Какой электронной подписью заверить первичку

261
 Водянов И.
канд. экон. наук, ведущий специалист Института бюджетных отношений
Понятие «электронная подпись» прочно вошло в наш обиход. Современные организации (и учреждения госсектора не исключение) активно используют данное средство защиты информации. Более того, порядок применения электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг специально оговорен в Законе № 210-ФЗ. Вместе с тем многие пользователи имеют весьма абстрактное представление о том, как грамотно взаимодействовать с внешним миром при помощи указанной технологии.

Виды подписей

Правила использования электронной подписи, а также все сопутствующие этому процессу моменты оговорены в Законе № 63-ФЗ. Здесь же даны определения терминов, связанных в одну технологическую цепочку. В частности, согласно ст. 2 Закона № 63-ФЗ электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

То есть подпись в данном случае не имеет ничего общего с росчерком пера в обычном понимании. Это некая зашифрованная комбинация электронных символов. На сегодняшний день различают два вида электронных подписей: простую и усиленную. (ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Последняя подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную.

Простая подпись идентифицирует пользователя посредством кодов (которые нужно вбить в всплывающее окошко), паролей или тому подобных средств. Именно эту технологию используют на портале госуслуг. Безусловно, простую подпись можно легко взломать. Соответственно, нет гарантии, что в уже подписанные документы не будут внесены изменения заинтересованными в этом лицами.

Запомнить

Неквалифицированная электронная подпись, в отличие от простой подписи, позволяет не только определить лицо, заверившее электронный документ, но и обнаружить факт внесения изменений в него после подписания (п. 3 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Усиленная подпись работает по другому принципу. Здесь используется криптографическое преобразование информации. Проще говоря, данные о подписанте шифруются при помощи специальной программы. Внести изменения в документ с усиленной подписью невозможно.

Неквалифицированная усиленная электронная подпись получается с использованием ключа (уникальной последовательности символов), защищенного паролем. В ситуации с квалифицированной подписью указанные ключи выдают специальные аккредитованные удостоверяющие центры. Их перечень есть на сайте Минкомсвязи России (www.minsvyaz.ru) в разделе «Аккредитация удостоверяющих центров». Ключ проверки подписи, а также название организации, удостоверяющего центра, срок годности ключа и некоторая другая информация указывается в квалифицированном сертификате. С помощью сертификата проверяется подлинность подписи. Выдается он сроком на один год. И если его вовремя не продлить, то ключ аннулируется.

Алгоритм работы с квалифицированной подписью таков. Лицу, обратившемуся за ее получением, выдают два ключа: закрытый и открытый. Первый находится у владельца подписи. С его помощью и формируется подпись. Второй ключ является общедоступным (его обычно передают контрагентам). Он предназначается для расшифровки подписи и подписанта.

Сила подписи

Нормативный документ

Правила использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг утверждены постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 № 33. Согласно этим правилам простую электронную подпись используют любые лица при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, оказываемых федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, а также за получением услуг, перечень которых устанавливается Правительством РФ и которые предоставляются государственными и муниципальными учреждениями и другими организациями, где размещается государственное задание (заказ) или муниципальное задание (заказ) на предоставление таких услуг.

Документ, подписанный квалифицированной подписью, равнозначен собственноручно подписанной бумаге. Так сказано в ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Из этого правила предусмотрено лишь одно исключение. Если какой-либо нормативный акт предусматривает составление документа исключительно на бумажном носителе, то сформировать его электронно, пусть даже с использованием квалифицированной подписи, нельзя. Так, Трудовой кодекс РФ предусматривает составление большинства кадровых документов (за исключением некоторых бумаг, которые оформляются с дистанционными работниками) только на бумажном носителе.

А вот простая и неквалифицированная подписи будут иметь юридическую силу только тогда, когда их использование напрямую предусмотрено законодательством. В качестве примера можно привести уже упомянутые государственные (муниципальные) услуги. Согласно ч. 3 ст. 21.2 № 210-ФЗ документы, содержащие простую электронную подпись, можно использовать при обращении за получением услуг.

Запомнить

По сути, квалифицированная подпись – это набор символов, который содержится либо в подписываемом документе, либо в отдельном прилагаемом файле. Чтобы расшифровать этот набор, потребуется открытый ключ.

Как быть с печатью

Электронная подпись успешно используется в документообороте уже не первый год. А вот электронная печать на документах не ставится в принципе. В связи с этим возникает вопрос: как быть, если законодательство предусматривает проставление на документе не только подписи, но и печати?

Ответ на него можно найти в ч. 3 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Там сказано, что документ, подписанный усиленной подписью, приравнивается к бумаге, которая подписана собственноручно и заверена печатью организации.

Таким образом, применение квалифицированной подписи исключает использование печати.

Электронная первичка

В силу ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы составляются либо на бумаге, либо в виде документа, подписанного электронной подписью. Аналогичную позицию находим в Инструкции № 157н. Так, согласно п. 7 первичные и сводные учетные документы при наличии технических возможностей могут составляться в виде электронного документа с использованием электронной подписи. Причем субъект учета, сформировавший электронный документ, обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Запомнить

Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (п. 4 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Долгое время в воздухе витает вопрос: какая именно электронная подпись (простая, квалифицированная или неквалифицированная) должна использоваться в процессе создания электронных документов. Частично ответ на него содержится в ч. 3 ст. 19 Закона № 63-ФЗ: в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 г., предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Как известно, одни и те же первичные документы используются как в бухгалтерских, так и в налоговых целях. При этом электронные документы предоставляются в налоговую инспекцию по специальным форматам. Такие форматы утверждены для счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж (приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@), для товарной накладной (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@) и некоторых других документов.

Отметим, что в настоящий момент законодательством не закреплены правила применения определенного вида электронной подписи для идентификации электронных первичных документов в целях налогового учета. В своем мнении на этот счет уже несколько лет состязаются Минфин и ФНС России.

Позиция Минфина заключается в том, что подтвердить расходы для целей налогообложения прибыли могут только электронные документы, подписанные квалифицированной подписью. Например, в письме от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 отмечено, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью, в Налоговом кодексе РФ (далее – НК РФ) не определены (см. также письмо от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24).

Запомнить

В соответствии ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ собственноручная и усиленная квалифицированная электронная подписи являются равнозначными.

Еще более категоричная формулировка высказана в письмах от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85: для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

А в письме от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920 ведомство настаивает на следующем. В главе 25 НК РФ в части документального подтверждения расходов не установлено особенностей, в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумажном носителе или составленные в электронной форме документы могут подписываться простой электронной подписью либо усиленной неквалифицированной подписью. Значит, первичные учетные документы, составленные в электронном виде, могут подтверждать соответствующие расходы для целей налогообложения прибыли, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

По мнению же налоговиков, если бухгалтерским законодательством не определены виды подписей удостоверяющих электронные документы, то организации имеют право подписывать их электронной подписью в соответствии с положениями Закона № 63-ФЗ. Поэтому, если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной подписью, заверенные ей первичные учетные документы в соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при соблюдении положений п. 1 ст. 252 НК РФ (см. письма от 17.01.2014 № ПА-4-6/489, от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@).

Запомнить

Для своих нужд или для взаимодействия с контрагентами ФНС России может использовать иные форматы документов. В подобной ситуации для представления документа в налоговую инспекцию придется его распечатать, заверить и поставить отметку о том, что он был подписан квалифицированной электронной подписью. На таком порядке настаивает Минфин России (письма от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 15.09.2011 № 03-02-08/96, от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521).

Договорные отношения

Развивая мысль налогового ведомства, отметим, что зачастую организации используют электронные документы во взаимоотношениях не только с контролирующими органами, но и между собой. Через обмен электронными документами контрагенты могут, например, составлять акты, выставлять заказы, обмениваться иными юридически значимыми документами.

Более того, законодательство позволяется заключать, изменять или расторгать договоры посредством обмена электронными документами. Главное условие – возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ). Схожее правило закреплено в ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Там говорится, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений допускается обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью. На необходимости такой подписи настаивают и суды (см. постановления ФАС Дальневосточного округа от 05.05.2011 № Ф03-1589/2011 по делу № А59-3639/2010, Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2012 № 09АП-14511/2012-ГК по делу № А40-924/12-158-7, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2010 № 17АП-11456/2010-ГК, решение Арбитражного суда Хабаровского края от 26.03.2010 № А73-233/2010).

Какая именно подпись должна присутствовать на электронном сообщении или документе, опять же не ясно. Очевидно, в случае возникновения спора между сторонами суд должен принять в качестве доказательства документ с любой электронной подписью. Впрочем, стороны при заключении соглашения могут сами установить, какой вид электронной подписи они признают легитимным. И тогда документы, заверенные менее надежными подписями (например, простой вместо усиленной неквалифицированной), не будут иметь юридической силы.

Пример

Приведем фрагмент гражданско-правового договора:
<…>
«Стороны признают юридическую силу документов и сообщений, отправленных по адресам электронной почты (e-mail), указанным в разделе «Реквизиты сторон», и подписанных квалифицированной или неквалифицированной усиленной электронной подписью».
<…>

Таким образом, организация имеет шанс обосновать расходы даже в том случае, если в документах, составленных сторонами (например, в актах приема-передачи), стоит неквалифицированная подпись.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль