В списке нарушений бензин на первом месте

1145
 Пилюгина Ю.А.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
По результатам проводимых специалистами Минфина России, Росимуществом, органами исполнительной власти субъектов РФ проверок целевого расходования бюджетных средств и эффективности использования имущества государственными (муниципальными) учреждениями наибольшую долю необоснованного списания материальных запасов составляет бензин. Подобные факты проверяющие квалифицируют как бесконтрольность со стороны руководства и бухгалтерии. О том, как организовать действенный контроль за служебным транспортом, расскажем далее.

Основные нарушения

Автомобиль, введенный в эксплуатацию, закрепляется за конкретным водителем (материально ответственным лицом), должностные обязанности которого включают:

  • использование закрепленного имущества исключительно в служебных целях;
  • соблюдение правил и норм технической эксплуатации транспортного средства (далее – ТС);
  • регулярное предоставление ТС на техническое обслуживание;
  • прохождение медицинского контроля;
  • соблюдение правил дорожного движения и скоростного режима;
  • знание марки топлива, смазочных материалов, нормы расхода ГСМ;
  • заполнение путевых документов по учету работы автомобиля, ведение учета эксплуатации аккумуляторной батареи и работы автомобильной шины.

При этом в качестве основных нарушений, влекущих за собой необоснованное списание бензина, контролеры выделяют:

1 неправомерное, неэффективное использование служебного транспорта;

2 неправильное использование (неиспользование) базовых норм расхода топлив;

3 указание недостоверных данных в путевых листах.

Согласно п. 36 инструкций № 174н и № 183н списание материалов производится на основании:

  • Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
  • Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) – для списания в расход всех видов топлива.

Нормативный документ

Унифицированные формы путевых листов приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н. Формы и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. При заполнении листов также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Этот приказ обязателен для исполнения организациями всех форм собственности, в т. ч. учреждениями госсектора.

Буквальное трактование данной нормы позволяет сделать вывод о том, что горючие материалы (топливо) списываются на основании путевых листов, а смазочные материалы (масла и специальные жидкости) – на основании Акта (ф. 0504230).

Однако на практике списывать топливо на основании одного лишь путевого листа проблематично. Во-первых, в нем нет указаний на стоимость ГСМ. Во-вторых, из данных путевого листа бухгалтеру не всегда ясно, какой объем бензина списывать – фактически израсходованный или по нормативу.

Поэтому многие учреждения поступают так. Топливо, так же как и смазочные материалы, списывают на основании акта, а путевые листы и приказы руководителя (например, на списание перерасхода) прикладывают к акту в качестве обоснования списания. Перед составлением акта на списание можно составить промежуточный документ, отражающий движение топлива в целом по учреждению на основании путевых листов всех автомобилей (например, сводную ведомость расхода топлива).

Отсутствие медработника не освобождает от ответственности

За отсутствие в путевом листе подписи квалифицированного медработника о прохождении водителем медосмотра предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере: от 2000 до 3000 руб. – должностному лицу (руководителю); от 30 000 до 50 000 руб. – учреждению. Этот штраф вправе наложить Росздравнадзор. Также за отсутствие отметки о медосмотре вправе оштрафовать инспектор ДПС: на сумму 5000 руб. – руководителя учреждения; на сумму 30 000 руб. – учреждение. Чтобы не допускать такое нарушение, учреждение, не имеющее в штате медика, должно заключить договор на обследование водителей с медицинской организацией.

Он как бы есть, и его как бы нет

При оценке правомерности и эффективности использования служебного транспорта предполагается анализ порядка его содержания, эксплуатации, технического обслуживания и ремонта.

На практике нередким нарушением является использование ТС водителем в личных целях, либо содержание (местонахождение) автомобиля за пределами учреждения.

Проверить данный факт легко в рамках внутреннего контроля. Организуется внеплановая (внезапная) проверка в гараже учреждения (до начала и после окончания рабочего дня). Если обнаружится, что фактически автомобиль там отсутствует, проводится служебное расследование.

Для выяснения всех обстоятельств проверяются документы, в частности журнал регистрации путевых листов и последний путевой лист на соответствие в них показателей километража. При появлении водителя на рабочем месте (если проверка организована перед началом рабочего дня) следует незамедлительно проверить наличие пломбировки одометра и снять с него показания.

По итогам контрольных мероприятий и выяснения обстоятельств нарушения определяются меры дисциплинарной и материальной ответственности водителя. При наличии в учреждении автомобиля, который длительное время не используется, следует также периодически проверять его местонахождение и показания одометра. Контролирующие органы выявляют факты эксплуатации автомобиля, путевые листы на который не оформлялись, а поездки производились в нерабочее время и не в служебных целях.

Также анализируется длительность и причины неиспользования транспорта, меры по высвобождению.

Нормы не в почете

Одним из наиболее распространенных нарушений, выявляемых при оформлении операций по списанию ГСМ, является неправильное применение базовых норм1. Хотя, как показывает практика, иногда они вообще не применяются – учреждения устанавливают нормы расхода бензина самостоятельно, как говорится, «с потолка», без разработки их в установленном порядке научными организациями (произвести расчеты норм расхода топлив могут специалисты ОАО НИИАТ (п. 6 Методических рекомендаций)). Вполне естественно, что фактически расход топлива бывает завышен.

Пример 1

Без соответствующего приказа руководителя учреждения водители по своему разумению осуществляют переход на зимний период, применяя в расчетах расхода топлив повышенную норму (с учетом предусмотренных надбавок от 5 до 15% в зависимости от фактической температуры воздуха).

Выявить подобные нарушения можно в ходе документальной проверки. Для этого следует ознакомиться с приказами о применении учреждением соответствующих норм расхода топлив на каждую единицу транспортного средства, в т. ч. при переходе на зимний период, и сопоставить с информацией в путевых листах и учетными данными по списанию бензина.

Списание масел, специальных жидкостей, смазок (с учетом замен и дозаправок) производится исходя из общего расхода топлив автомобилем (в расчете на 100 л). При этом учитываются рекомендации заводов-изготовителей, инструкции по эксплуатации.

Зачастую выявляются факты, когда водители заливают моторное масло в большем объеме, нежели заправочный объем системы смазки двигателя, производят дозаправку без учета замены масел, что приводит к перерасходу ГСМ. Выявить такой перерасход можно исходя из данных бухгалтерского учета, установив даты, когда происходила замена, и просуммировав расход по всем дозаправкам в этих периодах. Также следует провести инвентаризацию выданных в подотчет водителям масел, смазок, прочих специальных жидкостей.

Запомнить

В случае применения повышающих базовые нормы расхода топлив коэффициентов необходимо проверить их обоснованность.

Три пишем, два в уме

Не получится обеспечить экономическую целесообразность использования автотранспорта и списания ГСМ и в случае отражения в первичной учетной документации заведомо искаженных данных. В первую очередь это касается оформления путевых листов.

К примеру, водители, фиксируя информацию о маршруте, намеренно усложняют его, чтобы ввести в заблуждение бухгалтерских работников, принимающих к учету документы.

Пример 2

В конкретный маршрут могут быть включены несколько пунктов назначения (отправления), например, «ул. Марксистская, 20, – ул. Таганская, 17/23, – ул. Берниковская наб., 14». При этом отражается общий километраж и время убытия и прибытия по первому и последнему адресам.

В таких случаях сложно оценить достоверность указанной информации, и у водителя есть возможность «накрутить» пару-тройку километров сверху. Умысел водителя может заключаться и в том, чтобы использовать автомобиль в рабочее время не в служебных целях, и в том, чтобы по окончании рабочего дня несанкционированно проникнуть в механизм одометра и подкорректировать пробег ТС с последующим списанием большего расхода топлива.

Чтобы исключить подобные случаи, работники учреждения (клиенты, в случае оказания платных услуг), подтверждающие факт, а также целевой характер поездки на автомобиле, должны внимательно изучать указанную водителем информацию, требовать пояснений (лучше в документальном виде), с какой целью были произведены поездки по указанным адресам. Кроме того, рекомендуется по возможности фиксировать пока затели одометра перед каждой поездкой.

Одним из наиболее надежных способов предотвращения фальсификации данных, влекущей за собой необоснованное списание бензина, является разработка и утверждение таблицы наиболее частых маршрутов, совершаемых ТС учреждения с учетом особенностей его финансово-хозяйственной деятельности.

Запомнить

Ежедневные и (или) внеплановые проверки показателей одометра ответственным за эффективное использование автотранспортных средств сотрудником учреждения (он назначается руководителем либо комиссией учреждения, осуществляющей внутренний контроль) способствуют выявлению несоответствия фактических и учетных данных.

Прежде чем составлять такую таблицу руководитель учреждения издает приказ о проведении оптимизации маршрутов автотранспортных средств и назначает комиссию, которая осуществляет замер расстояний. По итогам замеров оформляется акт, на основании которого и составляется таблица маршрутов. Она может быть единой как для одного учреждения¸ так и для нескольких, находящихся в одной ведомственной подчиненности и расположенных в границах одного муниципального района. В указанную таблицу целесо образно включить следующие виды маршрутов движения ТС:

  • с пунктом отправления от учреждения (места постоянной стоянки). Например: ул. Коммунаров, 26 (фактический адрес учреждения) – ул. Спиридонова, 57/2 МУП «Водоканал», 12 км;
  • с пунктами прибытия и убытия от одной организации в другую. Например: ул. Спиридонова, 57, корп. 2, МУП «Водоканал» – ул. Академическая, 120, МБОУ Лицей, 6 км;
  • по межмуниципальным, региональным и федеральным трассам. Например: черта г. Абдулино – черта г. Оренбург, 278 км.

В примечании к маршруту можно указать путь следования, т. к. в различных вариантах подъезда к месту назначения километраж и время пути может увеличиваться. При этом следует учитывать и наличие установленных дорожных знаков (информационных, запрещающих).

С целью обоснованного списания бензина и правильного применения коэффициентов, повышающих нормы расхода топлив, поименованных в п. 5 Методических рекомендаций, следует разделять типы маршрутов. То есть при движении из одного населенного пункта в другой (с различной численностью населения), в т. ч. по федеральной трассе, маршрут должен состоять из нескольких пунктов.

Запомнить

Чтобы максимально охватить наиболее часто используемые организацией маршруты, можно составить список контрагентов, с которыми она взаимодействует (поставщики, подрядчики), органов исполнительной власти и подведомственных им учреждений и т. п.

Пример 3

Руководитель учреждения, находящегося в селе Спасское Благодарненского района, направляется на совещание, организованное органом-учредителем в г. Ставрополе.

В путевом листе водитель должен указать следующие маршруты: 1) ул. Западная, 17 (фактический адрес учреждения) – черта с. Спасское (поселок, 3 км);
2) черта с. Спасское – черта г. Благодарный (трасса, 26 км);
3) черта г. Благодарный – черта г. Благодарный (город, 6 км);
4) черта г. Благодарный – черта г. Ставрополь (трасса, 149 км);
5) черта г. Ставрополь – ул. Южная, 12 (фактический адрес учредителя) (город, 15 км).

Скорость цели не заменит

При приеме на учет путевых листов от водителей также следует обратить внимание на скоростной режим, который должен соблюдаться в обязательном порядке (превышение скорости приводит не только к штрафам, но и большему расходу бензина). Выявить нарушения можно, рассчитав, за сколько времени из пункта А в пункт Б доехал автомобиль. На практике случается, что водитель за 10 минут может проехать путь длиной 40 км со скоростью 235 км/ч. Подобные факты свидетельствуют об отражении в учетных документах недостоверных данных.

В заключение отметим, что предпосылкой любого нарушения является отсутствие действенного контроля. Регулярность и многообразие контрольных процедур будет способствовать эффективному использованию имущества учреждения и в целом ведения его финансово-хозяйственной деятельности.

Запомнить

В путевом листе при расшифровке маршрутов следует указывать и информацию о заправке бензином на АЗС. Данные по времени прибытия и выбытия сверяются с приложенным к нему чеком. Время должно совпадать.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 40%
  • Над составлением бюджетной сметы 20%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 60%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль