Делопроизводство в кадровой службе

139

Вопрос

в учреждении возникла ситуация, специалист по кадрам отказывается оформлять приказы на установление сотрудникам стимулирующих выплат (выплаты за интенсивность и высокие результаты работы, премиальные выплаты по итогам работы). Вопрос: кто выполняет работу, связанную с оформлением и хранением приказов связанных с установлением стимулирующих выплат: выплаты за интенсивность и высокие результаты работы, премиальные выплаты по итогам работы?

Ответ

сообщаем следующее: Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения.

К распорядительным документам относятся:
– приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
– документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Таким образом приказы об установлении надбавок должен формировать специалист отдела кадров.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать документооборот в кадровой службе

Виды документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
организационные;
распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
информационно-справочные.

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения.* В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:
штатное расписание;
– коллективный договор;
– положения и инструкции (Положение об оплате труда, положение о премировании, должностные инструкции);
– правила (Правила трудового распорядка).

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:
– приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
– документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).*

Подготовка организационных и распорядительных документов

Унифицированные формы некоторых организационных и распорядительных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Организация госсектора может по собственному выбору:

  • использовать унифицированную форму документа;
  • применять самостоятельно разработанную форму.

Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.*

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет.* Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Информационно-справочные документы

Документооборот информационно-справочных документов складывается из трех частей (документопотоков).

Во-первых, входящая документация:
– указания вышестоящих организаций;
– отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
– письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
– заявки, жалобы, предложения граждан.

Во-вторых, исходящая документация:
– ответы на входящие запросы;
– инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

В-третьих, внутренняя документация:
– внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
– другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:
– прием;
– сортировка;
– рассмотрение руководством;
– направление исполнителям.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

28.01.2015г.

С уважением,

Галина Халтурина, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// budget.1gl.ru/#/hotline/rules/



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 40%
  • Над составлением бюджетной сметы 20%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 60%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль