Личный авто на служебные цели: есть ли выгода

391
Облагается ли компенсация за использование автомобиля работника в интересах работодателя НДФЛ и страховыми взносами? Множество писем Минфина и ФНС России с разъяснениями по данному вопросу не столько помогают, сколько запутывают ситуацию. Причина этого – изначальное искажение положений Трудового кодекса РФ.

Анализируем положения ТК РФ

В статье 188 ТК РФ говорится, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

А теперь ответим на вопросы.

1. Какие выплаты упоминаются в ст. 188 ТК РФ и сколько их? – Чтобы правильно ответить на этот вопрос, вспомним правила русского языка. Союз «а также» употребляется при присоединении однородного члена предложения, который, являясь добавочным, отграничивается от другого или от ряда других однородных членов. Следовательно, в ст. 188 ТК РФ упоминаются две выплаты, связанные с использованием имущества работника в интересах работодателя:

  • компенсация за использование (износ) имущества работника;
  • возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Указанные выплаты имеют разную экономическую природу и не могут быть объединены в одну «компенсацию». Компенсация за использование (износ) имущества аналогична по своей сути амортизационным отчислениям, целью которых является накопление средств для последующего воспроизводства изношенного имущества. А возмещение расходов, связанных с использованием имущества, – это, например, возмещение стоимости ГСМ, необходимых для эксплуатации транспортного средства.

Таким образом, противоречат ТК РФ официальные разъяснения, согласно которым в размерах компенсации учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (суммы износа, затрат на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). Подобное мнение изложено в письмах Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@.

2. Как устанавливается размер выплат? – Из дословного прочтения ст. 188 ТК РФ следует, что соглашением сторон трудового договора определяется размер второй из названных выше выплат.

В указанном соглашении можно установить порядок возмещения понесенных работником расходов, в частности:

  • периодичность (как правило, ежемесячно, но можно и чаще);
  • документы, служащие основанием;
  • пределы (может быть установлен лимит, сверх которого возмещение не производится, что будет стимулировать работника не совершать лишних поездок, выбирать оптимальные маршруты);
  • другие условия.

Заметим, что если работнику будут полностью возмещаться фактически произведенные им расходы, связанные со служебными поездками, то размер второй выплаты уже не будет играть существенной роли. Таким образом, для определения размера компенсации за износ автомобиля целесообразно воспользоваться нормой, применяемой для целей налогообложения (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92*), а не утверждать его самостоятельно.

3. Говорится ли в статье именно о легковом автомобиле? – Нет, речь идет о любом транспорте.

4. Должно ли использование личного транспорта быть непосредственно связано с исполнением работником его трудовых обязанностей? – В статье 188 ТК РФ говорится только об использовании личного имущества работника в интересах работодателя. Нет никаких оснований утверждать, что для служебных поездок (прежде всего разовых) не может быть использован транспорт, принадлежащий лицу, работа которого не носит разъездного характера.

Системный подход

На наш взгляд, никаких затруднений и противоречий при решении вопроса о порядке налогообложения выплат, связанных с использованием автомобиля работника в интересах работодателя, не возникает, если исходить из следующего.

Налоговый кодекс РФ носит комплексный характер и предусматривает (по умолчанию) взаимную увязку норм, включенных в разные главы, при условии, что речь идет об одних и тех же выплатах. Тогда можно выстроить следующую цепочку рассуждений.

Компенсационные выплаты за использование имущества работника в интересах работодателя признаются в целях формирования налоговой базы по налогу на прибыль прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подпадают под действие ст. 264 НК РФ). Поскольку соответствующие затраты не обу словлены интересами самого работника, их компенсацию нельзя считать доходом физлица (ст. 41 НК РФ).

Следует учесть!

Признание факта, что рассматриваемые выплаты не образуют доход работника, снимает вопрос о соответствии их компенсациям, связанным с исполнением работником трудовых обязанностей, упомянутым в п. 3 ст. 217 НК РФ и в подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ. Следовательно, можно не учитывать разъяснения, согласно которым выплата компенсации производится в тех случаях, когда работа сотрудников по роду служебной деятельности связана с постоянными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 27.06.2013 № 03-04-05/24421, от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-47 и др., МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@, Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92 и др.).

Очевидно, что выплаты, не признаваемые доходом работника, не образуют объекта обложения НДФЛ и страховыми взносами. Именно поэтому они не упоминаются прямо ни в гл. 23 НК РФ, ни в Законе № 212-ФЗ* в числе освобожденных от налогообложения и от обложения страховыми взносами: освобождение не требуется для выплат, которые изначально не являются объектом обложения.

Другими словами, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами компенсационные выплаты, связанные с использованием автомобиля работника в интересах работодателя, при условии, что такие выплаты признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией в целях формирования налоговой базы по налогу на прибыль. При этом не имеет значения, носит ли работа сотрудника разъездной характер.

Теперь остается разобраться, при каких условиях рассматриваемые выплаты подпадают под действие ст. 264 НК РФ. Изначально они должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности должны быть документально подтверждены.

Однако объективно определить и подтвердить документально степень износа имущества работника, в то время когда оно используется в интересах работодателя, невозможно. Именно поэтому в порядке исключения, для упорядочивания данных расходов в целях налогообложения вводится понятие «норма» – усредненная, среднестатистическая величина. В настоящее время такие нормы утверждены Постановлением № 92.

Следовательно, не образуют объекта обложения НДФЛ и объекта обложения страховыми взносами признаваемые прочими расходами, связанными с производством и реализацией, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Изначально позиция Минфина России полностью соответствовала этому выводу (письма от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87, от 01.06.2007 № 03-04-06-01/171, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, от 26.03.2007 № 03-04-06-01/84 и др.).

Но если речь идет о возмещении расходов, связанных с использованием автомобиля работника в интересах работодателя (прежде всего, на приобретение ГСМ), то установить единый фиксированный размер возмещения таких расходов невозможно.

Фактический размер затрат зависит от количества совершенных поездок, их дальности, условий, в которых они осуществлялись, и т. п. и в разных месяцах будет различаться. Такие расходы могут и должны подтверждаться документально. Только в этом случае они полностью соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.

Пункт 1 ст. 264 НК РФ не содержит закрытого перечня прочих расходов. Следовательно, произведенные в интересах работодателя расходы, связанные со служебными поездками (не имеет значения, кому при этом принадлежит автомобиль), могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Автоматически решается вопрос об обложении НДФЛ и страховыми взносами сумм возмещения фактически произведенных в интересах работодателя и документально подтвержденных расходов на приобретение ГСМ и др. Это не противоречит официальным разъяснениям (письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421).

Признание существования двух разных по своей природе выплат практически исключает и болезненный вопрос о наличии у работника права собственности на автомобиль.

Учитывая, что в ст. 188 ТК РФ прямо говорится о личном имуществе, принадлежащем работнику, спорить с официальными разъяснениями сложно. Поэтому согласимся: есть логика в том, что компенсация за износ автомобиля, т. е. сумма, предназначенная для последующего восстановления изношенного имущества, может быть выплачена только тому лицу, которому это имущество принадлежит (лицу, которое изначально понесло расходы по приобретению имущества). Иным лицам выплачивать такую компенсацию не надо (хотя и с этим можно было бы поспорить).

Но нельзя признать обоснованными разъяснения, что возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено (письма Минфина России от 05.12.2012 № 03-03-06/1/629, ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@).

Независимо от того, кому принадлежит автомобиль, взят ли он работником в аренду или используется на иных законных основаниях, расходы по его эксплуатации понесены самим работником. Именно эти расходы обязан возместить работодатель.

Очевидно, если за счет личных доходов работник приобретает ГСМ, оплачивает стоянку автомобиля в процессе исполнения поручения работодателя и несет иные расходы, то рассматривать сумму возмещения этих затрат в качестве дополнительного дохода физлица нет никаких оснований. Подчеркнем, речь идет о фактически произведенных в интересах работодателя и документально подтвержденных расходах.

Вывод

В соответствии с требованиями ст. 188 ТК РФ работодатель обязан выплатить работнику:

  • компенсацию за использование (износ) автомобиля в интересах работодателя в фиксированном размере, установленном соглашением сторон трудового договора. Если размер компенсации превышает норму, применяемую в целях налогообложения, у работника возникает доход в сумме превышения, подлежащий обложению НДФЛ и страховыми взносами;
  • возмещение расходов, фактически понесенных работником в связи с использованием автомобиля в интересах работодателя и подтвержденных документально. Данные выплаты признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), и не образуют объекта обложения НДФЛ и страховыми взносами у работника.

Для выплаты компенсации автомобиль должен принадлежать работнику на праве собственности (в т. ч. на праве общей семейной собственности). А вот для возмещения расходов вид транспортного средства и факт наличия у работника права собственности на него значения не имеет. Исходить надо из того, что все затраты, связанные с его эксплуатацией в интересах работодателя, понесены работником за счет собственных средств.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль