Хранение документов: что, где, сколько?

886
 Юрьева Ю.В.
эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Учреждение составляет и получает от других лиц множество различных документов, в т. ч. бухгалтерских, налоговых, по взносам во внебюджетные фонды. С каждым годом их количество все возрастает. О том, где, как и в течение какого времени организовать хранение документации, читайте далее.

Обязанность организаций хранить документы установлена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). В части 1 ст. 17 этого Закона сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков.

Сразу отметим, что сроки хранения документов «разбросаны» по различным нормативным актам, начиная с ТК РФ и заканчивая ведомственными нормативными актами. Особый срок хранения установлен даже в отношении рекламных материалов. Он составляет один год со дня последнего распространения рекламы или со дня окончания сроков действия договоров на ее производство, размещение и распространение (ст. 12 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе»).

Сроки хранения документов, касающихся учета, закреплены в трех основных документах:

  • Налоговом кодексе РФ;
  • Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ);
  • Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Документы бухгалтерского учета

Согласно ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность нужно хранить в течение сроков, установленных в Перечне, но не менее пяти лет после отчетного года. Срок хранения бухгалтерских документов отсчитывается на следующий год после того, как документ был использован в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Сроки хранения многих документов согласно Перечню составляют как раз пять лет. Это относится, например, к учетной политике и рабочему плану счетов, регистрам учета, первичным документам (стр. 360–362 Перечня) и т. п.

Для отдельных документов предусмотрены более длительные сроки хранения. Например, годовая бухгалтерская (бюджетная) отчетность и годовые отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов, хранятся постоянно (стр. 351, 352, 357 Перечня). А лицевые карточки, счета работников нужно хранить 75 лет (стр. 413 Перечня).

В то же время в некоторых пунктах Перечня установлены сроки хранения менее пяти лет. По нашему мнению, в такой ситуации документы нужно хранить по правилам Закона № 402-ФЗ, т. е. не менее пяти лет.

Налоговые документы

По общему правилу налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Этот же срок установлен и для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Чиновники Минфина России поясняют, что течение указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо от 30.03.2012 № 03-11-11/104). Иными словами, отсчет четырехлетнего срока начинается на следующий год после того, как документ был использован в налоговых целях в последний раз.

Пример 1

Документы, по которым формируется первоначальная стоимость имущества, следует хранить в течение всего срока налоговой амортизации (письмо Минфина России от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). А она может длиться и 20, и 30 лет (п. 3 ст. 258 НК РФ).

К таким документам могут относиться:

  • Акт о приемке выполненных работ (ф. № КС-2);
  • Справка о стоимости выполненных работ и затрат (ф. № КС-3);
  • Акт приемки законченного строительством объекта (ф. № КС-11);
  • Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (ф. № КС-14);
  • Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. № ОС-1);
  • Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. № ОС-1а);
  • Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. № ОС-1б);
  • Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12);
  • Товарно-транспортная накладная (ф. № 1-Т) и т. д.

Иногда особенности исчисления четырехлетнего срока устанавливаются нормативными актами. Так, срок хранения книги продаж следует исчислять с даты внесения последней записи. Об этом сказано в п. 22 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Документы, подтверждающие расходы на обучение сотрудников, должны храниться в течение всего срока действия договора на обучение плюс год работы обученного лица (п. 3 ст. 264 НК РФ). Видимо, сюда еще надо прибавить стандартный четырехлетний срок. Иначе инспекция не сможет проверить правомерность признания расходов, скажем, в последний год обучения.

Одни и те же документы (например, по которым формируется первоначальная стоимость имущества) организация может использовать как в налоговых, так и в бухгалтерских целях. В этом случае следует выбрать наибольший срок хранения, предусмотренный НК РФ, Законом № 402-ФЗ или Перечнем.

Документы по страховым взносам

Из пункта 6 ч. 2 ст. 28 Закона № 212-ФЗ следует, что документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов, необходимо хранить не менее шести лет. Речь здесь идет в первую очередь об индивидуальных карточках работников и платежных документах.

Следует учесть!

Определить точный срок хранения того или иного документа бывает затруднительно, тем более что для каждого документа он свой. Даже по общим правилам (без учета особенностей и противоречий) налоговые документы хранятся четыре года, бухгалтерские – пять лет, а бумаги, касающиеся взносов, – шесть. Поэтому лучше хранить документы по максимуму, учитывая, что уничтожение документов по истечении сроков хранения – право, а не обязанность организации (письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

А вот к отчетности по взносам применяются другие правила. Перечень предписывает хранить годовые расчеты постоянно, а квартальные – 5 лет (стр. 390). Однако во избежание споров, на наш взгляд, лучше руководствоваться Законом № 212-ФЗ и хранить квартальные расчеты шесть лет.

Что касается индивидуальных сведений, предоставляемых в ПФР (о трудовом стаже, вознаграждениях и взносах), их придется хранить 75 лет (стр. 905 Перечня).

Хранение документов

Если документы хранятся в персональном компьютере, то никак не обойтись без современной антивирусной программы. Кроме того, компьютер должен быть защищен от несанкционированного доступа. Само собой, программа, в которой хранится информация, должна быть лицензионной. Съемные носители информации (диски, флешки), на которых хранятся документы, лучше держать под замком. Данные на них тоже есть смысл защитить паролем.

При хранении документов на электронных носителях нужно учитывать, что срок жизни любого из них ограничен. Устройство может устареть физически, кроме того, технологии хранения данных полностью меняются раз в 10–20 лет.

Вспомните перфокарты, магнитные ленты и дискеты разных размеров. Вряд ли они до сих пор находятся в рабочем состоянии. Да и устройства считывания информации с них сегодня можно найти с большим трудом. Поэтому документы, хранящиеся в электронном виде, нужно регулярно проверять и переписывать на современные носители.

Если говорить о бумажных документах, то их целесообразно хранить в закрываемых помещениях, куда не имеют доступ посторонние. Можно оборудовать для этого специальные комнаты, шкафы, сейфы и т. п.

Вопрос о необходимости создания архива в учреждении остается на его усмотрение. Обязанность создавать архив установлена только для государственных органов и органов местного самоуправления муниципального района и городского округа (ст. 13 Закона № 125-ФЗ).

Главным критерием при принятии решения о необходимости создания архива является количество документов, сохранность которых нужно обеспечить. Если их относительно немного, работу с архивом целесообразно возложить на одного из работников кадровой службы. Тем более что значительная часть документов сегодня создается в электронном виде. Их хранение не вызовет особых проблем.

Ответственность

За нарушение порядка и сроков хранения документов виновное лицо может быть привлечено к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Штраф составит 2000–3000 руб.

За отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета организацию могут оштрафовать на 10 000 руб. по ст. 120 НК РФ. При рецидиве штраф составит уже 30 000 руб. А если в результате нарушения была занижена налоговая база, придется выложить 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

За непредставление документов по требованию налоговиков организацию могут привлечь к ответственности по ст. 126 НК РФ. За каждый непредставленный документ взыскивается штраф в размере 200 руб.

К сожалению, ни в одной из перечисленных статей не сказано, что делать, если документы утеряны (например, сгорели, утонули или их украли). Поэтому обратимся к сложившейся арбитражной практике.

Пример 2

Налоговая инспекция приняла решение о проведении выездной налоговой проверки организации. В тот же день налогоплательщику было направлено требование о представлении документов, необходимых для ее проведения.

Организация представила не все документы, поскольку часть бумаг была похищена. В подтверждение была предъявлена справка из органов внутренних дел. Тем не менее организация была оштрафована за непредставление документов по п. 1 ст. 126 НК РФ.

При этом налоговики сослались на то, что из справки не видно, какие именно документы были украдены. Кроме того, по мнению инспекторов, организация не принимала мер по восстановлению похищенных бумаг.

Однако суд с инспекцией не согласился. Арбитры указали, что лицо считается невиновным в совершении налогового правонарушения, пока его виновность не будет доказана (п. 6 ст. 108 НК РФ). Лицо, привлекаемое к ответственности, не обязано доказывать свою невиновность в совершении налогового правонарушения. Обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к ответственности, толкуются в его пользу.

Поскольку запрашиваемые налоговой инспекцией документы, за непредставление которых организация привлечена к ответственности, похищены, вина налогоплательщика в краже документов отсутствует, его привлечение к налоговой ответственности является неправомерным.

При этом налоговая инспекция не сумела доказать, что организация не принимала мер к восстановлению похищенных документов. Бумаги, которые налогоплательщик смог восстановить, были представлены в инспекцию (постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.06.2008 по делу № А21-7879/2007).

Если утраченные документы не попытаться восстановить, уйти от ответственности вряд ли удастся. Так, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 31.08.2009 № Ф04-5161/2009(13429-А46-26), Ф04-5161/2009(20351-А46-26) указал, что в соответствии с подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан обеспечить сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Организация, не предпринимающая мер по восстановлению утраченных бумаг, эту норму нарушает. Следовательно, привлечение ее к ответственности является правомерным.

В постановлении ФАС Уральского округа от 28.04.2010 № Ф09-2782/10-С2 привлечение к ответственности за непредставление украденных документов также было признано правомерным, т. к. налогоплательщиком в течение 12 месяцев после кражи не предпринимались меры по их восстановлению.

Таким образом, в случае утраты документов необходимо:

  • зафиксировать факт утраты. Для этого в зависимости от ситуации следует обратиться:
    • в полицию с заявлением о краже;
    • в обслуживающую организацию, которая составит акт о затоплении и выдаст соответствующую справку;
    • в противопожарную службу (подтверждающим документом будет акт о пожаре);
  • предпринять все возможные меры по восстановлению похищенных бумаг, например, письменно попросить контрагентов предоставить копии счетов-фактур, актов и иных документов.

Если этого не сделать, привлечение организации к ответственности будет правомерным.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль