Кому положены представительские расходы

833
 Никишина Н.В.
Бухгалтер ГОУ СОШ № 213
Предоставление услуг по высшему качеству подразумевает не только их непосредственное исполнение в соответствии с действующими стандартами и в кратчайшие сроки, но и дополнительное обслуживание клиентов. В том числе создание комфортных условий в офисе (помещении), сглаживание процесса ожидания чашкой чая или кофе, поднятие настроения с помощью бесплатных конфет из вазы на стойке ресепшен. Все это входит в понятие «представительские расходы». На обывательском уровне. Законодательные же акты неоднозначно трактуют указанный термин. В поисках правды – обратимся к разъяснениям чиновников.

Чем руководствоваться

В Указаниях № 65н отмечено, что представительские расходы, а также прием и обслуживание делегаций оплачиваются по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. Однако самого определения таких расходов документ не содержит. Равно как и бюджетное законодательство в целом.

В связи с этим бухгалтеры обращаются к другим нормативным источникам. В частности, к Налоговому кодексу РФ (далее – НК РФ). Здесь все расписано четко.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

1 представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;

2 участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Причем место проведения этих мероприятий значения не имеет. То есть принять гостей можно как в родном учреждении, так и в соседнем кафе или на лесной поляне. Перечень представительских расходов носит закрытый характер (это, в частности, подтверждают письма Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796) и включает:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для участников мероприятия (в т. ч. официальных лиц организации-налогоплательщика);
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения мероприятия и обратно;
  • буфетное обслуживание во время мероприятия;
  • оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения мероприятия.

Как видим, про физических лиц, которые являются потребителями услуг учреждения, в НК РФ ничего не говорится. Представительские расходы завязаны исключительно на взаимоотношениях с организациями.

Однако чиновники в своих разъяснениях все же допускают возможность подобных затрат. Так, в письме Минфина России от 27.03.2009 № 03-03-06/2/64 сказано: «Вышеуказанное положение (п. 2 ст. 264 НК РФ. – Примеч. ред.) относит к представительским расходам расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, однако полагаем, что к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами – клиентами организации».

Таким образом, в целях установления или поддержания взаимопонимания можно учесть в качестве представительских расходов затраты на дружеское чаепитие и угощение сладостями своих клиентов. Вместе с тем по нормам НК РФ к таким расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний.

То есть накормить участников официального приема можно, а вот сводить в театр уже нет. Более того, просто ужин в ресторане, если он не носит официальный (деловой) характер, также не может относиться к представительским расходам (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

Но чем подтвердить, что оппоненты за столом, к примеру, обсуждали вопросы дополнительных поставок оборудования, а не травили анекдоты, не ясно. По аналогии данное требование распространяется и на физлиц. Чай, кофе, потанцуем – только в рамках переговорного процесса. Иначе – другая статья расходов (питание, реклама и т. д.).

Запомнить

Не рекомендуется использовать в качестве источника понятий нормативные правовые акты, прямо не относящиеся к учету в бюджетных и автономных учреждениях, а также к порядку применения бюджетной классификации. Поскольку одни и те же термины в указанных актах и бюджетном законодательстве могут иметь разное содержание. Например, согласно постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 квитанции являются бланками строгой отчетности, а в соответствии с п. 118 Инструкции № 157н нет, поскольку не обладают защитными свойствами.

Самый же проблематичный момент заключается в том, что нормы НК РФ по определению не распространяются на бухгалтерский учет в государственных и муниципальных учреждениях, а также не регулируют порядок применения бюджетной классификации (если в соответствующих указаниях отсутствует прямая ссылка на Кодекс).

Это подтверждает ст. 2 НК РФ, согласно которой «законодательство о налогах и сборах регулирует властные отношения по установлению, введению и взиманию налогов и сборов в Российской Федерации, а также отношения, возникающие в процессе осуществления налогового контроля, обжалования актов налоговых органов, действий (бездействия) их должностных лиц и привлечения к ответственности за совершение налогового правонарушения».

Соответственно, положения НК РФ можно рассматривать как рекомендацию, а не прямое указание. И если учреждение берет установленные данным законодательным актом термины за основу, оно должно закрепить это в своей учетной политике (согласно пп. 6, 7 Инструкции № 157н) или ином локальном акте.

Кстати, в свое время в письме от 05.02.2010 № 02-05-10/383 <О направлении Методических рекомендаций по применению классификации операций сектора государственного управления> Минфин России высказывал свою позицию относительно представительских расходов (отличную от НК РФ). В частности, при приеме и обслуживании иностранных делегаций в представительские включаются расходы:
  • на оплату найма жилого помещения;
  • мероприятия культурной программы;
  • бытовое обслуживание;
  • приобретение сувениров и памятных подарков;
  • услуги залов официальных лиц и делегаций в аэропортах и на вокзалах;
  • аренду помещений.

Данное письмо в настоящее время утратило силу, т. к. разъясняло положения Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. приказом Минфина России от 30.12.2009 № 150н. Но может применяться в части, не противоречащей действующему законодательству.

Локальный акт

Итак, как мы уже отметили, если распорядительным документом вышестоящей организации понятие представительских расходов не утверждено, то учреждению целесообразно установить его в своем локальном акте. Это может быть учетная политика или приказ руководителя. Если представительские мероприятия проводятся в учреждении часто, то правила их проведения и оплаты лучше изложить в отдельном положении.

В локальном документе желательно закрепить:

  • перечень мероприятий, которые считаются представительскими;
  • круг лиц, имеющих право участвовать в представительских мероприятиях;
  • круг лиц, ответственных за организацию и проведение представительских мероприятий;
  • состав представительских расходов;
  • порядок документооборота при проведении представительских мероприятий.

Запомнить

Без внутреннего документа, устанавливающего порядок отражения в учете представительских расходов, у учреждения могут возникнуть споры с проверяющими по поводу обоснованности применения бюджетной классификации. Например, приобретение продуктов питания в общем случае относится на статью 340 КОСГУ. Однако те же продукты для представительского мероприятия следует оплатить по статье 290.

Но если не будет доказано, что мероприятие является представительским, то такая трата денег может быть признана контролерами как нецелевое расходование средств.

Как подтвердить

Представительские расходы могут быть оплачены из разных источников финансового обеспечения:

1 средств, полученных от приносящей доход деятельности (в этом случае они учитываются при налогообложении прибыли);

2 субсидии, на выполнение государственного (муниципального) задания. В данной ситуации расходы должны быть предусмотрены планом финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Но в любом случае для признания произведенных учреждением представительских расходов необходимо их документальное подтверждение. На это указывает ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которой каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Причем этот документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Запомнить

Статьей 252 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций учитываются любые обоснованные расходы (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. При этом представительские расходы, как и все другие, должны быть экономически оправданными.

Кроме того, в соответствии с письмами Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675; от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26; от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 и др. представительские расходы можно подтвердить:

  • приказом (распоряжением) руководителя организации. Он может содержать цель мероприятия, дату его проведения; перечень ответственных за проведение лиц; состав участников; задание по утверждению программы, сметы; прочие указания;
  • сметой представительских расходов. Ее целесообразно составлять, когда планируется крупное мероприятие. Если же представительские расходы заключаются, к примеру, в организации чаепития во время переговоров, то смета будет лишней;
  • первичными документами, в т. ч. в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
  • отчетом о представительских расходах. В нем отражаются: цель мероприятий и результаты их проведения; иные необходимые данные, а также сумма расходов.

Запомнить

Ответственное лицо может осуществлять представительские расходы за счет наличных денег. В этом случае отчет о представительских расходах не служит заменой Авансовому отчету (ф. 0504049). Отчет произвольной формы является дополнительным документом, который лишь подтверждает характер произведенных расходов, но не может служить основанием для их отнесения на финансовый результат.

Есть и более свежее разъяснение Минфина России. В письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 ведомство отмечает, что, поскольку в отношении представительских расходов главой 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих их, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

В частности, обосновать затраты можно с помощью отчета о представительских расходах, утвержденного руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Такое решение Минфин принял во исполнение п. 10 раздела IV плана мероприятий («дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р, в части сокращения количества документов, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы.

Отчет о представительских расходах желательно составлять по окончании любого из мероприятий в произвольной либо установленной учреждением форме.

Пример

В учреждении разработано положение о представительских расходах. В нем, в частности:

1) дана характеристика проводимых в учреждении мероприятий, которые считаются представительскими;

2) приведен состав представительских расходов;

3) перечислены лица, ответственные за организацию представительских мероприятий;

4) перечислены обязанности ответственных лиц;

5) утверждена форма отчета о представительских расходах и срок его представления в бухгалтерию.

В сентябре на основании приказа руководителя были проведены переговоры с представителями производственного предприятия Smile Чешской Республики о дальнейшем взаимном сотрудничестве. Согласно положению такие переговоры относятся в учреждении к представительским мероприятиям.

Для организации мероприятия учреждение заключило договоры:

  • на транспортное обслуживание представителей иностранного государства в размере 5000 руб.;
  • организацию питания в размере 10 000 руб.

Кроме того, ответственному лицу были выданы под отчет наличные средства для приобретения сувенирной продукции на сумму 2000 руб.

По окончании переговоров ответственное лицо предоставило в бухгалтерию:

  • Авансовый отчет (ф. 0504049) на сумму 2000 руб.;
  • отчет по форме, утвержденной учреждением, о произведенных расходах на представительское мероприятие.

Образец отчета о представительских расходах см. далее.

Отчет понадобится в любом случае

Расходы на представительские мероприятия могут быть произведены как через подотчетное лицо за счет наличных средств, так и в безналичной форме. Например, для организации крупного мероприятия учреждение может заключить отдельные контракты на транспортное обслуживание, предоставление питания, приобретение цветов и т. п. Отчет о представительских расходах потребуется и в этом случае. Иначе контролирующие органы могут квалифицировать расход средств как нецелевой. Ведь вне представительских мероприятий расходы на транспорт и питание отражаются по статьям 222 и 226 КОСГУ, а вовсе не по статье 290.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 6.67%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 73.33%
  • Над налоговой отчетностью 6.67%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль