Принят новый порядок оформления первичных документов

358
 Богданова Н.
Начальник управления (банковских расчётов) федерального казённого учреждения «Единый расчётный центр Минобороны России»
Несколько лет в Минфине России находился на переработке Приказ № 173н. На обозрение общественности ведомство выкладывало на свой официальный сайт как минимум два проекта серьёзных изменений данного документа. В марте 2015 г. процесс обновления порядка документального оформления бухгалтерских операций учреждениями госсектора наконец-то подошёл к завершению. Правда, речь идёт уже не о поправленном и дополненном Приказе № 173н, а о новом Приказе № 52н. Что он собой представляет, расскажем далее.

Перечни документов и регистров

Итак, Приказом № 52н внесены изменения в содержание и порядок формирования первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта. Масштаб перемен заслуживает уважения. Серьёзно подкорректированы перечни унифицированных форм первичных учётных документов (далее – перечень документов) и регистров бухгалтерского учёта (далее – перечень регистров), а также сами формы.

Приказ № 52н применяется при формировании учётной политики организаций госсектора начиная с 2015 г.

В новом приказе изменилась структура перечня документов. Так, в класс 03 «Унифицированная система первичной учётной документации» ОКУД включено только четыре формы, одна из которых новая – Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005). Сюда вошли также Приходный кассовый ордер (ф. 0310001), Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310005).

Формы документов класса 04 «Унифицированная система банковской документации» ОКУД пополнились Инкассовым поручением (ф. 0401071).

Впервые формы документов класса 05 «Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной документации организаций государственного сектора», утверждённые постановлениями Госкомстата России, адаптированы для использования государственными (муниципальными) учреждениями. Соответственно, наиболее кардинальные изменения произошли в данном блоке. Здесь поменялись коды форм, их названия, добавлены новые документы. В частности, из перечня регистров сюда перекочевал Авансовый отчёт (ф. 0504505).

Кроме того, в класс 05 теперь включены:

  • Акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) – заменяет ряд существовавших ранее актов о приёме-передаче объектов основных средств;
  • Карточка (книга) учёта выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) –введена в связи с дополнением Инструкции № 157н забалансовым счётом 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Данное имущество регистрируется в карточке по наименованиям с отражением нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества. При возврате также указываются количество сданного имущества, дата и подписи лица, которое его приняло. Отражать индивидуальные характеристики работника, получившего матценности (размеры одежды, обуви и т. д.), не обязательно;
  • Приходный ордер на приёмку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) – данный документ, полагаем, следует использовать при заключении государственных контрактов на закупку товаров для нужд учреждения в качестве инструмента контроля над приёмкой поставленных товаров. В документе отражаются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости. При обнаружении количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых товаров сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов (далее – комиссия) составляется Акт приёмки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). На его основании контрагенту будет предъявляться претензия.

Из названия части форм ушла формулировка «объекты основных средств», вместо них появились «нефинансовые активы»; термин «автотранспортные средства» заменён на более общий «транспортные средства». Это, в частности: Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102); Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104); Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105).

Также подкорректированы названия у следующих форм:

  • Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205) – добавлено «материальных ценностей»;
  • Табель учёта использования рабочего времени (ф. 0504421) – ранее в названии формы было продолжение «и расчёта заработной платы»;
  • Бухгалтерская справка (ф. 0504833) – ранее эта форма именовалась просто «Справка».

Из перечня исключены документы, утверждённые другими актами:

Перечень регистров подвергся незначительной корректировке. Из него также исключены утверждённые другими нормативными актами формы:

Кроме того, изменены названия некоторых регистров:

  • Карточка учёта лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) (ф. 0504062);
  • Журнал регистрации бюджетных обязательств (ф. 0504064).

Методические указания

Изменения коснулись и Методических указаний по применению форм первичных учётных документов и формированию регистров бухгалтерского учёта органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (далее – Методические указания).

Связаны новации с необходимостью приведения Методических указаний в соответствие с текстом инструкций по бухгалтерскому (бюджетному) учёту (для казённых учреждений это инструкции № 157н, 162н), а также Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

В частности, теперь разрешено включать в первичный (сводный) учётный документ, сформированный на основе унифицированной формы, дополнительные реквизиты (данные). Делается это для полноты отражения в бухгалтерском учёте информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих, в т. ч. в соответствии с особенностями автоматизированной технологии обработки учётной информации. Подобная формулировка содержится в п. 7 Инструкции № 157н.

Подчеркнём, что удаление субъектами учёта отдельных реквизитов из утверждённых форм первичных документов и регистров бухучёта не допускается. В то же время форматы регистров носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены.

Как и в последней редакции Инструкции № 157н (п. 7)1, в Методических указаниях установлен приоритет составления первички и регистров в форме электронного документа. Такой документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Бумажные формы не запрещены. Они составляются в случаях:

1) отсутствия возможности формирования и хранения документов и регистров в электронном виде;

2) если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о составлении (хранении) документа исключительно на бумажном носителе.

Бывают ситуации, когда законодательством РФ или договором предусматривается обязанность экономического субъекта предоставить первичный документ (регистр бухучёта) другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе. Изготовление таких документов (регистров), т. е. копий электронных форм, осуществляется за счёт средств организации, к которой обращено соответствующее требование.

Листы регистров бухучёта, если их ведение осуществляется на бумаге, должны быть прошнурованы и пронумерованы, а их количество заверяется руководителем, главным бухгалтером и скрепляется печатью организации.

При автоматизированном учёте нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера или лицами ими уполномоченными, книга скрепляется печатью учреждения.

На практике возникает вопрос, каким распоряжением главный бухгалтер может наделить полномочиями подписания регистров иных лиц. Считаем, что для этого достаточно распоряжения руководителя организации.

Формы документов

Анализируя формы документов, отметим следующую общую тенденцию.

В заголовочной части обновленной первички кодовая зона дополнена идентификационными кодами ИНН и КПП, заменён код ОКАТО на ОКТМО.

Оформляющая часть форм документов содержит штамп с бухгалтерской записью принятия к учёту, подписи (с расшифровкой) должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского (бюджетного) учёта, подписи исполнителя, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события. Это соответствует положениям п. 3 Инструкции № 157н.

Далее пробежимся по некоторым новшествам форм.

Акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) составляется при отражении операций по приобретению, продаже, безвозмездной передаче имущества, в т. ч. объектов недвижимости.

Исходя из глобального охвата объектов (все нефинансовые активы), форма акта содержит многоплановый набор их характеристик:

  • дату изготовления (постройки, закладки, рождения, регистрации);
  • материалы, размеры и прочие сведения (в т. ч. наименование важнейших пристроек, приспособлений и принадлежностей, относящихся к основному объекту);
  • содержание драгоценных металлов (металлов, камней и т. п.) и др.

Форма состоит из трёх разделов:

1. Сведения о передаваемых объектах нефинансовых активов.

2. Краткая индивидуальная характеристика объекта(ов).

3. Сведения о принятых объектах нефинансовых активов.

Порядок применения акта устанавливает учётной политикой.

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) применяется для оформления и учёта перемещения основных средств, нематериальных активов, готовой продукции, произведённой учреждением, из одного структурного подразделения в другое, от одного материально ответственного лица другому, внутри учреждения.

Выписывается передающей стороной (подразделением-отправителем) в трёх экземплярах, подписывается ответственными лицами получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передаётся в бухгалтерию, два других – остаются у указанных материально ответственных лиц. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в Инвентарную карточку учёта нефинансовых активов (ф. 0504031).

Акт приёма-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) содержит сведения о расходах и сроках проведения работ по договору и фактически, а также об объекте основных средств.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах (для учреждения и исполнителя). Подписывается членами приёмочной комиссии или лицом, уполномоченным на приёмку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей работы.

Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом и сдаётся в бухгалтерию. Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104) составляется комиссией. Не оформляется при списании сырья, материалов, готовой продукции, произведённой учреждением.

Заполняется на один или несколько объектов по одной группе имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На недвижимость Акт (ф. 0504104) оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта.

К акту на дату его составления прикладываются копии Инвентарных карточек (ф. 0504031), в разделе 3 «Движение объекта основных средств» которых делается отметка о выбытии объекта.

Акт о списании транспортного средства (ф. 0504105) применяется при списании одного объекта.

Порядок оформления аналогичен предыдущему. Требование-накладная (ф. 0504204) применяется для учёта движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами (например, со склада на склад и т. п.).

Составляется материально ответственным лицом передающей стороны в двух экземплярах. Требование-накладная (ф. 0504204) служит также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств.

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205) применяется для учёта отпуска имущества сторонним организациям-получателям, в т. ч. с привлечением перевозчиков на основании договоров (контрактов) и других документов.

Накладная (ф. 0504205) выписывается в двух экземплярах при предъявлении представителем получателя (перевозчика) доверенности на получение материальных ценностей, заполненной в установленном законодательством порядке.

Акт приёмки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220) составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или незаинтересованной организации.

Расчётная ведомость (ф. 0504402) применяется для отражения начислений по зарплате, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, а также для отражения удержаний из сумм начислений (налогов, страховых взносов, удержаний по исполнительным листам и др.).

Выдача наличных денег производится по Платёжной ведомости (ф. 0504403) или иным документам, предусмотренным соглашениями с банками (при безналичных перечислениях).

Табель учёта использования рабочего времени (ф. 0504421) заполняется способом, определённым учётной политикой. Этот же документ устанавливает периоды заполнения и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Если в табеле обнаружатся факты неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учёте рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку или о предоставлении отпуска и пр., в т. ч. в связи с поздней подачей документов), а также выявленных ошибок, составляется корректирующий документ.

При этом в строке «Вид табеля» указывается значение «первичный» или «корректирующий». При заполнении показателя «Номер корректировки» записывается: цифра 0 – для первичного табеля; цифры, начиная с 1, согласно порядковому номеру корректирующего табеля (корректировки) за расчётный период.

Корректирующий табель служит основанием для перерасчёта зарплаты за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу её начисления. Уведомление по расчётам между бюджетами (ф. 0504817) применяется при оформлении операций по межбюджетным трансфертам, предоставляемым (получаемым) в форме субсидий, субвенций и иных трансфертов, имеющих целевое назначение, а также для подтверждения суммы неиспользованных остатков этих трансфертов, сформированных на начало финансового года и (или) восстановленных в текущем финансовом году, подтверждения потребности направления указанных средств на расходы, предусмотренные условиями предоставления трансфертов.

Порядок оформления документа серьёзно скорректирован. Участники бюджетного процесса в соответствии со своими бюджетными полномочиями формируют Уведомления (ф. 0504817) в двух экземплярах по каждому трансферту обособленно. Один экземпляр не позднее рабочего дня, следующего за днём его подписания уполномоченными лицами, направляется в адрес субъекта учёта.

Дополнительно в указанный срок финансовому органу направляются заверенные копии уведомлений в целях подтверждения:

  • сумм неиспользованных остатков трансфертов на начало финансового года и (или) восстановленных в текущем финансовом году;
  • потребности направления указанных средств на расходы, предусмотренные условиями предоставления трансфертов.

Уведомления, формируемые по результатам исполнения бюджета за отчётный финансовый год, составляются в течение первых 15 рабочих дней текущего финансового года.

Инвентарная карточка (ф. 0504031) открывается учреждением на каждый инвентарный объект нефинансовых активов, заполняется на основании первичных документов, паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации. Отражает информацию об изменении стоимости объекта и его характеристик, ограничениям по владению, пользованию, распоряжению (например, сервитут, договор доверительного управления, аренды, безвозмездного пользования, концессионное соглашение и др.).

При ведении инвентарных карточек в электронном виде указывается дата формирования её копии на бумажном носителе. Копии формируются в обязательном порядке при закрытии карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию контрольных органов, суда и прокуратуры; в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учёта. Карточка учёта материальных ценностей (ф. 0504043) впервые описывается в Методических указаниях.

Применяется для учёта в местах хранения материальных ценностей лицами, ответственными за их сохранность. Учёт ведётся по наименованиям, сортам и количеству материалов, готовой продукции, мягкого инвентаря, посуды, объектов библиотечных фондов с использованием отдельных страниц по каждому наименованию объекта.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 30.77%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.69%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 76.92%
  • Над налоговой отчетностью 7.69%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль