Положение о архивации баз данных в программном обеспечении

132

Вопрос

Каким докуменетом можно закрепить обязанность ежедневно архивировать базу данных 1с? После потери информации на жестких дисках (создание виртуальных дисков, перенос базы данных на диски с меньшим обемом памяти, отсутствие создания резервных копий и т.д. службой програмного обеспечения) бухгалтерии пришлось восстанавливать потерянные данные с бумажных носитетелей в течение 2014г. за период работы в 2013г. Наказания за случившееся никто не понес. Возникают естественные опасения за повторение ситуации. Подскажите пожалуйста как быть в такой ситуации, и если можно- примеры документов (положения, приказы). С уважением - главный бухгалтер Упит В.И.

Ответ

сообщаем следующее: Учреждение вправе составить и утвердить соответствующее положение. Например, Положение о формах и порядке формирования регистров бухучета, первичных документов и порядке их архивации (электронной).

В Положении дополнительно можно указать следующее:

«Учет в учреждении осуществляется по журнальной форме бухгалтерского учета с элементами
автоматизации программы «1С: Бухгалтерия». Организовать повторное сохранение информации (дублирование), отраженной в программе «1С: Бухгалтерия» на ежедневной основе. Возложить организацию архивации баз данных на соответствующий отдел».

Либо разработать отдельное Положение, регламентирующее сохранение данных на внешних носителях.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Справочник:Положение о формах и порядке формирования регистров бухучета, первичных документов и порядке их архивации

Государственное учреждение научно-исследовательский институт «Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование учреждения

 

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель учреждения
А.В. Львов
25.01.2013

 

ПОЛОЖЕНИЕ
о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета,
первичных документов и порядке архивации

г. Москва 25.01.2013

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Все операции, проводимые учреждением, оформляются первичными документами в
соответствии с требованиями Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Инструкции к Единому
плану счетов № 157н.

1.2. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает
руководитель учреждения по согласованию с главным бухгалтером.

1.3. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами,
подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными
лицами.

1.4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если
это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

1.5. Первичные учетные документы, а также регистры бухучета формируются на русском языке с
применением кодов (сокращений), установленных обычаями делопроизводства в учреждении.

1.6. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в
установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся
в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

1.7. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные
первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с
участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц,
которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

1.8. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета производится в порядке,
предусмотренном Инструкцией к Единому плану счетов № 157н, только при разрешении главного
бухгалтера.

1.9. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях
на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

1.10. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных
носителях информации.

1.11. При изъятии первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета органами
дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и
органами внутренних дел на основании их постановлений главный бухгалтер учреждения с
разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, обязан
обеспечить формирование реестра изъятых документов с указанием основания и даты изъятия, а
также с приложением копий таковых.

1.12. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к
соответствующим журналам операций (регистрам бухгалтерского учета), должны быть подобраны
в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов
брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует
указать: наименование учреждения; название и порядковый номер папки (дела); отчетный
период – год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в
папке (деле).

1.13. Способ хранения регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов должен
обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений, утере целостности информации в
них и сохранности самих документов.

1.14. Выполнение соответствующих требований к хранению документов осуществляет лицо,
ответственное за их формирование, до момента их сдачи в бухгалтерскую службу учреждения, а
после сдачи в бухгалтерию – главный бухгалтер или лицо, им назначенное.

1.15. В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов и регистров
бухгалтерского учета руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию
причин их пропажи или уничтожения.

1.16. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители
следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

1.17. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем
учреждения. Копия акта направляется в вышестоящее учреждение.

2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

2.1. Хозяйственные операции отражаются в бухучете на основании оправдательных документов
(первичных учетных документов).

2.2. Для ведения бухгалтерского учета применяются унифицированные формы первичных
документов класса 03 и 05 ОКУД, а также формы документов по перечню, утвержденному в
учреждении.

2.3. Перечень форм регистров бухгалтерского учета и порядок их формирования устанавливается
соответственно приказами Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, от 15 декабря 2010 г. №
173н.

2.4. Представление документов в бухгалтерскую службу осуществляется по графику
документооборота учреждения.

2.5. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и
представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех
работников учреждения.

2.6. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые
обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

2.7. Документы бухучета формируются раздельно по каждому источнику финансирования.

2.8. Нумерация первичных учетных документов осуществляется сплошным порядком в течение
финансового года. Структура номера учетного документа может содержать отличительные
признаки (коды) в разрезе видов деятельности учреждения, коды источников финансирования,
коды подразделений (в т. ч. обособленных).

2.9. Нумерация платежных первичных документов осуществляется сплошным порядком по всем
источникам финансирования учреждения.

3. ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Первичные учетные документы, принимаемые к учету, формируются по унифицированным
формам первичных документов, установленным приложением 3 и 4 к приказу Минфина России от
15 декабря 2010 г. № 173н, а также формам документов, установленным для внутренней
бухгалтерской отчетности в учреждении.

3.2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по установленной
форме, с обязательным отражением в них всех предусмотренных порядком их ведения реквизитов.

3.3. Для оформления финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые
формы первичных учетных документов, учреждением самостоятельно разрабатываются
необходимые формы документов. Право разработки указанных документов закрепляется за
главным бухгалтером, который доводит порядок их заполнения до соответствующих
ответственных лиц и устанавливает сроки их представления в бухгалтерскую службу учреждения.

3.4. Перечень типовых форм с указанием основных и дополнительных реквизитов, используемых
в учреждении, устанавливается Положением о формах и порядке формирования регистров
бухгалтерского учета, первичных документов и порядка их архивации.

3.5. Состав дополнительных форм и порядок их оформления устанавливается распоряжениями
главного бухгалтера по бухгалтерской службе.

4. ОФОРМЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ РЕГИСТРОВ

4.1. Учет в учреждении осуществляется по журнальной форме бухгалтерского учета с элементами
автоматизации программы «1С: Бухгалтерия».

4.2. Выходные формы по бухгалтерским регистрам на бумажных носителях, подготовленные с
применением системы автоматизированной обработки данных могут иметь отличия от
установленных нормативными документами форм, при условии, что они содержат
соответствующие обязательные реквизиты и показатели.*

4.3. При формировании перечня форм регистров бухгалтерского учета и порядка их ведения
(в т. ч. относительно порядка создания архива бухгалтерских документов) учреждение
руководствуется нормами, предусмотренными приказами Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, от 15 декабря 2010 г. № 173н.

4.4. Бухгалтерский учет осуществляется по следующим журналам операций:
Журнал № 1 операций по счету «Касса»;
Журнал № 2 операций с безналичными денежными средствами;
Журнал № 3 операций расчетов с подотчетными лицами;
Журнал № 4 операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
Журнал № 5 операций расчетов с дебиторами по доходам;
Журнал № 6 операций расчетов по оплате труда;
Журнал № 7 операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
Журнал № 8 по прочим операциям;

Журнал № 9 по санкционированию;
Главная книга.

4.5. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера
операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

4.6. Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим
журнал операций.

4.7. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в
Главную книгу.

4.8. Главная книга формируется:
– раздельно по каждому источнику финансирования;
– единой (консолидированной) по всем источникам финансирования.

5. ПОРЯДОК АРХИВАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Для хранения в учреждении законченных делопроизводством документов создается архив.

В архив передаются:

  • дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;
  • документы по личному составу;
  • документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
  • справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т. п.).

5.2. Под архив выделяется помещение, отвечающее требованиям обеспечения сохранности
документов, а также соответствующее оборудование.

5.3. Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом
руководителя. Заведующий архивом несет ответственность за состояние работы архива и
выполнение возложенных на него функций.

5.4. В своей работе архив руководствуется законодательными актами России по архивному делу,
нормативно-методическими документами Росархива, приказами и указаниями руководства
учреждения и настоящим положением.

5.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения или структурного
подразделения, в состав которого входит архив.

5.6. Архив выполняет следующие функции:

  • принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в
    деятельности учреждения документы, обработанные в соответствии с действующими
    правилами;
  • организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов
    постоянного хранения и по личному составу;
  • осуществляет учет по номенклатурам дел находящихся в структурных подразделениях (у
    исполнителей) документов временного хранения;
  • обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
  • создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве
    делам и документам;
  • организует использование хранящихся в архиве документов;
  • информирует руководство и сотрудников учреждения о составе и содержании документов
    архива;
  • выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для
    использования в практических и других целях;
  • исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим
    вопросам социально-правового характера;
  • ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за их
    своевременным возвращением в хранилище;
  • проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
  • оказывает методическую помощь службе делопроизводства учреждения в составлении
    номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в
    делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив учреждения;
  • в случае заключения с соответствующим учреждением Росархива договора о передаче на
    государственное хранение документов учреждения обеспечивает подготовку этих
    документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на
    утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения.

5.7. В целях выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

  • контролировать соблюдение в учреждении и в его структурных подразделениях
    установленных правил работы с документами, обеспечения их сохранности, качества
    отбора и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
  • вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения, направленные на
    улучшение в структурных подразделениях работы по оформлению документов,
    формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;
  • представлять в установленном порядке заявки на обеспечение архива необходимым
    оборудованием и материалами, проведение ремонтных работ и т. п.;
  • участвовать в организуемых учреждениями Росархива мероприятиях по повышению
    квалификации сотрудников ведомственных архивов и делопроизводственных служб,
    учреждений и предприятий.

26.01.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль