Не всякий документ является денежным

943
 Бахтина Т.Ю.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Четкого определения денежных документов законодательство не содержит. Перечень таких документов приведен в Инструкции № 157н, однако он является открытым. Все это приводит к ошибкам в учете. Рассмотрим некоторые из них.

Талоны на мусор прошли мимо кассы

Ситуация

Учреждение заключило договор на вывоз мусора. Услуги по договору оказываются в обмен на оплаченные талоны.

Ошибка

Талоны на вывоз мусора не были оприходованы в кассу на счет 0 201 35 000 «Денежные документы» и хранились у завхоза. После вывоза мусора завхоз в обмен на талоны получал акты об оказании услуг от исполнителя, а затем передавал их в бухгалтерию. На основании полученных актов расходы на вывоз мусора бухгалтер относил на финансовый результат текущего года

Как правильно

Талоны на вывоз мусора следует учитывать в кассе как денежные документы, а затем выдавать их завхозу для расчетов с исполнителем договора. После вывоза мусора завхоз должен составить авансовый отчет об израсходованных талонах с приложением актов об оказании услуг

КОММЕНТАРИЙ Талон на вывоз мусора имеет номинальную стоимость (по аналогии с талоном на бензин), а в обмен на талон учреждение получает фиксированный объем услуги, например вывоз 1 м3 мусора. Иными словами, талон имеет признаки денежного документа, а потому его следует учитывать на счете 0 201 35 000 (п. 169 Инструкции № 157н). Кроме того, между моментом получения оплаченных талонов до фактического вывоза мусора проходит определенный период времени (месяц, квартал, год). Поэтому должна быть введена материальная ответственность сотрудников (например, завхоза) за сохранность талонов, которые фактически являются доказательством оплаты услуг вывоза мусора.

Конверты можно не учитывать

Ситуация
Для оформления приглашений ответственный сотрудник учреждения приобрел маркированные конверты на деньги, выданные ему под отчет на проведение праздничного мероприятия.
Ошибка

В соответствии с п. 169 Инструкции № 157н конверты с марками относятся к денежным документам, а потому ответственный сотрудник внес их в кассу учреждения после приобретения. Кассир сразу выдал конверты сотруднику в качестве денежных документов. После проведения мероприятия сотрудник предоставил два авансовых отчета – один об израсходованных денежных документах, другой – об остальных расходах на праздник

Как правильно

Маркированные конверты, которые подотчетное лицо расходует непосредственно после их приобретения, можно не учитывать в качестве денежных документов

КОММЕНТАРИЙ В общем случае денежные документы отражаются в кассе, когда они:

  • приобретаются по безналичному расчету;
  • приобретаются одним подотчетным лицом, а расходуются другим;
  • выдаются сотрудникам по частям в течение определенного периода времени. Невыданный остаток для обеспечения сохранности находится в кассе.

В данной ситуации нет веских оснований для учета маркированных конвертов в кассе. Ведь подотчетное лицо расходует все конверты непосредственно после их приобретения. Формальный подход к исполнению положений Инструкции № 157н делает организационный процесс трудоемким. Кроме того, в п. 3 Инструкции № 157н прямо указано, что результаты операций признаются по факту их совершения, а информация в денежном выражении о состоянии активов должна быть полной, с учетом существенности. Прием конвертов в кассу «для галочки» фактически является совершением операции ради нужного результата (а не наоборот). Поэтому, учитывая несущественность этих операций, учреждение может не проводить фондовые обороты конвертов как денежных документов. Однако такой порядок расчетов с подотчетными лицами целесообразно зафиксировать в учетной политике учреждения (п. 6 Инструкции № 157н). Например, в ней можно прописать, что сотрудник, который израсходовал денежные документы (конверты) сразу после их покупки, должен приложить к авансовому отчету как документы, подтверждающие приобретение, так и документы, подтверждающие расход. Например, приобретение конвертов можно подтвердить товарными и кассовыми чеками, а расход конвертов – реестром корреспонденции.

Исключения для топливной карты

Ситуация

Учреждение заключило договор поставки нефтепродуктов. Передача топлива от поставщика происходит с применением пластиковых топливных карт. Деньги за ГСМ перечисляются ежемесячно в течение срока действия договора.

Ошибка

Топливные карты бухгалтер учел в составе денежных документов на счете 0 201 35 000 по общей стоимости топлива, указанного в договоре

Как правильно

Топливные карты нельзя учитывать на счете 0 201 35 000, так как денежными документами они не являются

КОММЕНТАРИЙ Топливные карты не имеют признаков денежных документов. В частности, карта представляет собой техническое средство, с помощью которого поставщик ведет учет отпущенного топлива. Кроме того, на карте содержится информация об общем количестве денежных средств, в пределах которых держатель вправе приобретать нефтепродукты.

Эти средства перечисляет учреждение в порядке и с периодичностью, предусмотренными условиями договора. Иными словами, сумма средств на топливной карте не фиксирована – она меняется при перечислении денег и при отпуске топлива. Поэтому стоимость, по которой карта передается материально ответственному лицу, определить невозможно. Соответственно, постоянно меняется то количество ГСМ, которое учреждение вправе приобрести с применением карты. Для контроля за сохранностью пополняемых топливных карт учреждение может ввести дополнительные забалансовые счета (п. 332 Инструкции № 157н). Учитывать топливную карту в составе денежных документов можно лишь в одном случае – когда карта не является пополняемой. Фактически такие карты представляют собой «пластиковый» вариант талонов на бензин, по которым отпускается фиксированное количество топлива. Это значит, что пополняемые топливные карты имеют номинальную стоимость, их можно учитывать на счете 0 201 35 000 и выдавать под отчет (пп. 169, 212 Инструкции № 157н).



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль