Уточнен порядок оформления "первички"

700
 Горшкова Л.Л.
Руководитель Центра методологии бухгалтер- ского учета и налогообложения
Как следует из Закона о бухгалтерском учёте, каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть удостоверен первичным учётным документом. При этом допускается два варианта – оформить документ при совершении данного факта или, если это не представляется возможным, непосредственно после его окончания. Отметим особенности формирования «первички», а также связанные с этим изменения законодательства.

Реквизиты обязательные и дополнительные

Общие требования к оформлению первичной учётной документации закреплены в ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Данная статья, в частности, устанавливает обязательный набор реквизитов документа: 1) наименование документа;
2) дата составления;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи поименованных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Величины натурального измерения факта хозяйственной жизни используются только при учёте операций, осуществляемых внутри организации. Например, для отражения перемещения и списания спецодежды, полученной в рамках снабжения учреждения имуществом, и выданной сотрудникам до поступления сведений о её стоимости. Возможность формировать подобные документы должна быть закреплена в учётной политике.

Для организаций госсектора, в т. ч. казённых учреждений, формы первичных учётных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Утверждение таких форм отнесено к полномочиям Российской Федерации на основании ст. 7 Бюджетного кодекса РФ.

На сегодняшний день обязательны к применению унифицированные формы первичных документов, утверждённые Приказом № 173н1, инструкциями № 157н и № 162н.

Кроме того, согласно п. 7 Инструкции № 157н к бухгалтерскому учёту могут приниматься унифицированные формы, утверждённые правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти (Госкомстатом России, Банком России и др.) в соответствии с законодательством РФ (к примеру, кассовые документы). На это указано в письмах Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971 и от 06.05.2013 № 03-03-06/1/15770.

В случае отсутствия утверждённой формы первичного документа учреждение вправе в рамках формирования учётной политики разработать её самостоятельно. Документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ (п. 7 Инструкции № 157н).

Также с целью отражения отдельных аналитических показателей учреждение имеет право ввести в унифицированную форму первичного и сводного документа дополнительные реквизиты. В то время как удаление отдельных реквизитов не допускается (см. приложение № 5 к Приказу № 173н).

В любом случае первичные документы, оформляемые казёнными учреждениями, должны содержать информацию, необходимую для осуществления платежей, направляемых в доход бюджета (п. 7 Инструкции № 157н).

Пример

Заголовочная часть формы, помимо общих реквизитов, в зависимости от содержания операции может быть дополнена реквизитами, характерными для конкретного документа: грифами утверждения, согласования с внешними субъектами учёта, наименованием иного участника операции (наименование главного распорядителя бюджетных средств, учредителя и др.). При этом в кодовой зоне отражаются идентификационные коды (ОКПО, Глава по БК, ИНН, КПП), наименование объекта учёта по ОКОФ и др.

При заполнении первичного документа, с тем чтобы исключить внесение в него недостоверных данных, в свободных строках ставят прочерк. Данное требование закреплено в п. 2.9 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству). Это же Положение (п. 2.17) обязывает проводить проверку всех поступающих в бухгалтерию первичных документов. Проверка осуществляется как по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

С 1 января 2014 г. вступили в действие поправки, внесённые в Закон № 402-ФЗ2. Согласно им лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, должно обеспечить своевременную передачу первичных учётных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учёта, а также проверить достоверность этих данных.

А вот лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта (чаще всего в этой роли выступает главный бухгалтер), равно как и лицо, с которым заключён договор об оказании услуг по ведению учёта, отныне не несут ответственность за соответствие составленных другими сотрудниками первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Кроме того, установлен запрет на принятие к учёту документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной деятельности, в т. ч. лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Под мнимым понимается несуществующий объект, отражённый в бухучёте лишь для вида; под притворным – отражённый вместо другого объекта с целью прикрыть его.

Нужна ли печать?

Среди обязательных реквизитов первичных учётных документов, установленных ст. 9 Закона № 402-ФЗ, не упоминается печать организации. При внутреннем документообороте ставить её, действительно, бессмысленно.

Однако на некоторых документах она все-таки нужна. Среди них:

  • Командировочное удостоверение (ф. № Т-10, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Печати нужны для заверения отметок о прибытии в место командирования и убытии из него. Такое требование предусмотрено абз. 3 п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Если печатей не будет, то налоговый орган может доначислить НДФЛ и отказать в признании расходов при исчислении налога на прибыль;
  • Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132). Печать на накладной необходима для заверения подписей грузоотправителя и грузополучателя. Отсутствие печати может грозить снятием налоговых расходов и отказом в вычете НДС;
  • Кассовая книга (ф. № 0504514, утв. Приказом № 173н);
  • бухгалтерские книги (приложение № 5 к Приказу № 173н);
  • путевые листы (п. 12 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
  • Квитанция (ф. 0504510, утв. Приказом № 173н);
  • бланки строгой отчётности (за исключением утверждённых законодательно), выдаваемые взамен кассового чека при оказании услуг населению (п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Нанесение печати типографским способом на документ, оформленный на бланке строгой отчётности, не допускается.

Для справки

Наличие печати на самостоятельно разработанной форме документа не может рассматриваться как нарушение. Более того, документы, заверенные с помощью печати, вызывают у контрагентов больше доверия.

ПКО подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, кассиром. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ордере, кассир подписывает ПКО, квитанцию к ПКО и проставляет на ней оттиск штампа.

О необходимости проставления печати юридического лица на приходном кассовом ордере (ПКО) в законодательстве ничего не сказано. Следовательно, ставить её не нужно. К такому же выводу пришел ФАС Восточно-Сибирского округа (постановление от 22.01.2009 № А33-11360/07-Ф02-7117/08 по делу № А33-11360/07).

Бумажный или электронный?

Исходя из положений ст. 9 Закона № 402-ФЗ, первичные (сводные) учётные документы могут составляться как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Бумажные документы можно заполнить вручную, с помощью компьютерной техники или смешанным способом, т. е. частично вручную, а частично на компьютере. С точки зрения контроля смешанный способ наиболее уязвим. В случае возникновения конфликтной ситуации документ могут признать недействительным, предположив, что вручную внесена недостоверная информация.

Документы, оформленные в электронном виде, заверяются электронной подписью.

В определённых случаях учреждению необходимо будет за свой счёт изготавливать копии электронных документов на бумажных носителях. В частности: 1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций; 2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Кто подписывает?

Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона № 402-ФЗ состав первичных учётных документов (в т. ч. самостоятельно разработанных форм), а также перечень лиц, имеющих право их подписи, определяется руководителем учреждения.

На практике между руководителем и главным бухгалтером могут случиться разногласия по поводу отдельных операций хозяйственной жизни учреждения и соответственно отражающих их первичных учётных документов.

Согласно п. 8 Инструкции № 157н в данном случае документы могут приниматься к исполнению и учёту без подписи главбуха. Основанием для этого является письменное распоряжение руководителя учреждения, в соответствии с которым он берёт на себя ответственность за осуществление определённой операции.

По общему правилу без подписи главбуха (уполномоченного им на то лица) не принимаются к учёту:

  • денежные и расчётные документы;
  • документы, оформляющие финансовые вложения;
  • договоры займа, кредитные договоры.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, принимаются к учёту при наличии подписей руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Вы внесли изменения в учетную политику на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 80%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль