Первичка на контроле

322
Как известно, в порядок организации и ведения бухгалтерского учета учреждений госсектора внесены существенные изменения, в т. ч. касающиеся системы документооборота. В частности, теперь становится обязательным контроль первички. По-новому будет осуществляться работа с бухгалтерскими регистрами. О практической реализации указанных новаций читайте далее.

Приятные новости

Главное нововведение, которое порадует бухгалтеров, это применение неунифицированных регистров бухгалтерского учета. Еще одна приятная новость – бухгалтер не несет ответственности за содержание документа, который оформлен другим лицом. Рассмотрим изменения последовательно, начиная с первичных документов.

Первичные документы

Отныне в п. 3 Инструкции № 157н прямо прописано: к бухучету принимаются первичные документы, которые прошли внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни из предположения, что лицо, ответственное за оформление документа, надлежащим образом его составило. Проще говоря, каждый документ должен пройти контроль. Для этого учреждению необходимо организовать систему внутреннего контроля всех первичных документов. Порядок контрольных процедур нужно зафиксировать в положении о внутреннем контроле, которое является частью учетной политики (п. 6 Инструкции № 157н).

Чтобы было ясно, что документ проверен, целесообразно ставить на нем соответствующую отметку. Во-первых, так будет проще самим бухгалтерам – не случится оказий, когда один документ проверен дважды, а другой принят к учету с существенными ошибками. Во-вторых, это поможет избежать возможных претензий контролирующих органов.

Поэтому в учетной политике нужно прописать:

1 кто из сотрудников отвечает за проверку того или иного документа (как правило, документы распределяются между бухгалтерами в соответствии с регистрами, за ведение которых они отвечают);

2 срок, в который документ должен быть проверен;

3 каким образом ставится отметка на документ (например, это может быть подпись ответственного бухгалтера с указанием даты проверки либо отметка специальным штампом).

Целесообразно установить, что именно нужно проверить в документе. Очевидно, в первую очередь ответственный сотрудник должен проверить правильность оформления документа, например:

  • наличие обязательных реквизитов (в неунифицированной форме);
  • наличие подписей ответственных лиц;
  • отсутствие помарок.

Если документ внутренний, то можно проверить, соблюден ли срок его представления в бухгалтерию, установленный графиком документооборота. Документ от контрагента нужно сверить с договором, к которому он относится. При необходимости бухгалтер проверяет, сходятся ли суммовые показатели по строкам и графам документа, не появятся ли «красные» остатки в бухучете, если документ будет проведен и т. п.

После всех контрольных процедур бухгалтер ставит отметку о проверке и регистрирует документ в регистре учета. Но несмотря на контрольные процедуры, если бухгалтер не составлял документ самостоятельно, он не несет ответственности за его содержание в части соответствия факту хозяйственной жизни. Например, при приеме к учету документов, составленных другими сотрудниками или контрагентами учреждения. Об этом сказано в пп. 3, 9 Инструкции № 157н.

Конечно, такой подход обоснован. Ведь бухгалтер не может знать достоверно, действительно ли кладовщик списал продукты со склада, а подрядчик выполнил весь объем работ. Бухгалтер может лишь предположить, что те или иные события имели место быть. Поэтому претензии проверяющих о несоответствии первички фактам хозяйственной жизни не могут быть предъявлены ему в качестве нарушения.

Запомнить

Сближение российских стандартов учета и отчетности с международными неизбежно приводит к возрастанию роли учетной политики. Все больше и больше учетных решений организации госсектора должны принимать самостоятельно, без участия учредителя.

Регистры учета

Новые правила документооборота дают учреждениям право самостоятельно разрабатывать регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы. Отметим, что на практике бухгалтеры и раньше пользовались такими учетными формами. Например, теми, которые представляет бухгалтерская программа (анализ счета, карточка счета, отчет по проводкам, оборотная, оборотно-сальдовая ведомости и т. п.). Однако теперь этим формам можно «официально» присвоить статус учетных регистров и использовать их наравне с унифицированными. Но для этого необходимо соблюдение двух условий:

1 перечень неунифицированных регистров, которые учреждение использует в работе, должен быть закреплен в учетной политике;

2 формы неунифицированных регистров должны содержать обязательные реквизиты.

Эти реквизиты перечислены в п. 11 Инструкции № 157н:

  • наименование регистра;
  • наименование учреждения, составившего регистр;
  • дата начала и окончания ведения регистра (или период, за который он составлен);
  • хронологическая или систематическая группировка объектов учета;
  • величина денежного, натурального измерения объектов учета с указанием единицы измерения;
  • наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • подписи этих лиц с указанием Ф. И. О. (либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц).

Электронные регистры. Приоритет имеют электронные регистры бухучета. Это значит, что составить регистр в бумажной форме можно только при отсутствии технической возможности формирования электронного документа (п. 19 Инструкции № 157н). Отметим, что учреждение обязано хранить документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), п. 14 Инструкции № 157н).

Исключений для электронных документов не установлено. Получается, что сохранность электронного регистра нужно также обеспечить в течение как минимум пяти лет. Причем о способе хранения многие бухгалтеры даже не задумываются, полагая, что все документы автоматически «складируются» в базе данных компьютерной программы. Но это не совсем так.

Во-первых, п. 14 Инструкции № 157н установлено, что электронный регистр (наравне с первичными документами и отчетностью) должен быть подписан электронной подписью с учетом требований законодательства. Закон, в свою очередь, разделяет электронную подпись на простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). В рамках бухгалтерского документооборота учреждение может использовать любую из этих подписей. Решение о выборе той или иной подписи нужно зафиксировать в учетной политике. Такие разъяснения приводит Минфин России в письме от 30.09.2013 № 02-06-10/40454.

Во-вторых, учреждение должно обеспечить безопасные условия хранения электронных документов и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ, п. 14 Инструкции № 157н). Для этого нужно определить способы и место хранения регистров, периодичность их выгрузки в файлы. Во многом эти условия зависят от возможностей электронной программы, которой пользуется бухгалтерия. Если в программе нет функции хранения архива регистров учета, то бухгалтеру нужно архивировать документы самостоятельно. При этом следует учитывать, что просто хранить электронный документ – недостаточно. Нужно иметь возможность полноценно воспроизвести хранимую информацию, получить данные об электронной подписи.

Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Вспомните недавнее прошлое – квадратные дискеты, которые большинство технических средств теперь попросту не может воспринимать. Любые съемные носители информации со временем изнашиваются и морально устаревают.

Поэтому альтернативой им может служить, например, специальная программа – электронный архив. Ну и самый простой способ сохранения документов – в отдельной папке своего компьютера или на сервере.

К слову о папках. Первичные документы, которые относятся к соответствующему регистру учета, тоже хранятся в этих папках. Напомним, их нужно подписывать, указывая:

  • наименование учреждения;
  • название и порядковый номер папки (дела);
  • наименование с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле);
  • период (дата), за который сформирован регистр.

Получатели бюджетных средств дополнительно должны отмечать наименование главного распорядителя бюджетных средств. Для них это новая обязанность. Возвращаясь к бумажным копиям электронных регистров, отметим, что сплошная их распечатка – это лишняя трата времени и бумаги. Поэтому целесообразно определить, в каких именно бумажных регистрах нуждается бухгалтерия, и установить для ответственного сотрудника обязанность распечатывать их с определенной периодичностью, заверять подписью и хранить в установленном месте.

Запомнить

Электронные технологии не дают стопроцентной гарантии сохранности документов. Ведь съемные носители имеют свойство изнашиваться, устаревать, а локальные хранилища информаций могут быть повреждены вирусами, да и просто сбоями в работе. В этой связи целесообразно формировать бумажные копии электронных регистров и хранить их в специальных папках.

Пример

Приведем фрагмент учетной политики: «3.3.3. Регистры бухгалтерского учета формируются в электронном виде в программе “1С: бухгалтерия” и хранятся в архиве данной программы, установленном на сервере учреждения.

На бумагу выводятся копии следующих электронных регистров:

  • оборотные ведомости по соответствующим аналитическим счетам счетов 0 100 00 000, 0 200 00 000, 0 300 00 000 – ежемесячно в течение пяти рабочих дней после окончания отчетного месяца;
  • инвентарные карточки основных средств – по мере принятия объекта к учету, при изменении его первоначальной стоимости и при выбытии объекта с учета.

Указанные регистры распечатываются сотрудниками, ответственными за их ведение, заверяются их подписями, а также подписью главного бухгалтера, помечаются штампом “копия электронного документа”, подшиваются в соответствующие папки согласно номенклатуре дел бухгалтерии (приложение № 3 к учетной политике) и хранятся в течении установленного срока. Бумажные копии остальных электронных регистров учета производятся по мере необходимости».

Ответственность. Напомним, формировать и подписывать регистр бухгалтерского учета должен сотрудник, ответственный за его формирование. Этот же сотрудник несет ответственность за правильность отражения в регистре фактов хозяйственной жизни. Однако в п. 11 Инструкции № 157н внесено дополнение – ответственность сотрудника ограничивается информацией, которая находится в представленных на регистрацию первичных документах. Таким образом, сотрудник несет ответственность за обработку информации, а не за факт хозяйственной жизни.

Исправление электронных регистров осуществляет сотрудник, который ведет регистр. Причем изменения вносятся в обычном порядке – на основании Справки (ф. 0504833) дополнительной бухгалтерской записью или записью, оформленной способом «красное сторно» (п. 18 Инструкции № 157н).

Изъятие регистров. Последнее из основных изменений в порядке документооборота касается изъятия бухгалтерских регистров. Теперь их копии (в т. ч. электронных регистров), так же как и копии изъятой первички, включаются в состав документов бухгалтерского учета (абз. 3 п. 17 Инструкции № 157н).

Есть лишь одно условие – копии нужно изготовить и заверить в установленном законом порядке с разрешения или в присутствии представителей этих органов. После указания на копиях основания и даты изъятия они включаются в состав бухгалтерских документов и используются в деятельности учреждения наравне с оригиналами.

Кардинальными описанные выше новации, конечно, назвать нельзя. С одной стороны, они призваны упорядочить документооборот и ужесточить контроль над документальным оформлением операций. Но с другой – позволяют бухгалтерам вести аналитический учет так, как им это удобно.

Так или иначе, но в связи с изменениями в законодательстве бухгалтерам придется подкорректировать и учетную политику учреждений.

Запомнить

Правила документооборота – один из важных элементов учетной политики. Грамотно построенный график «хождения» документов позволит повысить эффективность работы бухгалтерии, снизить риск возникновения существенных ошибок и, как следствие, избежать возможных проблем с контролирующими органами.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 0%
  • Над составлением бюджетной сметы 0%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 100%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль