Возмещение расходов, связанных с использованием имущества сотрудников

127

Вопрос

мы автономное учреждение Театр, наши работники оркестра играют на спектаклях на собственных инструментах, можем ли мы для них приобретать струны или компенсировать им затраты на приобретение как оформить проводками, может закрепить в приказе или учетной политике?

Ответ

сообщаем следующее: Да, можете (обязаны).

Использовать личное имущество сотрудника можно, выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Помимо компенсации организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение струн для инструментов).

Организация вправе предусмотреть выплату компенсации и возмещение расходов в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Также выплата может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Расчет компенсации и ее начисление представлено ниже.

При начислении компенсации и возмещение эксплуатационных расходов сделайте проводку:

Дебет 0.401.20.212 Кредит 0.302.12.000
– начислена компенсация и возмещение расходов за эксплуатацию.

При выдаче компенсаций из кассы (с лицевого счета) сделайте проводку:

Дебет 0.302.12.000 Кредит 0.201.34.000
- выдана компенсация из кассы (с лицевого счета);

Увеличение забалансового счета 18 (по коду выбытий 212)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения;

Дебет 0.302.12.000 Кредит 0.201.11.000
- перечислена компенсация с лицевого счета;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 212)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.*

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.*

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника в трудовом договоре, указав порядок и размер ее выплаты в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником личного имущества (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.* Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41),Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. В нем приведены разъяснения в отношении компенсации за использование личного транспорта, но их можно распространить на компенсацию иного имущества сотрудников (ст. 188 ТК РФ).

Главбух советует: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:*

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества = Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей × Ежемесячная норма амортизации (в %)

Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации*

Сотрудник ЗАО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.

По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. × 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. × 2,7027% = 1243 руб.

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.* За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140). Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Форма: Приказ о назначении компенсации за использование имущества сотрудника (компьютера)

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 9
о назначении компенсации за пользование личным имуществом сотрудников

г. Москва 14.03.2014

Приказываю с 19 марта 2014 года менеджеру Кондратьеву Александру Сергеевичу назначить
денежную компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.*

В соответствии с Классификацией основных средств, утвержденной постановлением
Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 (расчет прилагается), установить размер компенсации в сумме 896 (Восемьсот девяносто шесть) руб. в месяц.

Основание: пункт 9 трудового договора от 14 марта 2014 г. № 20.

Генеральный директор А.В. Львов

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

3. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 23.12.2010 № 183Н

Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению

Счет 020111000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства"


73. Операции по выбытию денежных средств с лицевых счетов автономного учреждения оформляются на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к Выписке из лицевого счета автономного учреждения, следующими бухгалтерскими записями:

перечисление денежных средств в оплату поставленных (изготовленных) материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ, в соответствии с заключенными государственными (муниципальными) договорами на нужды автономного учреждения, а также перечисление средств иным кредиторам, в том числе работникам учреждения, по принятым в отношении их денежным обязательствам, отражается по кредиту счета 020111000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211000-030213000,* 030221000-030226000, 030231000-030234000, 030241000, 030242000, 030252000, 030253000, 030262000, 030263000, 030273000, 030275000, 030291000);

Счет 020134000 "Касса"

88. Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы автономного учреждения на основании Расходных кассовых ордеров (ф.0310002), оформляются следующими бухгалтерскими записями:

выдача из кассы автономного учреждения заработной платы, прочих выплат, стипендий, пенсий, пособий и иных социальных выплат, а также вознаграждений лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, отражается на основании Платежной ведомости (ф.0504403) (Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401), Расходного кассового ордера (ф.0310002) по кредиту счета 020134000 "Касса" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211000-030213000,* 030221000-030226000, 030231000, 030232000, 030234000, 030262000, 030263000, 030291000);

Счет 040110000 "Доходы текущего финансового года",

Счет 040120000 "Расходы текущего финансового года"

181. Операции с расходами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

начисление расходов автономного учреждения, источником финансового обеспечения которых являлись субсидии на иные цели (пожертвования, гранты) с отнесением на финансовый результат текущего финансового года отражается на основании первичных (сводных) учетных документов по соответствующим операциям и объектам учета по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040120200 "Расходы хозяйствующего субъекта" (040120211-040120213,* 040120221-040120226, 040120231, 040120232, 040120262, 040120263, 040120271-040120273, 040120290) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счетов 010000000 "Нефинансовые активы" 010100000 "Основные средства" (010121000-010128000, 010131000-010138000), в части объектов основных средств, стоимостью до 3000 рублей включительно, введенных в эксплуатацию; 010400000 "Амортизация" (010411000-010413000, 010415000, 010418000, 010421000-010428000, 010428000, 010431000-010438000, 010439000); 010500000 "Материальные запасы" (010521000-010526000, 010531000-010536000), 010980000 "Общехозяйственные расходы"; 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812000, 020821000, 020822000, 020862000, 020863000, 020891000), 021001000 "Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам", в части НДС уплаченного учреждением, невозмещаемого из бюджета; 030100000 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" (030114000, 030124000, 030144000); 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211000-030213000,* 030221000-030226000, 030262000, 030263000, 030291000); 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030302000, 030305000, 030306000-030308000, 030310000-030313000);

4. Ситуация: Отнесение расходов на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ

Внимание! Таблица подготовлена с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 16 декабря 2014 г. № 150н.

 

Вид расходов Статья (подстатья) КОСГУ Подтверждающие документы
Компенсация за использование личного транспорта для служебных целей* Подстатья 212 «Прочие выплаты»* Раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н

23.01.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// budget.1gl.ru/#/hotline/rules/



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль