Как признать расходы на подписку

697
 Юрьева Ю.В.
эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Не секрет, что для успешной работы любому специалисту нужно постоянно пополнять багаж своих знаний. Поэтому многие учреждения оформляют для своих сотрудников подписку на различные издания – журналы, газеты, информационные бюллетени и т. п., а также покупают доступ к правовым базам. Как правило, на эти цели расходуются средства от приносящей доход деятельности. Но раз так, то у учреждения появляется возможность учесть затраты на подписку при определении базы по налогу на прибыль. Расскажем, какие издания нужно покупать, чтобы экономить на налогах.

Профессиональные издания

В силу п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) расходы на подписку по общему правилу не учитываются при определении базы по налогу на прибыль. Впрочем, в том же пункте уточняется, что это утверждение не относится к нормативно-технической и иной литературе, используемой в производственных целях.

Следовательно, учесть в расходах можно стоимость подписки лишь на те издания, которые необходимы сотрудникам для работы. Такими издания могут быть, в частности, профессиональные журналы для бухгалтеров, кадровиков и других работников. Понятно, что подобные СМИ востребованы любой организацией.

Отметим, что в НК РФ не сказано, в составе каких именно расходов следует учитывать затраты на подписку. Однако препятствием для уменьшения базы по налогу на прибыль это быть не может Дело в том, что список расходов является открытым.

Поэтому затраты на профессиональные издания можно учесть как «другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией» (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), в составе прочих расходов. Главное, чтобы оплата была подтверждена документально (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Специалисты Минфина России такой подход поддерживают (письмо от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/279). Более того, по их мнению, организация может учесть расходы сразу на несколько однотипных профессиональных изданий (в указанном письме рассмотрен случай, когда организация выписывала одновременно несколько изданий налоговой и бухгалтерской тематики).

Запомнить

Стоимость оказанных распространителем услуг по доставке периодического издания отражается в составе прочих расходов ежемесячно на последнее число текущего месяца (на дату подписания акта приемки-сдачи оказанных услуг).

Чтиво на досуге

Другое дело, если учреждение выписывает издания не профессионального, а развлекательного или общеинформационного характера. В этом случае налоговики могут «снять» расходы. А суд в случае спора, скорее всего, будет на их стороне. Так, постановлением от 16.01.2006 № Ф04-9903/2005(18741-А27-40) по делу № А27-13752/2005-2 ФАС Западно-Сибирского округа признал, что затраты на покупку газет «Наш город», «Аргументы и факты», «Труд» и «Шахтер» учесть в расходах нельзя.

Тем не менее у организации есть шансы доказать правомерность списания стоимости подписки даже в подобных случаях. Например, ФАС Западно-Сибирского округа постановлением от 06-07.05.1998 № Ф04/657-150/А45-98 по делу № А45-6231/97-СА/213 признал обоснованными расходы на приобретение развлекательных газет и журналов для комнаты отдыха. Эти издания были необходимы «для снятия психо-эмоционального напряжения работников, осуществляющих круглосуточное дежурство».

Таким образом, стоимость развлекательных газет и журналов в принципе может быть учтена в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обоснование расходов

Чтобы у налоговиков не возникло вопроса о том, являются ли затраты на подписку обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ), целесообразно закрепить в коллективном или в трудовых договорах обязанность учреждения обеспечивать работников периодическими печатными изданиями. Как это сделать, рассмотрим на примерах.

Пример 1

Приведем фрагмент коллективного договора:
«Работодатель обязан:
<…>
– обеспечивать работников профессиональными периодическими печатными изданиями, в том числе журналами «Госуслуги: планирование, учет, налоги», «Финансовый справочник бюджетной организации», «Бюджетный учет и отчетность в вопросах и ответах».

Наряду с обязанностью работодателя по обеспечению сотрудников журналами следует возложить на работников обязанность знакомиться с изданиями, подписку на которые оформляет учреждение. Закрепить ее можно в должностной инструкции работника.

Пример 2

Приведем фрагмент должностной инструкции:
«Работник обязан:
<…>
– знакомиться с периодическими печатными изданиями «Госуслуги: планирование, учет, налоги», «Финансовый справочник бюджетной организации», «Бюджетный учет и отчетность в вопросах и ответах», подписку на которые оформляет Работодатель, в целях повышения качества работы».

Момент признания расходов

Нормативный документ

Если автономное учреждение применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», то учесть затраты на подписку на печатные издания нельзя. Так считают в Минфине России (письмо от 28.10.2013 № 03-11-11/45487). Чиновники уверены, что установленный в п. 1 ст. 346.16 НК РФ перечень признаваемых в целях УСН расходов носит закрытый характер. А про печатные издания в нем ничего не сказано.

Практически все издательства работают по предоплате. То есть сначала организация оплачивает стоимость подписки (например, на полугодие или на год), и только потом получает издания в течение оплаченного периода.

Возникает вопрос: можно ли учесть расходы единовременно в момент оплаты или списывать их нужно по мере поступления изданий?

Запомнить

Реализация периодических печатных изданий (за исключением рекламных и эротических) облагается НДС по ставке 10% (подп. 3 п. 2 ст. 164 НК РФ).

Если учреждение применяет в налоговом учете кассовый метод, то никаких проблем возникать не должно: расходы будут признаваться единовременно после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Но проблема в том, что учреждения крайне редко применяют кассовый метод, поскольку в бухгалтерском учете они обязаны использовать метод начисления (п. 3 Инструкции № 157н). А применение в налоговом учете кассового метода (который удобнее и, как правило, выгоднее для налогоплательщика) повлечет различия в признании доходов и расходов в двух системах учета.

При использовании метода начисления расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. При этом дата фактического поступления денег или оплаты в иной форме никакого значения не имеет (п. 1 ст. 272 НК РФ). А это означает, что расходы на подписку безопаснее признавать по мере поступления изданий.

Однако возможен и другой подход. В постановлении от 20.01.2009 № КА-А40/11945-08 по делу № А40-19707/08-129-66 ФАС Московского округа указал, что датой осуществления расходов на подписку признается день расчетов в соответствии с условиями заключенного договора (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому единовременное признание расходов на подписку правомерно даже при использовании метода начисления.

Электронные системы

Расходы на покупку информационной системы (правовой базы, экспертно-консультационной системы и т. п.) также как и расходы на подписку можно учесть в составе прочих расходов на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Но есть и альтернативный вариант. Согласно подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты можно учесть как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным и сублицензионным соглашениям). Однако в этом случае у учреждения должен быть «на руках» именно лицензионный (или сублицензионный) договор с правообладателем.

Затраты на обслуживание (обновление) информационной системы относятся к прочим расходам на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Подписку оформляют авансом

Затраты на подписку на периодические печатные издания не признаются расходами будущих периодов. При оплате таких затрат у издателя остается обязанность регулярно предоставлять организации экземпляры печатных или электронных изданий в течение срока подписки. Поэтому суммы, перечисленные издателю, отражают не как расходы будущих периодов, а как выданные авансы.

НДС

По мнению Минфина России, издательству следует выставлять счетафактуры с каждым номером журнала (письмо от 06.04.2011 № 03-07-09/07). Однако на практике выставлять счет-фактуры таким образом довольно трудоемко. Поэтому издательства часто выставляют один счет-фактуру на весь период подписки.

В этом случае учреждение-подписчик имеет все возможности для того, чтобы принять налог к вычету (конечно, если издания используются в операциях, облагаемых НДС – подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ). Поскольку оформление подписки происходит по предоплате, то к вычету принимается «авансовый» налог.

Компенсация стоимости подписки

Иногда подписку оплачивает сам работник. На это он может потратить:

  • деньги, выданные ему под отчет;
  • свои собственные средства (с последующим получением компенсации от работодателя).

В первом случае у сотрудника не возникает облагаемого дохода, поскольку подотчетные средства в конечном счете тратятся в интересах организации (постановления ФАС Уральского округа от 26.01.2009 № Ф09-10500/08-С3, ФАС Московского округа от 06.05.2008 № КА-А41/3487-08).

Во втором случае работник тоже будет использовать журналы, на которые он подписался, в интересах организации. Такую ситуацию можно квалифицировать как использование с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества сотрудника (ст. 188 ТК РФ). Следовательно, компенсация не будет облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Для выплаты компенсации потребуется составить два документа: соглашение об установлении ее размера и приказ о возмещении расходов. Если этого не сделать, то налоговики могут расценить выплату как облагаемый доход работника.

Запомнить

Если в коллективном или в трудовых договорах закреплена обязанность работодателя по приобретению тех или иных изданий, то оформлять подписку должна именно организация. Выплата компенсации работникам за те же издания будет квалифицироваться как неисполнение работодателем своих обязательств по приобретению этих изданий.

Пример 3

Пример 4



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль