель должен принять меры для того, чтобы не допустить пропажу, уничтожение или порчу документов, а если неприятная ситуация все же случилась – принять меры по их восстановлению. Причины возникновения таких ситуаций расследует специально назначенная комиссия и при необходимости представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

По результатам расследования составляется акт, который утверждает руководитель учреждения или учредитель.

Для обеспечения сохранности документы нужно хранить в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью уполномоченных лиц. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях. Такие требования установлены п. 6.2 Положения № 105.

Рекомендации, которыми учреждение может воспользоваться при обустройстве специальных хранилищ, можно найти в Правилах от 06.02.2002.

Все особенности хранения документов желательно прописать в локальных документах учреждения.

Запомнить

При изъятии первичных учетных документов, в т. ч. электронных (например, по требованию правоохранительных или налоговых органов), их копии включаются в состав документов бухгалтерского учета. Чтобы копия полноправно считалась документом, она должна быть заверена соответствующим образом органом, который произвел изъятие.

Архив учреждения

Чтобы создать должные условия для хранения документов, учреждение вправе создать свой архив. В зависимости от объема документов он может быть создан как самостоятельное структурное подразделение или как подразделение в составе службы делопроизводства.

В архив рекомендовано передавать документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные первичные документы можно хранить в бухгалтерии до их уничтожения.

Для передачи бухгалтерских документов в архив нужно сформировать дела, которые представляют собой совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (п. 2.2.2.71 ГОСТ Р 51141-98, утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28).

Перед сдачей в архив дело нужно оформить окончательно. Порядок такого оформления предусмотрен п. 3.4.2 Государственной системы документационного обеспечения управления, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. В частности, при оформлении дела нужно:
1 составить внутреннюю опись и лист-заверитель;
2 подшить (переплести) дело;
3 пронумеровать листы дела;
4 оформить обложку.

При этом сдать в архив можно не только бумажные, но и электронные документы – после того как они перестают использоваться в оперативной работе.

Нормативный документ

В соответствии с письмом Минфина России от 07.09.2005 № 03-11-04/2/70 учреждение-правопреемник обязано хранить документы реорганизованного учреждения в общем порядке, т. е. не менее пяти лет.

Сроки хранения

Полный список сроков хранения первичных учетных документов приведен в Перечне № 588. В нем можно найти сроки хранения не только для первичных (бухгалтерских), но и других документов, применяемых в трудовых отношениях, информационном обслуживании, экономических, культурных связях, социально-бытовых вопросах и пр.

Запомнить

Учреждение вправе передать документы на хранение в специализированную архивную организацию.

Для этого нужно заключить с ней соответствующий договор.

Принимая решение об уничтожении либо утилизации того или иного документа, нужно обратить внимание на возможные нюансы по срокам его хранения. К примеру, в Перечне № 588 для акта выполненных работ установлен срок хранения пять лет. Однако имеются и некоторые особенности:

  • для договоров с организациями датой начала истечения срока в пять лет считается дата окончания действия срока договора;
  • в случае если отсутствуют лицевые счета (ф. № Т-2), то для договоров гражданско-правового характера с физическими лицами срок хранения равен 75 годам.

Учитывать такие особенности по каждому из видов документов – дело трудоемкое и требующее особого внимания. Поэтому целесообразно назначить отдельным распоряжением ответственного сотрудника. Он может выполнять и обязанности по организации мест хранения документов, по формированию дел и т. д. В учреждении с большим объемом документов эти функции можно возложить на специальную комиссию.

Запомнить

За нарушение сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов на должностное лицо накладывается административное наказание в виде штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Сообщить незамедлительно

Сотрудник, обнаруживший пропажу документов, должен незамедлительно сообщить об этом руководителю, чтобы он своевременно принял нужные меры. Уведомить руководителя о пропаже лучше в письменном виде – с помощью докладной либо служебной записки.

Отметим еще один немаловажный момент. Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов.

В частности, в Налоговом кодексе РФ установлен четырехлетний срок хранения документации, в то время как Закон № 402-ФЗ требует хранить документы как минимум пять лет. В архивном же деле для каждого документа установлен свой срок хранения, который может отличаться от «бухгалтерского» и «налогового » сроков как в большую, так и в меньшую сторону. Например, ведомость на выдачу спецодежды согласно Перечню № 588 должна храниться 1 год, но по бухгалтерскому законодательству хранить ее следует гораздо дольше.

Как видим, законодательные сроки хранения разнятся, поэтому желательно зафиксировать в локальном акте учреждения положение о том, что для хранения документов используется максимальный из сроков, установленных действующим законодательством.

Кроме того, учреждение вправе установить свои сроки для хранения, если, конечно, они превышают отведенное законом время.

мнение специалиста

Наталья Ковалева,
начальник отдела нормативного обеспечения Департамента бюджетного процесса, учета и отчетности Минобрнауки России, аттестованный консультант по налогам и сборам

Документы могут понадобиться проверяющим в самых различных ситуациях, в частности, при проведении: камеральной проверки (ст. 88 НК РФ); выездной проверки (ст. 89 НК РФ); дополнительных мероприятий налогового контроля (п. 6 ст. 101 НК РФ); встречных проверок (ст. 93.1 НК РФ). Понятие «встречная проверка» было исключено из НК РФ еще в 2007 г. Тогда же была введена ст. 93.1, в которой идет речь об истребовании документов и информации о конкретных сделках организации. По сути это и есть хорошо знакомая многим «встречка». Хотя в отличие от обычных проверок ни акт, ни решение по итогам этого мероприятия не составляются.
Проблему создает и то, что нормы об истребовании документов разбросаны по части первой НК РФ. Так, налоговым проверкам посвящены ст. 88 и 89 НК РФ, а про истребование документов в рамках этих проверок сказано в ст. 93 НК РФ. В результате налоговики запрашивают документы «по полной программе», а организации зачастую не только не имеют возможности собрать в срок все бумаги, но даже не могут понять, в рамках какого мероприятия предъявлено требование.

Истечение срока хранения

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить самостоятельно или же передать на утилизацию в специализированную организацию.

Чтобы правильно организовать процесс «избавления» от старых и ненужных документов, можно воспользоваться положениями, прописанными в Правилах от 06.02.2002.

Согласно данным правилам документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. Выделенные к уничтожению дела фиксируются в отдельном документе. Для этого можно воспользоваться формой акта, приведенной в Приложении 4 к Правилам от 06.02.2002. Факт дальнейшего уничтожения (утилизации) документов можно оформить отдельным актом, а можно проставить отметки о дате и способе уничтожения непосредственно в акте о выделении документов, не подлежащих хранению.

При составлении списка уничтожаемых документов не обязательно указывать реквизиты каждого из них. Однородные дела (документы) вносят в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (например, выписки за 2007 г.).

Если объем документов в учреждении небольшой, то отобрать документы к уничтожению можно без комиссии.

Например, ответственный сотрудник может направить руководителю служебную записку о необходимости ликвидации невостребованной документации. На ее основе руководитель издает приказ об уничтожении документов, срок хранения которых истек.

Запомнить

Хранение, уничтожение либо утилизация документов, составляющих государственную тайну, осуществляется обособленно и с соблюдением норм законодательства о ее защите (ст. 19 Закона РФ от 21.07.1993 № 5485-1).

Уничтожение

В небольших учреждениях документы обычно уничтожаются собственными силами. Сделать это можно любым способом – сжечь, разорвать вручную или с помощью шредера (устройства для измельчения бумаги).

Документы могут быть уничтожены на территории учреждения либо перевезены для этих целей в иное место.

В последнем случае для исключения утери документы должны быть упакованы.

Пример

Учреждение не отнесено к составу источников комплектования государственных архивов, а также не имеет в работе документов, содержащих государственную тайну.

Приказом руководителя учреждения утверждено Положение о порядке хранения документов. Согласно Положению, в каждом из отделов учреждения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и учебная часть) назначен сотрудник, ответственный за сохранность документов и за контроль сроков их хранения. Эти сотрудники являются членами экспертной комиссии, которая собирается один раз в год для отбора документов с истекшим сроком годности.

Уничтожение не подлежащих хранению документов производится силами экспертной комиссии на территории учреждения с помощью шредера. Отметки о дате и способе уничтожения проставляются непосредственно в Акте о выделении документов к уничтожению (см. образец акта ниже).

Утилизация

Учреждение может передать бумаги на утилизацию в специализированную организацию. Данный процесс оформляется накладной. В ней указываются дата передачи, количество передаваемых документов (число папок, коробок и т. п.) и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов.

Зачастую услуги по утилизации документов предоставляются на платной основе. Однако некоторые компании специализируются именно на переработке вторсырья, поэтому, обратившись к ним, учреждение сможет не только переработать документы бесплатно, но и получить доход за сданную макулатуру.

Следует помнить, что стоимость оприходованной макулатуры является внереализационным доходом учреждения (п. 13 ст. 250 НК РФ) и подлежит обложению налогом на прибыль. Кроме того, на основании ст. 146 Налогового кодекса РФ, доходы от реализации макулатуры подлежат обложению НДС.

Запомнить

Самостоятельное сжигание документов связано с риском для здоровья сотрудников, а без разрешения соответствующих органов чревато серьезными штрафами.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль