Что делать с депонентской задолженностью

452
В переводе с латинского депонент означает «откладывающий». К таковым в том числе относятся физические лица (работники, учащиеся), которым принадлежат средства, временно хранящиеся в организации, либо лица, не получившие своевременно причитающиеся им денежные доходы и выплаты. Рассмотрим нюансы учёта депонентской задолженности.

Какие выплаты под угрозой

Для учёта депонентской задолженности предусмотрен счёт 304 02 «Расчёты с депонентами». На нём, помимо не полученной в установленный срок оплаты труда (подстатья 211 «Заработная плата» КОСГУ), учитываются следующие суммы:

  • пособия, выплачиваемые за счёт ФСС России (подстатья 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ);
  • социальные пособия (подстатья 262 «Пособия по социальной помощи населению» КОСГУ);
  • компенсации, иные выплаты в пользу сотрудников (подстатья 212 «Прочие выплаты» КОСГУ);
  • стипендии (статья 290 «Прочие расходы» КОСГУ).

Это следует из совокупности положений п. 270 Инструкции № 157н и п. 107 Инструкции № 162н.

Срок выдачи наличных денег руководитель учреждения определяет самостоятельно. При этом продолжительность срока не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения денег со счёта учреждения.

Установленный срок должен быть указан в документах, где перечислены получатели и причитающиеся им суммы денег: Расчётно-платёжной ведомости (ф. 0504401); Платёжных ведомостях (ф. 0504403, ф. 0301011). Типовые формы данных документов утверждены приложением 2 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее – Приказ № 173н) и постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

На основании Ведомостей (ф. 0504403; ф. 0301011; ф. 0504401) кассиром (лицом, осуществляющим кассовые операции) составляется Реестр депонированных сумм (ф. 0504047), согласно которому данные суммы отражаются в Журнале операций расчётов по оплате труда (ф. 0504071). В журнале ведётся синтетический учёт операций по счёту 304 02 (п. 272 Инструкции № 157н). Выплата депонированных сумм получателям оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002).

Наличие показателей со знаком минус по счёту 304 02 не допускается (см., например, письмо Минфина России № 02-06-07/5900 и Федерального казначейства № 42-7.4-04/2.1-1709 от 21.12.2011.

Порядок депонирования

Если к концу установленного в учреждении срока получателям не были выданы деньги из кассы, их нужно депонировать. Такое происходит, к примеру, если сотрудник не смог получить заработную плату, т. к. болел, был в отпуске, находился в командировке и т. п.

Порядок депонирования изложен в п. 6.5 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Закрывая ведомость, кассир должен:
1) поставить отметку «Депонировано» (подписью или штампом) напротив фамилий получателей, которым не были выплачены деньги;
2) в конце ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах;
3) составить Реестр депонированных сумм (ф. 0504047);
4) оформить отдельный расходный кассовый ордер на фактически выданные суммы;
5) сдать депонированные суммы в банк и на основании квитанции к объявлению на взнос наличными оформить другой расходный кассовый ордер.

Далее следует организовать аналитический учёт задолженности перед депонентами, ведь каждая невыданная сумма должна в конечном итоге найти своего получателя.

Аналитический учёт

Аналитический учёт задолженности ведётся в разрезе:

  • получателей депонированных сумм;
  • видов выплат (оплата труда, денежное довольствие, стипендии, пенсии, пособия, компенсации, иные выплаты).

Все сведения о депонентской задолженности обобщаются в Книге аналитического учёта депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048). Порядок ведения книги изложен в Приказе № 173н. Записи в ней производятся по каждому депоненту с указанием:

  • месяца и года, в которых образовалась депонентская задолженность;
  • номеров платёжных (расчетно-платёжных) ведомостей;
  • сумм депонированных выплат;
  • номера счёта бухгалтерского учёта, послужившего источником возникновения депонентской задолженности.

Выплаченные получателям депонированные суммы регистрируются в Книге (ф. 0504048) с указанием номеров соответствующих расходных кассовых ордеров. В конце месяца в книге подсчитываются итоги по депонированным и выплаченным суммам, а также выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Отметим, что Книга (ф. 0504048) не содержит реквизита, позволяющего организовать аналитический учёт депонентской задолженности по видам выплат. И даже отражение в ней номера счёта бухгалтерского учёта не позволит вести достоверный учёт. Во-первых, у одного сотрудника может возникнуть депонентская задолженность по двум основаниям (т. е. по двум счетам бухгалтерского учёта, которые будет проблематично указать в одной ячейке). Во-вторых, лист книги не содержит реквизита отражающего задолженность, перенесённую из закрытого листа прошлого месяца.

Чтобы оптимизировать аналитический учёт депонентской задолженности, можно добавить в Книгу (ф. 0504048) дополнительные реквизиты. Кроме того, на каждый вид выплат по депонентской задолженности целесообразно открывать отдельные листы.

Пример 1

Согласно учётной политике учреждение открывает отдельные листы Книги (ф. 0504048) на каждый из видов депонентской задолженности:

  • по заработной плате (код 211 КОСГУ);
  • по выплатам за счёт ФСС России (код 213 КОСГУ);
  • суточные (код 212 КОСГУ);
  • компенсация в размере 50 руб. сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет (код 212 КОСГУ);
  • иные компенсации (код 212 КОСГУ).

В целях оптимизации аналитического учёта депонентской задолженности унифицированный бланк Книги (ф. 0504048) дополнен реквизитами «вид задолженности» и «остаток на начало месяца».

В марте сотрудники учреждения Е.В. Ларин и С.Б. Раков не получили заработную плату в размере 15 000 и 16 000 руб. соответственно. При этом Раков не получил зарплату и в феврале – в размере 8000 руб. Также в марте была выдана депонентская задолженность Д.К. Коневу, который вышел на работу после продолжительной болезни:

  • в размере 4000 руб. – заработная плата;
  • в размере 19 500 руб. – пособие по временной нетрудоспособности.

Сумму депонентской задолженности за счёт ФСС России учреждение отразило в отдельном листе Книги (ф. 0504048). Образец заполнения см. далее.

Срок выдачи

В действующем законодательстве не установлены порядок и сроки обращения депонента за причитающимися ему деньгами. Как отметил Роструд в письме от 09.12.2009 № 6646-Т3, срок обращения работника с требованием о выплате депонированной заработной платы к работодателю законодательством не ограничен. Поэтому нельзя отказывать сотруднику в выплате депонированной зарплаты в день обращения, ссылаясь на то, что в учреждении зарплата выдается в строго установленные дни. Неполученную заработную плату и другую депонентскую задолженность нужно выдать:

  • в день обращения, если в кассе учреждения имеется достаточная сумма наличных денежных средств;
  • в разумный срок, согласованный учреждением и депонентом, необходимый для получения наличных денежных средств из банка.

В случае смерти работника не полученная им заработная плата (и другие суммы) выдаётся проживающим совместно с ним членам семьи, а также лицам, находившимся на его иждивении (ст. 141 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), ст. 1183 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ)). Указанные граждане вправе обратиться к работодателю за получением средств в течение четырех месяцев со дня открытия наследства. Депонент вправе получить причитающиеся ему деньги в течение срока исковой давности, который составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

Если учреждение откажет выдать депонентскую задолженность сотруднику, он вправе обратиться в суд в трёхмесячный срок (ст. 392 ТК РФ). Течение этого срока начинается с даты получения отказа (нарушения права сотрудника), а не с даты возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной зарплате (письма Минфина России от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, от 23.12.2009 № 03-03-06/1/823).

Списание

После окончания срока исковой давности невостребованную задолженность можно списать. Делается это на основании решения инвентаризационной комиссии учреждения в доходы (счёт 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами») с одновременным отражением на забалансовом счёте 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами». Все операции отражаются в Справке (ф. 0504833). Такой вывод следует из п. 167 приложения 1 к Инструкции № 162н, п. 371 Инструкции № 157н.

Отметим, что положения приведённых выше пунктов вступают в противоречие относительно срока учёта задолженности. В пункте 371 Инструкции № 157н указано, что за балансом задолженность также учитывается в течение срока исковой давности. Чтобы устранить противоречия, следует прописать в учётной политике учреждения порядок отражения кредиторской задолженности за балансом аналогично порядку учёта дебиторской задолженности, приведённому в п. 339 Инструкции № 157н.

Указать, что за балансом кредиторка учитывается в течение пяти лет. Согласно п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, при инвентаризации расчётов проверяется правильность и обоснованность образовавшихся сумм депонентской задолженности. Например, учётной политикой учреждения установлено, что заработная плата выдается в течение трёх рабочих дней, а по данным платёжной ведомости суммы заработной платы, отнесены на депонент на второй день выдачи, т. е. раньше установленного срока.

Бухгалтерский учёт

Далее на конкретном примере рассмотрим порядок отражения в бюджетном учёте операций по депонентской задолженности.

Пример 2

По состоянию на 1 декабря у учреждения числится депонентская задолженность по заработной плате:

  • В.В. Смирнову – 5000 руб.;
  • А.А. Петрову – 7000 руб.

В декабре истекает срок исковой давности по задолженности Смирнову, поэтому она была списана с учёта на основании решения инвентаризационной комиссии. За зарплатой Петрова обратилась его супруга, поскольку сам Петров умер. Кассир выдал зарплату супруге сотрудника на основании документов, подтверждающих её вступление в наследство.

Также в декабре по причине болезни не явилась за зарплатой Л.Н. Иванова. За ноябрь ей было начислено:

  • заработная плата – 10 000 руб.;
  • суточные за время командировки – 500 руб.;
  • пособие по временной нетрудоспособности – 3000 руб.

В бухучёте задолженность перед Ивановой была переведена на счёт депонентов и зачислена из кассы на лицевой счёт учреждения. Указанные операции отражены в учёте следующим образом:



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.26%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.68%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 70.97%
  • Над налоговой отчетностью 19.35%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль