Подписи кассовых документов во время отсутствия уполномоченных лиц

1101

Вопрос

подскажите пожалуйста является ли нарушение и если да то почему, когда кассир организации уходит в декретный отпуск с последующим до 1,5 лет, а документы кассовые подписывает в течение всего периода,т.е. с момента ухода.Спасибо

Ответ

сообщаем следующее: Ответ о наличии нарушений зависит от того, осуществлял ли фактически работник трудовую деятельность во время декретного отпуска или нет.

Кассовые документы должны быть подписаны кассиром, который фактически осуществляет операции с денежной наличностью и несет за это материальную ответственность. Если фактически работник находился в отпуске по беременности и родам (а затем в отпуске по уходу за ребенком), то имеет место фальсификация документов, где один работник выдавал денежные средства, а подпись ставил другой. Это является нарушением порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, за которое предусмотрена административная ответственность на основании п. 15.1 КоАП в виде наложения штрафа на юридическое лицо от 40 000 до 50 000 руб. и должностное лицо в сумме от 4000 до 5000 руб.

Если же имело место привлечение работника к работе в период декретного отпуска, то данный работник утрачивает право на получение пособия по беременности и родам, но нарушений в таком случае не будет. Кроме того, в период отпуска по уходу за ребенком работник также может работать на условиях неполного рабочего времени.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходный кассовый ордер

При получении денег в кассу нужно составить приходный кассовый ордер по форме № 0310001 (КО-1) (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ создается в одном экземпляре.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте человеку, внесшему деньги.

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата по договору № 123 от 12 сентября 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан кассиром, а кроме него также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого сотрудника. Кандидатура уполномоченного сотрудника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписывает он сам. Такие правила установлены пунктами 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Расходный кассовый ордер

Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № 0310002 (КО-2) (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ составляется в одном экземпляре.

Если деньги выдаются сотруднику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления, составленного в произвольном виде.

По строке расходного кассового ордера «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «возмещение перерасхода по авансовому отчету № 321 от 2 июня 2014 г.».

По строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Порядок заполнения расходного кассового ордера установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Исправления в кассовые документы вносить нельзя (п. 10 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У

Ситуация: обязательно ли ставить подпись руководителя организации на расходном кассовом ордере, если есть подписи бухгалтера и кассира

Обязательно, но не всегда. Подпись руководителя не нужна, если таковая уже есть на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах.

Действительно, среди реквизитов расходного кассового ордера, который составляют при выдаче денег из кассы, отведено место для трех подписей: главного бухгалтера (или просто бухгалтера), кассира и руководителя организации. И в пункте 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, а также в указаниях по заполнению этой формы прямо сказано, что денежные документы (расходный кассовый ордер) подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Но в то же время в абзаце 3 пункта 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, что принимать к учету нельзя только те денежные документы, которые не подписаны главным бухгалтером (уполномоченным им сотрудником). Про отсутствие подписи руководителя указаний нет. Поэтому в исключительных случаях к учету можно принимать расходники, на которых нет подписи руководителя. Но с условием, что на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и т. д.) уже есть разрешительная надпись руководителя. При таких обстоятельствах подпись директора на самом кассовом ордере необязательна, ведь из прилагаемых документов будет видно, что руководитель разрешил выдачу денег.

Важное уточнение: если в организации нет бухгалтера, то руководитель должен визировать расходный документ в любом случае. Даже когда свою подпись он поставил на приложениях к кассовому ордеру. Это следует из пункта 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В то же время руководитель может предоставить право подписи документов, в том числе кассовых, одному из сотрудников организации. Например, на время своего отсутствия. Для этого достаточно оформить доверенность (ст. 186 ГК РФ).

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен пунктами 6.16.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

1. Кассир проверяет:

  • наличие необходимых подписей и их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие суммы цифрами сумме прописью;
  • наличие документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;
  • соответствие фамилии, имени, отчества в расходном кассовом ордере данным предъявленного получателем денег документа, удостоверяющего его личность.

2. Кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный ордер получателю для заполнения.

3. Получатель в расходном кассовом ордере указывает получаемую сумму денег (количество рублей прописью, копейки цифрами), ставит дату и подпись.

4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.

6. Кассир подписывает расходный ордер.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность (п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выдаются по доверенности, нужно проверить:
– соответствие Ф. И. О. получателя, указанных в расходном кассовом ордере, данным из доверенности;
– соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере Ф. И. О. доверенного лица информации в документе, удостоверяющем его личность.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Справочники: Административная ответственность за нарушения законодательства о налогах и сборах

Вид правонарушения Статья КоАП РФ Ответственность, возлагаемая на организацию Ответственность, возлагаемая на должностное лицо
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций 15.1 Штраф в размере от 40 000 до 50 000 руб. Штраф в размере от 4000 до 5000 руб.

3. Рекомендация: Нужно ли выплачивать пособие по беременности и родам сотруднице, если она продолжает трудиться в организации во время декретного отпуска

Нет, не нужно.

Если сотрудница работает во время декретного отпуска, то за это время пособие по беременности и родам ей не выплачивайте.

Если она работала только часть декретного отпуска, пособие выплатите за то время, которое сотрудница фактически находилась в отпуске, то есть не работала. При этом декретный отпуск не продлевается на количество дней, в которые сотрудница работала вместо отпуска. Например, если она проработала все 70 дней дородовой части отпуска, то послеродовая часть не будет увеличена и все равно составит 70 дней.

Такой порядок разъяснен в письме ФСС России от 8 октября 2004 г. № 02-10/11-6671 и подтвержден решением Верховного суда РФ от 14 ноября 2012 г. № АКПИ12-1204.

Пример заключения гражданско-правового договора с сотрудницей, оформившей декретный отпуск

А.В. Дежнева ежемесячно получает зарплату 15 000 руб.

Она представила в бухгалтерию больничный листок, подтверждающий ее право на декретный отпуск с 15 января по 3 июня 2015 года. По закону Дежневой положено 140 календарных дней отпуска.

Однако в период с 15 января по 14 февраля (в рабочие дни) сотрудница планирует работать. В связи с чем фактически собирается в декретный отпуск с 15 февраля по 3 июня 2015 года (39 дней до родов и 70 после них).

В таких условиях Дежневой полагается пособие за 109 календарных дней.

Однако организация решила выдать ей пособие за все 140 календарных дней.

Для этого сотрудница написала заявление о предоставлении ей декретного отпуска с 15 января по 3 июня 2015 года. А чтобы оплатить работу Дежневой с 15 января по 14 февраля, организация заключила с ней договор подряда. Вознаграждение по договору составило 15 000 руб.

Таким образом, Дежнева получит пособие за 140 календарных дней, а также вознаграждение в размере месячного оклада.

Из рекомендации «Кому положено пособие по беременности и родам»

Галина Орлова, внештатный консультант ФСС России

08.02.2015г.

С уважением,

Лидия Меркутова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль