Минфин разъяснил, как работать с документами

927
Наряду с документами в бумажном виде в хозяйственной практике все более широко применяются электронные документы. Отдельные вопросы их ведения и хранения были разъяснены в письме Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571. Остановимся на них более подробно.

Распечатка не требуется

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) информация в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, также могут быть признаны равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью, в случаях, установленных законом или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6, ч. 2 ст. 9 Закона № 63-ФЗ).

По общему правилу изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде и подписанных электронной подписью с использованием системы электронного документооборота, в т. ч. кассовых документов, не требуется. Однако из данного правила имеется ряд исключений.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 157н учреждение, сформировавшее электронный документ, изготавливает за свой счет его бумажные копии:

  • по требованию контролирующих органов;
  • по требованию суда и прокуратуры;
  • по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни.

Под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Такое определение дано в п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

А вот понятие «участник факта хозяйственной жизни» в законодательстве не расшифровывается. Однако исходя из буквального толкования данного термина можно сделать вывод, что речь идет о сторонах, связанных определенными правоотношениями, например, организациях, заключивших договоры между собой, или сотруднике и работодателе в случае дистанционной работы и электронного документооборота в рамках трудовых отношений.

Минфин России рекомендует при выведении электронного документа на бумагу ставить отметку «Копия электронного документа». В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятого постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), надпись проставляется ниже реквизита «Подпись». Копию нужно заверить подписью ответственного работника.

Возникает вопрос: кто именно из сотрудников организации является тем самым ответственным работником и должен ли это быть тот же человек, который подписал электронный документ.

Важно понимать, что нет необходимости утверждать копию у сотрудника, первоначально применившего электронную подпись к документу. Иначе теряется смысл формирования копии. Копию любого электронного документа может заверить руководитель или назначенный им сотрудник. Таким образом, можно сформулировать перечень вопросов (аспектов), которые имеет смысл продумать при организации работы с электронными документами (см. таблицу).

Организационные вопросы, которые необходимо решить
при работе с электронными документами

В рассматриваемом письме Минфин России отмечает, что порядок изготовления бумажных копий электронных документов устанавливается руководителем в рамках формирования учетной политики.

На наш взгляд, это не обязательно означает, что данный порядок следует детально прописывать непосредственно в учетной политике. Можно ограничиться ссылкой на локальный акт, которым утвержден порядок изготовления бумажных копий электронных документов, например, так:

При таком варианте изменить установленный руководителем порядок будет проще. Приказ об утверждении порядка изготовления копий электронных документов можно оформить в произвольной форме (образец приведен ниже).

Правила хранения

В соответствии с п. 14 Инструкции № 157н, ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ учреждение обязано обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Причем сроки хранения документов устанавливаются независимо от того, в каком виде (бумажном или электронном) они будут храниться.

В комментируемом письме Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571 содержатся два важных тезиса:

  • порядок хранения электронных документов, электронных регистров устанавливается руководителем организации в рамках формирования учетной политики (образец оформления приведен ниже);
  • информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несакционированного доступа в соответствии с правилами государственного архивного дела.

В соответствии с п. 2.1.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы их ценности, которая проводится экспертной комиссией организации. Таким образом, необходимым условием для хранения является формирование экспертной комиссии.

По мнению Департамента бюджетной методологии Минфина России, хранение электронных документов целесообразно сопровождать хранением соответствующих электронных или бумажных журналов учета, а также сертификатов ключей подписей и средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной подписью.

Указанные формулировки позволяют сделать ряд выводов:

  • можно, но не обязательно вести журнал учета электронных документов в бумажном виде. На наш взгляд, такой порядок только усложнит документооборот и достаточно прикрепленного к материальному носителю списка имеющихся на данном носителе документов;
  • можно, но не обязательно вести журнал учета электронных документов в электронном виде;
  • необязательно осуществлять централизованное хранение сертификатов ключей подписей. Уполномоченное лицо получает сертификат ключа подписи вместе с носителем и в дальнейшем может самостоятельно хранить данные объекты.


Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 21.15%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.69%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 67.31%
  • Над налоговой отчетностью 25%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль