Как анализировать оборотную ведомость

2269
 Пилюгина Ю.А.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Оборотная ведомость – это учетный регистр, который может стать для бухгалтера одним из самых полезных инструментов контроля за правильностью отражения хозяйственных операций, если уметь им правильно пользоваться. Что собой представляет этот документ, как его применить и какие ошибки можно обнаружить в учете, разберем на примере оборотной ведомости по нефинансовым активам.

Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035) предназначена для обобщения данных о наличии и стоимости основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, продуктов питания и проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета указанных активов, с показателями Главной книги (ф. 0504072).

Суть документа отражена в его названии: в нем показываются остатки активов на начало и конец отчетного периода, а также обороты (приход и расход) в течение этого периода. Оборотная ведомость (ф. 0504035) составляется по всем объектам учета в количественном и стоимостном выражении ежемесячно или ежеквартально. В целях проведения анализа данных о нефинансовых активах она может формироваться за любой другой период. На основании показателей ведомости осуществляются планирование и контроль имущества в разрезе материально ответственных лиц.

Оборотная ведомость для экономиста

Для любого экономиста оборотная ведомость – один из основных источников информации для планирования закупок материальных ценностей и определения эффективности расходования средств учреждения. На ее основании может осуществляться предварительный контроль в процессе согласования договоров на приобретение активов.

Так, исходя из нормативных затрат на оказание государственных (муниципальных) услуг, специалистом может быть определена потребность в тех или иных товарно-материальных ценностях, необходимых для выполнения задания и, соответственно, потребность в финансовом обеспечении (в т. ч. дополнительном).

Пример 1

По состоянию на 01.01.2013 по данным Оборотной ведомости (ф. 0504035) на складе у материально ответственного лица Сидоровой С.Н. числятся в составе материальных запасов следующие предметы мягкого инвентаря: пододеяльники – 50 шт., наволочки – 20 шт., простыни – 15 шт. В обменном фонде (в эксплуатации) на материально ответственном лице Николаевой М.В. числятся: пододеяльники – 200 шт., наволочки – 60 шт., простыни – 110 шт.

Максимальная наполняемость учреждения составляет 32 койко-места, т. е. единовременно могут обслуживаться 32 чел. Согласно нормам обеспечения мягким инвентарем на одного человека должны приходиться два комплекта постельного белья (по два пододеяльника, наволочки и простыни), т. е. в наличии должны быть 64 пододеяльника, наволочки и простыни.

В протоколе о результатах годовой инвентаризации комиссией было отмечено, что в I квартале 2013 г. необходимо списать непригодное для дальнейшей эксплуатации постельное белье: 10 пододеяльников, 20 наволочек и 40 простыней.

Из данных Оборотной ведомости (ф. 0504035) на начало 2013 г. видно, что запасов на складе недостаточно для обеспечения потребности в мягком инвентаре всех койко-мест, следовательно, необходимо осуществить его закупку. Таким образом, экономистом учреждения, исходя из полученной информации об остатках материальных запасов, могут быть выявлены резервы и намечены меры по обеспечению экономии средств.

Оборотная ведомость для бухгалтера

На основании данных Оборотной ведомости (ф. 0504035) бухгалтером учреждения производится анализ операций с нефинансовыми активами, прежде всего, на предмет своевременности и правильности отражения записей в учете.

При постановке на учет материальных ценностей имеет смысл предварительно формировать Оборотную ведомость (ф. 0504035) с целью анализа номенклатурных позиций. Тем самым можно исключить создание новых позиций в уже существующей номенклатуре.

Остатки на начало текущего периода в ведомости должны соответствовать остаткам на конец предыдущего периода. На практике в ходе проверки организации учета, проводимой как силами учреждения, так и внешними контролирующими органами, нередко выявляются расхождения.

Следует учесть!

Приобретение материальных запасов впрок может быть расценено как неоптимальное планирование и неэффективное расходование средств учреждения. В особую группу риска входят материальные запасы с ограниченным сроком годности (продукты питания, медикаменты, средства личной гигиены и бытовая химия), которые следует закупать по мере их расходования.

При анализе данных ведомости необходимо обратить внимание на движение запасных частей. Как правило, они закупаются для конкретного объекта с целью осуществления его текущего обслуживания или ремонта. Отсутствие операций по таким позициям может свидетельствовать о том, что:

  • ремонт произведен, но материально ответственное лицо не отчиталось перед бухгалтерией о выполненных работах и расходовании материальных запасов;
  • диагностика поломки была проведена формально и приобретены запасные части, в которых нет необходимости.

Достаточно часто выявляются факты неправильной классификации материальных запасов и основных средств. Например, это может быть отнесение к ГСМ некоторых жидкостей, таких как жидкость для стеклоомывателя, тормозная жидкость, дистиллированная вода, охлаждающая жидкость и др., которые следует учитывать на счете 105 36 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции № 157н).

Если учетной политикой учреждения установлены специальные режимы учета для каких-либо видов материальных запасов, то их неправильная классификация (которая легко обнаруживается при анализе Оборотной ведомости (ф. 0504035)) может привести к нарушению этих требований.

Например, в отношении строительных материалов учетной политикой может быть установлено требование о составлении внутренних актов выполненных работ при осуществлении ремонта своими силами. Если же строительные материалы будут ошибочно отнесены на счет прочих материальных запасов, оно окажется неисполненным.

При постановке на учет объекта основных средств специалистом может быть неправильно определен код по ОКОФ, что неизбежно ведет к ошибке в выборе номера счета. Ведь учет основных средств осуществляется по группам имущества, предусмотренным п. 37 Инструкции № 157н (недвижимое имущество, особо ценное движимое имущество, иное движимое имущество, имущество - предметы лизинга), и видам, соответствующим подразделам классификации, установленным ОКОФ (п. 53 Инструкции № 157н).

Пример 2

По состоянию на 01.10.2013 у муниципального бюджетного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 55» на счете 101 11 «Жилые помещения» числится нежилое помещение со следующими характеристиками:

Более того, согласно техническому паспорту по состоянию на 11.02.2013 в экспликации к поэтажному плану здания отсутствует информация о площадях помещений, предназначенных для эксплуатации в качестве жилых. В связи с этим возникает необходимость перевода объекта основных средств со счета 101 11 «Жилые помещения – недвижимое имущество учреждения» на счет 101 12 «Нежилые помещения – недвижимое имущество учреждения». Для этого можно сделать следующие корректирующие записи, оформив их Справкой (ф. 0504833):

Инвентарный номер при переводе основного средства с одного счета учета на другой не меняется. В соответствии с п. 46 Инструкции № 157н он является уникальным и сохраняется за объектом основных средств на весь период его нахождения в учреждении.

При анализе данных Оборотной ведомости (ф. 0504035) следует обратить внимание на натуральные и количественные показатели. Недопустимо, чтобы по одному из них отсутствовало значение.

Пример 3

Согласно учетной политике учреждения выбытие материальных запасов производится по средней фактической стоимости. По данным Оборотной ведомости (ф. 0504035) на 15.10.2013 в остатке числится 1 кг творога на общую сумму 55 руб. По товарной накладной от 15.10.2013 учреждением были получены и оприходованы 3 кг творога на сумму 170 руб.

На основании меню-требования от 16.10.2013 бухгалтер произвел списание творога в количестве 4 кг по цене 56,25 руб. за 1 кг. Однако в связи с обнаруженной ошибкой в товарной накладной (должна быть указана цена 55 руб. за 1 кг) необходимо внести исправление в бухгалтерскую запись по оприходованию продукта.

Бухгалтер исправил стоимостный показатель, но не сделал перерасчет расхода творога по новой усредненной цене. В связи с этим при формировании ведомости можно увидеть, что на балансе учреждения числится творог без количественного показателя на сумму -5 руб.

Оборотная ведомость (ф. 0504035) является рабочим документом не только для бухгалтера, но и для материально ответственных лиц, за которыми закреплены материальные ценности.

С целью недопущения расхождения данных бухгалтерского и складского учета целесообразно по окончании каждого месяца формировать ведомость в двух экземплярах и передавать для ознакомления материально ответственным лицам. Экземпляр с подписью материально ответственного лица передается в бухгалтерию и подшивается.

Итак, Оборотная ведомость (ф. 0504035) – это универсальный документ, умея работать с которым, можно осуществлять оперативный контроль за правильностью отражения фактов хозяйственной жизни учреждения в учете и отчетности, обеспечивать сохранность материальных ценностей, выявлять резервы и намечать эффективное использование ресурсов.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль