Отмена командировочных не освобождает от ответственности

306
 Семенюк А.
Государственный советник Российской Федерации 3-го класса
В связи с внесением изменений в Положение № 749, существенно упростилась процедура направления сотрудников в командировку. Учреждение не обязано оформлять для них командировочное удостоверение и служебное задание. А работники не должны представлять отчёт о том, что задание выполнено. Однако обязательность осуществления внутреннего контроля учреждением своей финансово-хозяйственной деятельности никто не отменял (в т. ч. в рамках расходов на служебные командировки). Чем же заменить «утерянные» документы.

Как было

Для начала восстановим порядок действий при командировках, который применялась до внесения изменений в Положение № 749. Последовательность была следующей:

1) оформление служебного задания, в котором указывались цель, время и место командировки. Задание, как правило, подготавливал непосредственный руководитель командированного сотрудника;

2) на основании служебного задания – издание приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку;

3) на основании приказа – оформление командировочного удостоверения. В нём сотрудник должен был фиксировать отметки о дате (времени) прибытия в пункты назначения и выбытия из них;

4) на основании приказа подача сотрудником заявления о выдаче ему подотчётных денежных средств;

5) фиксация выбытия сотрудника в командировку в специальном журнале на основании данных из командировочного удостоверения;

6) по возвращении из командировки представление сотрудником в бухгалтерию:

  • командировочного удостоверения с отметками о прибытии и выбытии;
  • служебного задания с кратким отчётом о проделанной работе;
  • авансового отчёта и подтверждающих документов к нему – проездные билеты, квитанции за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.;

7) окончательный расчёт по авансовому отчёту (возврат сотрудником неизрасходованных сумм в кассу или, наоборот, возмещение ему из кассы перерасхода).

Таким образом, каждый шаг командированного сотрудника был документально зафиксирован. С одной стороны – детальный контроль, с другой – бумажная волокита. Ведь и командировочное удостоверение, и служебное задание содержали сведения, которые есть в других документах. Следовательно, документооборот при командировках можно значительно упростить.

Цель командировки

Цель командировки – выполнение определённого служебного поручения вне места постоянной работы. Это служебное поручение достаточно зафиксировать в приказе о направлении в командировку. Такой вывод следует из новой редакции п. 3 Положения № 749.

Учреждения могут по собственному выбору (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  • составить приказ по унифицированной форме № Т-9 или Т-9а;
  • применять самостоятельно разработанные формы.

Унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому целесообразно разработать и утвердить собственную форму приказа о направлении сотрудника в командировку.

Пример

Приказ о направлении сотрудника в командировку
г. Петрозаводск 02.04.2015
ПРИКАЗЫВАЮ:
Направить в командировку Смирнову Алевтину Петровну, контрактного управляющего МКУ «Академия».
Место назначения – Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Арсенальная набережная, д. 13, ООО «Центр повышения квалификации».
Служебное поручение – профессиональная переподготовка по программе «Контрактная система в сфере закупок».
Срок выполнения служебного поручения – с 1 апреля 2015 г. по 14 апреля 2015 г. без учёта времени на проезд к месту назначения. Общий срок командировки определяется с учётом фактически затраченного времени на проезд, подтверждённого проездными документами.
Руководитель Хазаров В.В.
С приказом ознакомлен:
Контрактный управляющий Смирнова А.П.

Срок командировки

Срок пребывания в месте командировки следует определять по проездным документам. Такой подход вполне логичен. Ведь фактический срок командировки – это период с даты выезда от места постоянной работы до даты прибытия обратно. На это прямо указывает п. 4 Положения № 749. Поэтому регистрация времени прибытия в пункт командировки и выбытия из него зачастую лишняя трата времени и бумаги. Срок командировки будет в любом случае определён по проездным документам, а не по командировочному удостоверению.

Причём даже в том случае, когда дата выбытия из организации, в которую командирован сотрудник, не совпадает с датой проездного билета.

Ведь действующим законодательством не предусмотрено обязательное совпадение рассматриваемых дат в качестве необходимого условия для возмещения работнику командировочных расходов (см. постановление ФАС Уральского округа от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2). Например, такое возможно, когда на дату завершения служебного задания нет рейсов до места работы.

А как быть, если для проезда в место командирования и обратно работник использовал личный транспорт? В этом случае срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой он должен приложить оправдательные документы (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Это предусмотрено в аб. 2 п. 7 Положения № 749.

Отчёт о выполнении служебного задания

Сотрудник отчитывался о проделанной в командировке работе непосредственно в бланке служебного задания. Но в связи с отменой этого бланка отпала и необходимость в формальном отчёте. Значит ли это, что учреждение не должно требовать от него письменный отчёт?

Да, Положение № 749 не содержит такого требования. Однако это не влияет на права работодателя, установленные трудовым законодательством, в частности:

  • требовать от сотрудника выполнения в командировке служебного поручения;
  • требовать представления результатов исполнения поручения (если таковые возможны). Например, подписание документов или их доставка, представление документов, свидетельствующих об обучении и т. п.;
  • привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Это следует из совокупности положений аб. 2 ч. 2 ст. 21, аб. 5 и 6 ч. 1 ст. 22, ст. 166, ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ).

Поэтому чтобы подтвердить, что задание выполнено, сотрудник может написать служебную записку и приложить к ней по возможности подтверждающие документы (или их копии).

Документооборот по новым правилам

Подведя итоги, приведём схему действий при командировках по новым правилам:

1) издание приказа (распоряжения) руководителя о направлении сотрудника в командировку;

2) подача сотрудником заявления о выдаче ему подотчётных сумм (на основании приказа);

3) фиксация выбытия сотрудника в командировку в специальном журнале, например, на основании приказа руководителя;

4) по возвращении из командировки представление сотрудником в бухгалтерию:

  • авансового отчёта и подтверждающих документов к нему – проездные билеты, квитанции за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.;
  • пояснительных записок (при необходимости).

5) окончательный расчёт по авансовому отчёту.

Практические советы

Заметим, если в силу отраслевых или иных особенностей учреждению удобнее придерживаться прежнего документооборота, оно вправе оформлять и служебные задания, и командировочные удостоверения. Для этого достаточно предусмотреть в локальном акте положение об оформлении этих документов, а также их формы (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для справки

Наличие распоряжения руководства о командировке и ведение журнала учёта работников, выбывающих в служебные командировки – по-прежнему обязательный элемент документооборота при командировках. Кроме того, необходимо вести журнал учёта работников, прибывших в учреждение из других организаций. Отсутствие этих документов может повлечь административную ответственность в виде штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
– учреждению – от 30 000 до 50 000 руб. (при повторном нарушении – от 50 000 до 70 000 руб.);
– должностных лиц – от 1000 до 5000 руб. (при повторном нарушении – от 10 000 до 20 000 руб.).

Применять можно как унифицированные формы (Т-10 и Т-10а), так и самостоятельно разработанные (например, дополнить унифицированные формы своими реквизитами или, наоборот, удалить лишние).

Если учреждение все же эти документы не оформляет, то целесообразно составлять приказ о командировке на основании служебной записки непосредственного руководителя командированного сотрудника. Особенно это актуально для крупных учреждений.

Также желательно взять за правило передавать в бухгалтерию вместо служебного задания копию приказа о направлении в командировку. Ведь в нём отражена и цель поездки, и место назначения, и период командирования. Бухгалтеру будет легче проверить авансовый отчёт.

Кроме того, как уже отмечалось выше, желательно требовать от сотрудника отчёт о проделанной работе. Так учреждение обезопасит себя от возможных претензий проверяющих о нецелевом расходовании средств на командировку. Отчёт возможен в любой форме – как в установленной локальными актами учреждения, так и в виде служебной записки.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 23.4%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.51%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.09%
  • Над налоговой отчетностью 23.4%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль