Электронная подпись: когда можно, а когда нужно

571
 Водянов И.
канд. экон. наук, ведущий специалист Института бюджетных отношений
С развитием информационных технологий всё большее распространение приобретает электронная подпись. Сегодня таким средством защиты пользуются практически в каждой организации. Однако далеко не все знают, в каких случаях и на каких документах её необходимо использовать. Рассмотрим наиболее проблемные ситуации.

Чем руководствоваться

Прошло уже два года с тех пор, как в России был введён в действие Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Он пришёл на смену старому закону «Об электронной цифровой подписи», который был принят в далёком 2002 г. Таким образом, история использования такого средства защиты, как электронная подпись, насчитывает уже больше десяти лет.

Какими бывают электронные подписи

В статье 5 Закона № 63-ФЗ предусмотрено два вида электронных подписей: простая и усиленная. Последняя может быть квалифицированной и неквалифицированной. Простая подпись подтверждает факт формирования электронной подписи посредством использования кодов, паролей или тому подобных средств.

Однако она не дает никаких гарантий того, что после подписания в документ не будут внесены изменения. Алгоритм работы простой подписи довольно примитивен: пользователь просто вводит пароль, а информационная система идентифицирует его.

Усиленная подпись работает совсем по другому принципу. Здесь используется криптографическое преобразование информации. Проще говоря, данные о подписанте шифруются при помощи специальной программы.

Внести изменения в документ с усиленной подписью невозможно.

Неквалифицированная электронная подпись получается с использованием специального ключа, защищённого паролем.

В ситуации с квалифицированной подписью такие ключи выдают специальные аккредитованные удостоверяющие центры. Их перечень есть на сайте Минкомсвязи России (www.minsvyaz.ru) в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров». Ключ проверки подписи, а также название организации, удостоверяющего центра, «сроке годности» ключа и некоторая другая информация указывается в квалифицированном сертификате. С его помощью проверяется подлинность подписи.

Выдаётся сертификат сроком на один год. А если его вовремя не продлить, то ключ аннулируется.

Алгоритм работы с квалифицированной подписью таков. Лицу, обратившемуся за её получением, выдают два ключа: закрытый и открытый. Первый находится у владельца подписи. С его помощью как раз и формируется подпись. Второй ключ является общедоступным (его обычно передают контрагентам). Он предназначается для расшифровки подписи и подписанта.

По сути, квалифицированная подпись – это набор символов, который содержится либо в подписываемом документе, либо в отдельном прилагаемом файле. Чтобы расшифровать этот набор потребуется открытый ключ.

Сила электронной подписи

Документ, подписанный квалифицированной подписью, равнозначен собственноручно подписанной бумаге. Так сказано в ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Из этого правила предусмотрено лишь одно исключение. Если какой-либо нормативный акт предусматривает составление документа только на бумажном носителе, то сформировать его электронно, пусть даже с использованием квалифицированной подписи, нельзя. Так, Трудовой кодекс РФ предусматривает составление большинства кадровых документов (за исключением некоторых бумаг, которые оформляются с дистанционными работниками) только на бумажном носителе.

А вот простая и неквалифицированная подписи будут иметь юридическую силу лишь тогда, когда их использование напрямую предусмотрено законодательством.

Пример 1

Использовать документы, содержащие простую электронную подпись, можно при обращении за получением государственной (муниципальной) услуги (ч. 3 ст. 21.2 Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»).

Как быть с печатью?

Электронная подпись успешно используется в системе документооборота уже не первый год. А вот электронная печать на документах не ставится в принципе. В связи с этим возникает вопрос: как быть, если законодательство предусматривает проставление на документе не только подписи, но и печати?

Ответ на него можно найти в ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Там сказано, что документ, подписанный усиленной подписью, приравнивается к бумаге, которая подписана собственноручно и заверена печатью организации.

Таким образом, применение квалифицированной подписи исключает использование печати.

Электронная «первичка»

В силу ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичные документы составляются либо на бумаге, либо в виде документа, подписанного электронной подписью. Какая именно электронная подпись (простая, квалифицированная или неквалифицированная) здесь имеется в виду – загадка. Не вносит ясность и анализ положений Инструкции № 157н. Этот документ вообще оперирует терминами утратившего силу Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Выходит, что конкретный вид подписи в законодательстве о бухгалтерском (бюджетном) учёте не уточнён. В связи с этим логично будет предположить, что в целях бухучёта организация вправе использовать любую электронную подпись.

В то же время необходимо помнить, что одни и те же первичные документы используются не только в бухгалтерских, но и в налоговых целях. А там вопрос о применении электронных подписей решается несколько иначе.

Специалисты Минфина России утверждают, что налоговые расходы можно подтверждать электронными документами, только если они подписаны квалифицированной электронной подписью (письма от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2, от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409). Свою позицию чиновники обосновывают тем, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений о равнозначности собственноручной и неквалифицированной электронной подписей. Поэтому должно применяться общее правило, в соответствии с которым равнозначными являются собственноручная и квалифицированная подписи (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Забегая вперёд, скажем, что специалисты ФНС России предлагают решать вопрос о виде электронной подписи несколько иначе.

Собственные форматы

Как известно, электронные документы предоставляются в налоговую инспекцию по специальным форматам. Такие форматы утверждены для счётафактуры, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж (приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@), для товарной накладной (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@) и некоторых других документов.

В то же время для своих нужд или для взаимодействия с контрагентами организация может использовать совершенно другой формат. В подобной ситуации для представления документа в налоговую инспекцию придётся его распечатать, заверить и поставить отметку о том, что он был подписан квалифицированной электронной подписью. На таком порядке настаивает Минфин России (письма от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 15.09.2011 № 03-02-08/96, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521).

Договорные отношения

Зачастую организации используют электронные документы во взаимоотношениях не только с контролирующими органами, но и между собой. Через обмен электронными документами контрагенты могут, например, составлять акты, выставлять заказы, обмениваться иными юридически значимыми документами.

Более того, законодательство позволяет заключать, изменять или расторгать договоры посредством обмена электронными документами.

Главное условие – возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Схожее правило закреплено в ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Там говорится, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений допускается обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью. На необходимости такой подписи настаивают и суды (см. например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 05.05.2011 № Ф03-1589/2011 по делу № А59-3639/2010, Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2012 № 09АП-14511/2012-ГК по делу № А40-924/12-158-7, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2010 № 17АП-11456/2010-ГК, решение Арбитражного суда Хабаровского края от 26.03.2010 № А73-233/2010).

Однако какая именно подпись (простая, квалифицированная или неквалифицированная) должна присутствовать на электронном сообщении или документе, на сегодняшний день опять же не ясно. Очевидно, в случае возникновения спора между сторонами суд должен принять в качестве доказательства документ с любой электронной подписью. Впрочем, стороны при заключении соглашения могут сами установить, какой вид электронной подписи они признают легитимным. И тогда документы, заверенные менее надёжными подписями (например, простой вместо усиленной неквалифицированной), не будут иметь юридической силы.

Пример 2

Сформулировать в соглашении условие о применении подписи можно так: «Стороны признают юридическую силу документов и сообщений, отправленных по адресам электронной почты (e-mail), указанным в разделе «Реквизиты сторон», и подписанных квалифицированной или неквалифицированной усиленной электронной подписью».

Здесь нужно сказать, что чиновники налоговой службы в противовес мнению Минфина России считают вполне допустимым подтверждение расходов документами, оформленными с использованием неквалифицированной электронной подписи, если контрагенты договорились о её применении в отношениях между собой (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@). Получается, что организация имеет шанс обосновать расходы даже в том случае, если в документах, составленных сторонами (например, в актах приёма-передачи), стоит неквалифицированная подпись.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль