Лишние цифры инвентарному номеру ни к чему

1426
 Фирсанова Н.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
На первый взгляд нет ничего проще, чем присвоить объекту основных средств инвентарный номер. На практике же бухгалтеры сталкиваются с множеством вопросов, которые порой остаются без ответа. В настоящей статье рассмотрим процедуру присвоения инвентарного номера инвентарным объектам во всех подробностях. Так что большинство вопросов отпадёт само собой.

Основные требования

Инвентарный номер присваивается каждому инвентарному объекту основных средств (далее – ОС) за некоторыми исключениями. Исходя из положений п. 46 Инструкции № 157н, современные правила ведения бухгалтерского учёта предъявляют к инвентарному номеру только два требования – уникальность и упорядоченность.

Уникальность заключается в том, что одному объекту ОС может быть присвоен только один неповторимый инвентарный номер. Такое утверждение прямо следует из двух правил, указанных в п. 46 Инструкции № 157н.

Во-первых, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам. Даже если объект ОС выбыл с балансового учёта, его инвентарный номер вновь принятым к учёту объектам присвоить нельзя. Во-вторых, одному объекту ОС нельзя присвоить два или более инвентарных номера.

Поскольку инвентарный номер сохраняется за объектом на весь период его нахождения в учреждении.

Упорядоченность инвентарных номеров означает то, что они не образуются с помощью генератора случайных чисел. А присваиваются по заранее установленному правилу и по определённому порядку.

Никаких других ограничений, в т. ч. по количеству знаков и содержанию инвентарного номера, действующее законодательство не содержит. Поэтому каждое учреждение вправе самостоятельно разработать структуру номера и определить правила нумерации объектов ОС, соблюдая принцип уникальности и упорядоченности.

Исключение составляют те учреждения, для которых распорядительным документом или в виде рекомендаций порядок присвоения инвентарных номеров устанавливает учредитель.

Что в номере твоём?

Чтобы определить, сколько знаков будет содержать инвентарный номер и какие признаки объектов ОС будут в нём «закодированы», следует рассмотреть те задачи, которые стоят перед учреждением в рамках: 1) оперативного учёта;
2) внутреннего финансового контроля;
3) организации бухгалтерского учёта основных средств.

Кроме того, нужно учитывать возможности программного средства, с помощью которого автоматизирован бухгалтерский учёт в учреждении.

В состав инвентарного номера при необходимости можно включить: источник финансового обеспечения, в рамках которого объект ОС принят к учёту; счёт учёта ОС; номер амортизационной группы, к которой отнесён объект ОС; код по ОКОФ1; период принятия к учёту (год, месяц); номер подразделения (филиала), в котором будет использоваться объект основных средств; номер здания (корпуса), в котором будет располагаться ОС, и т. д.

Номер амортизационной группы включать в инвентарный номер не обязательно, хотя многие учреждения делают это «по инерции» (не имея на то каких-либо специальных решений). Дело в том, что амортизационная группа просто-напросто перекочевала в новый порядок ведения учёта из утратившей силу Инструкции № 107н2. В соответствии с ней инвентарный номер должен был состоять из восьми знаков, два из которых обозначали амортизационную группу (п. 48 Инструкции № 107н).

Пример 1

В соответствии с приказом Росстандарта от 28.12.2012 № 1210 «Об утверждении учётной политики федерального агентства по техническому регулированию и метрологии» в учёте указанного агентства применяются инвентарные номера, состоящие из семи знаков, где: 1-й знак – код вида деятельности; 2-й знак – код аналитического счёта (23-й разряд счёта учёта ОС); 3-й знак – код амортизационной группы; 4–7-й знаки – порядковый инвентарный номер. Схематично структура инвентарного номера выглядит так:

Приведённый инвентарный номер 1420064 присвоен персональному компьютеру, который приобретён за счёт средств бюджетной деятельности, учтён на счёте 1.101.14 «Машины и оборудование» и относится ко второй амортизационной группе. После принятия к учёту указанного персонального компьютера по счёту 1.101.14 в третьей амортизационной группе пронумеровано 64 инвентарных объекта включительно.

На практике указание амортизационной группы в составе инвентарного номера не всегда бывает информативным и полезным. Например, в тех случаях, когда амортизационная группа при вводе объекта в эксплуатацию была определена неверно. Исправить номер группы в инвентарной карточке и откорректировать амортизационные начисления в учёте можно в любой момент (п. 18 Инструкции № 157н). А вот присвоенный объекту инвентарный номер должен остаться неизменным. Таким образом, указанная в составе инвентарного номера группа, не будет совпадать с той, куда будет отнесён объект после обнаружения ошибки.

Пример 2

Согласно приказу Казначейства России от 03.10.2011 № 437 «Об утверждении правил организации и ведения бюджетного учёта в Федеральном казначействе по осуществлению функций главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, главного администратора и администратора доходов федерального бюджета, главного администратора и администратора источников финансирования дефицита федерального бюджета» инвентарные номера состоят из 15 разрядов, где: 1–2-й знаки – код аналитического счёта учёта объектов ОС; 3–11-й знаки – код по ОКОФ; 12–15-й знаки – порядковый инвентарный номер. Схематично структура номера выглядит так:

Указанный инвентарный номер 161636124210245 присвоен рабочему столу, который приобретён за счёт средств бюджетной деятельности, учтён на счёте 1.101.16 «Производственный и хозяйственный инвентарь» и отнесён к коду 163612421 «Столы рабочие (письменные)» по ОКОФ. По данному коду ОКОФ внутри счёта 1.101.16 до принятия к учёту рабочего стола было пронумеровано 244 инвентарных объекта.

Отметим, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера не только бесполезна, но и неудобна для работы. Поэтому каждому учреждению необходимо выбрать оптимальный для условий своей деятельности порядок присвоения номеров и их структуру.

Каким объектам положено иметь

Инвентарный номер должен быть присвоен каждому инвентарному объекту недвижимого имущества. А также каждому инвентарному объекту движимого имущества, за исключением:

  • объектов ОС стоимостью до 3000 руб. включительно;
  • объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости.

В свою очередь, инвентарный объект является единицей учёта ОС (п. 45 Инструкции № 157н) и представляет собой:

  • объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;
  • отдельный конструктивно обособленный предмет,
  • обособленный комплекс конструктивно-сочленённых предметов.

Особое внимание нужно обращать на сроки полезного использования (далее – СПИ) каждой из частей комплекса конструктивно-сочленённых предметов. Если части имеют разные СПИ, то каждая из них учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Если же по комплексу установлен общий срок полезного использования (для всех входящих в него частей), то он учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Инвентарные объекты принимаются к учёту согласно требованиям ОКОФ в соответствии со следующими особенностями: 1) если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каж дое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами;
2) надворные постройки, пристройки, ограждения и другие сооружения, обеспечивающие функционирование здания (сарай, забор, колодец и т. п.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обеспечивают функционирование двух и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами;
3) наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т. д.), являются самостоятельными инвентарными объектами.
4) отдельные помещения зданий, имеющие разное функциональное назначение, а также являющиеся самостоятельными объектами имущественных прав, являются самостоятельными инвентарными объектами;
5) обстановка дороги (техсредства организации дорожного движения, в т. ч. дорожные знаки, ограждение, разметка, направляющие устройства, светофоры, системы автоматизированного управления движением, сети освещения, озеленение и малые архитектурные формы) учитываются в составе дороги, если иное не установлено порядком ведения реестра имущества соответствующего публично-правового образования;
6) двигатели самолетов учитываются как самостоятельные инвентарные объекты, если это предусмотрено учётной политикой учреждения.

Последние три пункта внесены в п. 45 Инструкции № 157н приказом Минфина России от 29.08.2014 № 89н.

Где ему самое место

Очевидно, что инвентарный номер невозможно нанести на некоторые объекты ОС. По причине либо небольшого размера объекта, либо особых требований к его эксплуатации. В таких случаях, инвентарный номер применяется только в целях бухгалтерского учёта, отражается в соответствующих регистрах и на ОС не наносится (п. 46 Инструкции № 157н).

Когда габариты и требования к эксплуатации объекта позволяют нанести на него инвентарный номер, перед многими учреждениями встает дилемма – в каком месте его проставлять: чёткие правила отсутствуют. Поэтому номера наносятся «где придётся», а это делает инвентаризацию долгой и трудоёмкой, т. к. объект нужно осмотреть со всех сторон, чтобы найти на нём заветные цифры. Вместе с тем объекты выглядят неопрятно, а через парутройку лет вообще пестрят инвентарными номерами на всех видимых частях, ведь проще написать снова, чем искать уже проставленный номер.

Пример 3

Шкаф для одежды стоит в углу, слева от окна. Его правая боковая стенка на виду, поэтому инвентарный номер нанесли на неё. Через некоторое время в кабинете переставили мебель. Шкаф оказался в углу справа от окна. Теперь номер на нём не видно, т. к. правая панель вплотную приставлена к стене. Частенько в таких случаях щепетильные материально ответственные лица повторно наносят инвентарный номер на видное место. Если этого не сделать, то увидеть номер можно, только отодвинув шкаф. Варианты выхода из ситуации: пронумеровать внутреннюю стенку шкафа или дверь.

Каждому учреждению целесообразно принять единые правила нанесения инвентарных номеров, к примеру:

  • на машины и оборудование его удобно наносить рядом с заводским. При инвентаризации, принятии решения о выбытии или ремонте объекта ОС обязательно указываются и заво дской, и инвентарный номера;
  • на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, – внутри объекта (правой рукой удобнее писать на левой панели), где номер реже подвергается влажной обработке. Поэтому он дольше сохранится в первозданном виде, и при любой перестановке мебели доступ к нему будет обеспечен;
  • на письменные и рабочие столы – на внутреннюю часть ножки или боковой панели и т. д.

В случае если объект ОС является сложным (комплексом конструктивно-сочленённых предметов), т. е. включает в себя обособленные элементы (конструктивные предметы), составляющие вместе с ним единое целое, то на каждом таком элементе (конструктивном предмете) должен быть обозначен инвентарный номер (п. 46 Инструкция № 157н).

Способы нанесения

Инструкция № 157н не ограничивает учреждения в способах нанесения инвентарных номеров (п. 46). Номер может быть проставлен: 1) с помощью прикрепления жетона;
2) путём нанесения краски;
3) иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Как показывает практика, фантазия бухгалтеров в данном случае безгранична. Объекты пронумеровывают с помощью лака для ногтей, штрих-корректора, эмалевой краски, паяльника или выжигателя на пластмассовых бирках и т. д. Всё это, безусловно, очень экономно с точки зрения затрат на расходные материалы для маркировки ОС. Однако сегодня существуют высокотехнологичные, доступные способы, при которых и инвентарные номера долго сохраняются, и ОС выглядят эстетично. К ним относятся: маркеры (перманентные, лак-маркеры, маркеры-краска); маркировочные фломастеры в комплекте с самоламинирующимися этикетками; принтеры маркировочные (ленточные) в комплекте с самоклеящейся лентой; технология штрихового кодирования; технология RFID (радиочастотная идентификация).

К примеру, при технологии штрихового кодирования на объект приклеивается карточка со штрих-кодом, который во время инвентаризации распознается специальным сканером. Сканер запоминает считанные штрихкоды, сравнивает их с инвентаризационной описью и автоматически формирует результат инвентаризации – излишки, недостачи или их отсутствие. Учреждению понадобится приобрести специальное программное обеспечение, мобильный сканер штрих-кодов, принтер и этикетки к нему.

Технология RFID также позволяет автоматизировать процесс инвентаризации, но является более эффективной и потому дорогостоящей (применяется в крупных медучреждениях, университетах, библиотеках). Для этого способа маркировки необходимы: RFID-принтер, мобильный RFID-считыватель и специальные программируемые RFID-наклейки. Инвентаризация проходит очень быстро – до 2000 объектов в минуту. Наклейки распознаются на расстоянии 5–8 м, достаточно просто войти в помещение со считывателем. Кроме того, RFID-технология позволяет отслеживать, кто и что выносит из учреждения, и быстро находить местоположение объекта.

Ответственный «нумеровщик»

В корне неверно полагать, что наносить инвентарные номера на объекты должен бухгалтер. И также ошибочно думать, что такая обязанность есть только у материально ответственного лица (МОЛ). В Инструкции № 157н прямо указано, что присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен МОЛ в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов (п. 46). Поэтому в положении о работе комиссии нужно предусмотреть обязанность одного из её членов, уполномоченного председателем, присутствовать при нанесении инвентарных номеров МОЛ на вверенные им объекты.

Во избежание споров с проверяющими органами в инвентарной карточке целесообразно ставить отметку уполномоченного члена комиссии о том, что инвентарный номер нанесён на объект в его присутствии.

Порядок нумерации инвентарных объектов, структуру номера и правила его нанесения можно утвердить одним из трёх способов: 1) в рамках учётной политики в разделе «Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств»;
2) в отдельном приложении к учётной политике, к примеру «Структуре инвентарного номера и порядке нумерации объектов основных средств»;
3) в отдельном локальном акте, например, «Положении о присвоении инвентарных номеров объектам основных средств».

Если положения, касающиеся инвентарных номеров, будут включены в учётную политику, следует иметь в виду, что изменять их разрешается только в строго ограниченных законодательством случаях:

  • при изменении требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учёте, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;
  • при разработке или выборе нового способа ведения бухучёта, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте учёта;
  • при существенном изменении условий деятельности учреждения.

Таковы положения ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 21.57%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.84%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 66.67%
  • Над налоговой отчетностью 25.49%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль