Как изменились формы первичных документов

441
 Кошелева Ю.А.
Эксперт ЗАО "МЦФЭР"
В последние годы законодательство в сфере бухгалтерского учета интенсивно менялось. При этом учреждения по-прежнему применяли старые формы первичных документов и регистров, которые уже не могли в полной мере отвечать современным требованиям. В марте 2015 г. работа по их усовершенствованию была закончена – вместо Приказа № 173н Минфином России принят новый Приказ № 52н. Из этого можно заключить, что объем правок был достаточно большим.

Масштабы изменений

Прежде всего, проанализируем, как изменились перечни используемых документов, и с чем это связано.

Класс 03. В перечне форм документов класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД теперь всего четыре формы по учету кассовых операций:

  • Приходный кассовый ордер (ф. 0310001);
  • Расходный кассовый ордер (ф. 0310002);
  • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310005);
  • Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005).

Ранее в этом списке были Табель учета рабочего времени (ф. 0301008), расчетная и платежная ведомости, документы по движению основных средств и материалов, путевые листы для транспортных средств различных видов.

Причина их исключения проста – с вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, перестали быть обязательными к применению (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ решение вопроса о документальном оформлении фактов хозяйственной жизни находится в компетенции экономического субъекта. При этом каждый документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Для организаций госсектора сделано исключение – формы первичных учетных документов для них устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством. Именно поэтому Минфином России был разработан новый Приказ № 52н взамен во многом устаревшего Приказа № 173н.

Кроме того, обязательными продолжают оставаться формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, например, кассовые документы.

Применяемым с 1 июня 2014 г. Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (до этой даты – Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П) предусмотрено использование перечисленных выше унифицированных форм кассовых документов. Соответственно, только они и остались в перечне форм документов класса 03 ОКУД.

Класс 04. К формам документов класса 04 «Унифицированная система банковской документации» ОКУД, которых в Приказе № 173н было две – Платежное поручение (ф. 0401060) и Объявление на взнос наличными (ф. 0402001), добавилось Инкассовое поручение (ф. 0401071).

Класс 05. Формы документов класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора» ОКУД отражают специфику деятельности учреждений. Поэтому в данном блоке произошли наиболее значительные изменения.

Здесь поменялись коды форм, их названия, добавлены новые документы (теперь их 33, а не 23, как ранее). Изменение количества форм во многом связано с тем, что часть документов класса 03 ОКУД, в частности предназначенных для отражения операций с основными средствами, доработана под потребности учреждений и перенесена в класс 05.

Разберем самые важные новшества:

Подкорректированы названия у следующих форм:

  • Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205) – добавлено «материальных ценностей»;
  • Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) – ранее в названии формы было продолжение «и расчета заработной платы»;
  • Бухгалтерская справка (ф. 0504833) – ранее эта форма именовалась просто «Справка».

Приказом № 52н не утверждены формы путевых листов транспортных средств. Следовательно, учреждение может либо как прежде пользоваться унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, либо разработать свои формы. В обоих случаях необходимо соблюдать требования приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, которым установлены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Регистры учета. Перечень регистров подвергся незначительной корректировке. В частности, как уже упоминалось, авансовый отчет из регистров был перемещен в состав первичных документов.

Кроме того, по аналогии с первичными документами учтено, что регистры, предназначенные для обобщения информации об основных средствах, в частности, инвентарные карточки, используются также и для аналитического учета объектов нематериальных и непроизведенных активов. Поэтому в названии форм слова «основные средства» заменены на «нефинансовые активы».

Указания по применению

Общие положения. Методические указания по применению форм приведены в соответствие с текстами инструкций по бухгалтерскому учету и положениями Закона № 402-ФЗ.

В частности, продублирована формулировка п. 7 Инструкции № 157н, разрешающая включать в унифицированную форму первичного (сводного) учетного документа дополнительные реквизиты (данные), чтобы обеспечить полноту отражения информации.

Удаление субъектами учета отдельных реквизитов из утвержденных форм первичных документов и регистров учета не допускается. В то же время форматы документов носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены.

Как и в Инструкции № 157н, в Методических указаниях установлен приоритет составления первичных документов и регистров в форме электронного документа. Такой документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Бумажные формы не запрещены. Они составляются в случаях:

  • отсутствия возможности формирования и хранения документов и регистров в электронном виде;
  • наличия требований о составлении (хранении) документа исключительно на бумажном носителе, установленных федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

Реквизиты. Анализируя формы документов, можно отметить следующую общую тенденцию: в заголовочной части обновленной первички кодовая зона дополнена ИНН и КПП, код ОКАТО заменен на ОКТМО.

Оформляющая часть содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского учета, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, указываются должность исполнителя, подпись (с расшифровкой), номер контактного телефона.

Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Из описания формы можно заключить, что основное ее предназначение – оформление передачи нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями):

  • при закреплении права оперативного управления;
  • передаче имущества в государственную (муниципальную) казну;
  • передаче имущества в качестве взноса в уставный капитал (имущественного взноса);
  • иных основаниях изменения правообладателя государственного (муниципального) имущества.

По сравнению с ранее применявшейся формой Акта о приемепередаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) в заголовочную часть включены сведения о виде имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). В оформляющей части теперь проставляются отметки о снятии объекта с учета отправителем и о принятии к учету получателем.

Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения Акта (ф. 0504101) при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов. Однако в общем случае для этих целей предусмотрены другие документы, в частности, Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).

Исходя из глобального охвата объектов (все нефинансовые активы), форма акта содержит многоплановый набор их характеристик:

  • дату изготовления (постройки, закладки, рождения, регистрации);
  • материалы, размеры и прочие сведения (в т. ч. наименование важнейших пристроек, приспособлений и принадлежностей, относящихся к основному объекту);
  • содержание драгоценных металлов (металлов, камней и т. п.) и др.

Форма состоит из трех разделов:

1. Сведения о передаваемых объектах нефинансовых активов. 2. Краткая индивидуальная характеристика объекта(ов). 3. Сведения о принятых объектах нефинансовых активов.

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Акт составляется комиссией по поступлению и выбытию активов. Он не предназначен для оформления списания сырья, материалов, готовой продукции, произведенной учреждением.

Заполняется на один или несколько объектов по одной группе имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). На недвижимость Акт (ф. 0504104) оформляется с указанием информации, содержащейся в кадастровом паспорте объекта.

К акту на дату его составления прикладываются копии Инвентарных карточек (ф. 0504031), в разд. 3 «Сведения о принятии к учету и выбытии объекта» которых делается отметка о выбытии имущества.

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206). Применяется для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей.

Данное имущество регистрируется в карточке по наименованиям с отражением нормы выдачи, нормативного срока использования (при наличии), количества. При возврате также указываются количество сданного имущества, дата и подписи лица, которое его приняло.

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). Составляется учреждением при поступлении материальных ценностей (в частности, основных средств, материальных запасов), в т. ч. от сторонних организаций (учреждений), и служит основанием для принятия имущества к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения. В Приходном ордере (ф. 0504207) отражаются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости.

Бухгалтерия учреждения отражает корреспонденцию счетов и оформляет отметку о принятии к учету и оприходовании материальных запасов (материальных ценностей). Очевидно, что главным предназначением этой формы является оформление поступления нефинансовых активов от поставщиков.

При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет Акт приемки материалов (ф. 0504220). Он является правовым основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421). Заполняется способом, определенным учетной политикой. В ней также устанавливаются периоды заполнения и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Если в табеле обнаружатся факты неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (в случаях представления работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку или о предоставлении отпуска и пр.), а также ошибки, составляется корректирующий документ.

При этом в строке «Вид табеля» указывается значение «первичный» или «корректирующий». При заполнении показателя «Номер корректировки» записывается: цифра 0 – для первичного табеля; цифры, начиная с 1, согласно порядковому номеру корректирующего табеля (корректировки) за расчетный период.

Корректирующий табель служит основанием для перерасчета зарплаты за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу ее начисления.

Инвентарная карточка (ф. 0504031). Открывается учреждением на каждый инвентарный объект нефинансовых активов, заполняется на основании первичных документов, паспортов заводовизготовителей, технической и иной документации.

Отражает информацию об изменении стоимости объекта и его характеристик, ограничениях по владению, пользованию, распоряжению (например, сервитут, договор доверительного управления, аренды, безвозмездного пользования, концессионное соглашение и др.).

При ведении инвентарных карточек в электронном виде указывается дата формирования ее копии на бумажном носителе. В обязательном порядке копии формируются при закрытии карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию контрольных органов, суда и прокуратуры, в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета.

Важный нюанс

Приказ № 52н применяется при формировании учетной политики организаций госсектора начиная с 2015 г. Поскольку первичные документы составляются при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания, документы, оформленные до вступления в силу Приказа № 52н, переделывать не нужно.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 40%
  • Над составлением бюджетной сметы 20%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 60%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль