Подпись документов, которые связаны с движением денежных средств

117

Вопрос

Доброго времени суток!В администрации города издано распоряжение, согласно которого первый заместитель главы администрации назначен лицом ответственным за выполнение условий муниципального контракта, в части выполнения администрацией обязанностей, возложенных на администрацию муниципальным контрактом. Этим же распоряжением первому заместителю предоставлены полномочия на подписание от имени администрации всех необходимых документов.обеспечивающих выполнение условий контракта, в соответствии с предоставленной доверенностью. Согласно доверенности первому заместителю предоставляется право на осуществление всех мероприятий по взаимодействию с подрядчиком, в том числе получать документы, запрашивать их, предоставлять их на рассмотрение, подписывать и утверждать документацию, обеспечивающую выполнение условий названного муниципального контракта.Уставом муниципального образования предусмотрено, что в случае временного отсутствия главы муниципального образования или невозможности исполнения им своих полномочий, его полномочия исполняет первый заместитель главы администрации города Куйбышева либо заместитель главы администрации города Куйбышева в соответствии с правовым актом администрации города Куйбышева.Так же на первый заместитель имеет право подписи платёжных и иных документов при совершении операций по лицевому счёту администрации города – все необходимые документы оформлены, в том числе и ЭЦП.Имеет ли право первый заместитель главы администрации при вышеперечисленных условиях подписывать платёжные документы на перечисление денежных средств по указанному выше муниципальному контракту в период нахождения главы администрации на рабочем месте, или право подписи платёжных документов при любых условиях остаётся за главой, если он не отсутствует?

Ответ

сообщаем следующее: Частью 3 статьи 7, частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н установлено, что документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными руководителем лицами. Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, руководитель учреждения должен утвердить своим приказом. В соответствии с подпунктом "в" пункта 15 Приказа Казначейства России от 29.12.2012 № 24н "О Порядке открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства" карточка образцов подписей подписывается руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) учреждения. Право первой подписи принадлежит руководителю учреждения и (или) иным уполномоченным им лицам. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру и (или) лицам, уполномоченным руководителем учреждения на ведение бухгалтерского учета.

Поэтому, если локальными актами Администрации города установлено право подписи первым заместителем главы администрации платёжных и иных документов при совершении операций по лицевому счёту администрации города при любых условиях, а не только в период отсутствия главы администрации на рабочем месте, то первый заместитель имеет право подписывать платёжные документы на перечисление денежных средств по указанному выше муниципальному контракту даже в период нахождения главы администрации на рабочем месте.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. ПРИКАЗ КАЗНАЧЕЙСТВА РОССИИ ОТ 29.12.2012 № 24Н

О Порядке открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства (с изменениями на 12 сентября 2013 года) (редакция, действующая с 1 января 2014 года)

15. Карточка образцов подписей оформляется и представляется клиентом с учетом следующих особенностей:*

а) Карточка образцов подписей представляется клиентом в орган Федерального казначейства в одном экземпляре;

б) в зависимости от условий размещения структурных подразделений органа Федерального казначейства клиентом по требованию органа Федерального казначейства представляются дополнительные экземпляры Карточки образцов подписей. Дополнительные экземпляры Карточки образцов подписей заверяются главным бухгалтером органа Федерального казначейства (уполномоченным руководителем лицом) после сличения с заверенным в соответствии с пунктами 4692.194.594.2596 и 114 настоящего Порядка экземпляром Карточки образцов подписей;

в) Карточка образцов подписей подписывается руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами) клиента, которому открывается лицевой счет. Право первой подписи принадлежит руководителю клиента и (или) иным уполномоченным им лицам. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру и (или) лицам, уполномоченным руководителем клиента на ведение бухгалтерского учета;

г) если в штате клиента нет должности главного бухгалтера (другого должностного лица, выполняющего его функции), Карточка образцов подписей представляется за подписью только руководителя (уполномоченного им лица). В графе "Фамилия, имя, отчество" вместо указания лица, наделенного правом второй подписи, делается запись "бухгалтерский работник в штате не предусмотрен", в соответствии с которой расчетные, платежные и иные документы, представленные в орган Федерального казначейства, считаются действительными при наличии на них одной первой подписи;*

2. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель учреждения своим приказом.

Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными руководителем лицами. Такие правила установлены в части 3 статьи 7, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

Электронные документы

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная подпись (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Требования к электронной подписи предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует учреждение, будет зависеть юридическая сила документа.

Так, первичные документы, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не признают равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.

Напротив, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью документы приравнивают к собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.

Приказом ФНС России от 21 марта 2012 г. № ММВ-7-6/172 утверждены рекомендованные электронные форматы отдельных документов (накладной по форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг)), которые могут быть использованы учреждениями как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.

Если законодательством России или договором предусмотрено представление первичного документа контрагенту или в госорган (например, в налоговую инспекцию) на бумажном носителе, учреждение обязано за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп.7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Если учреждение решило оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике. В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
– перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
– список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;*
– способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. ИНСТРУКЦИЯ ЦБ РФ ОТ 30.05.2014 № 153-И

Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов

7.5. В карточке, представляемой клиентом - физическим лицом, индивидуальным предпринимателем, физическим лицом, занимающимся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, указывается лицо (лица), наделенное (наделенные) правом подписи. Право подписи принадлежит клиенту - физическому лицу, индивидуальному предпринимателю, физическому лицу, занимающемуся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой. Право подписи может принадлежать физическим лицам на основании соответствующей доверенности, выданной в случаях и в порядке, установленных законодательством Российской Федерации, физическим лицом, индивидуальным предпринимателем, физическим лицом, занимающимся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой.

В карточке, представляемой клиентом - юридическим лицом, указывается лицо (лица), наделенное (наделенные) правом подписи. Право подписи принадлежит единоличному исполнительному органу клиента - юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным сотрудникам (работникам), наделенным правом подписи клиентом - юридическим лицом, в том числе на основании распорядительного акта, доверенности.*

28.01.2015г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// budget.1gl.ru/#/hotline/rules/



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль