Использование личного автотранспорта в служебных целях

93

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, на основании каких документов бюджетному учреждению произвести оплату своему сотруднику за использование личного автотранспорта в служебных целях? Спасибо!

Ответ

сообщаем следующее: Используемый личный автомобиль должен быть непосредственно связан с функциональными обязанностями сотрудника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре. Так, компенсация за использование личной машины выплачивается, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Но при этом обязательно наличие документов, подтверждающих, что расходы сделаны сотрудником именно в служебных целях (путевые листы с отметками пунктов назначения, служебные задания с отметками их исполнения и др.). Расчеты с сотрудником, автомобиль которого используется в интересах учреждения, могут совершаться посредством начисления и выплаты компенсации или заключения договора аренды.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Компенсацию сотруднику за личное имущество нужно прописать в соглашении

Арбитры считают, что если сотрудник использует личное имущество в интересах работодателя, то начисляемая ему за это компенсация не облагается взносами в размере, определяемом соглашением*. О том, как оформить такие выплаты, – расскажем.

* Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 декабря 2014 г. № 13АП-25449/2014.

Что можно использовать

На практике довольно часто возникают ситуации, когда работники используют свое личное имущество в служебных целях.* Например, когда у учреждения недостаточно собственных средств для приобретения определенных инструментов, оборудования или иных технических материалов.

Кроме того, если сотрудник работает дома, он может использовать свой компьютер, принтер, сканер, факс, сотовый телефон, ездить по поручениям на собственном автомобиле или ином транспорте. Для образовательных учреждений самый часто встречающийся пример – педагог, который приходит к детям, обучающимся на дому, и использует, например, свой личный планшет или ноутбук.

При этом используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре. Так, компенсация за использование личной машины выплачивается, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями,* а за использование мобильного телефона – при частых переговорах с клиентами.

ФСС России в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 также напомнил, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Но при этом обязательно наличие документов, подтверждающих, что расходы сделаны работником именно в служебных целях.*

Документальное оформление

Расчеты с работниками, личное имущество которых используется в интересах учреждения, могут совершаться посредством:

  • начисления и выплаты компенсации;
  • заключения договора аренды или договора безвозмездного пользования.*

Заключаем соглашение

Статья 188 Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение расходов, связанных с использованием, износом (амортизацией) личного имущества работника в служебных целях.

Для реализации права на такую компенсацию должны соблюдаться следующие условия:

  • получено согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника;
  • заключено допсоглашение к трудовому договору об установлении размера и порядка выплаты компенсации.*

В таком документе нужно отразить:

  • наименование личного имущества;
  • характеристики, отличительные признаки имущества (например, марку автомобиля, компьютера, мобильного телефона, год его выпуска, серийный номер и др.);
  • состояние имущества, стоимость на момент заключения соглашения, а также условия обслуживания;
  • порядок, размер и сроки выплаты компенсации (по причине износа имущества в процессе его использования);
  • порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества, и подтверждения таких расходов;
  • основания права собственности на имущество (если это возможно) (например, договор купли-продажи, товарный чек).

Если же решение об использовании имущества сотрудника в рабочих целях принимается при его трудоустройстве в учреждение, то прописать выплату и размер компенсации можно в отдельном пункте трудового договора при его заключении.*

Стороны трудового договора вправе договориться между собой о выплате компенсации в любом размере. Ведь в данном случае трудовым законодательством ограничения не установлены.*

Отметим, что имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться им по доверенности.*

Договор аренды

Учреждение может заключить с работником договор аренды его имущества (ст. 606 Гражданского кодекса РФ). Но, согласно пункту 1 статьи 609 Гражданского кодекса РФ, обязательно в письменной форме.*

При заключении договора аренды имущество предоставляется работодателю за плату во временное владение и пользование или просто во временное пользование.

В договоре нужно указать: объект арендуемого имущества, его характеристики и порядок использования; права и обязанности сторон, предусмотренные статьей 606 Гражданского кодекса РФ; срок аренды; порядок, условия и сроки внесения арендной платы, ее размер.*

Если в договоре не будет прописано, что имущество передается во временное владение и (или) пользование работодателя за определенную плату, то он может быть квалифицирован как договор другого вида. В соответствии с пунктом 2 статьи 616 Гражданского кодекса РФ работодатель, являющийся арендатором, обязан (если иное не установлено законом или договором аренды):

  • поддерживать имущество в исправном состоянии;
  • производить за свой счет его текущий ремонт;
  • нести расходы на содержание имущества.

Возможны два варианта аренды транспортного средства: с экипажем и без него. И в зависимости от выбора будет установлена компенсационная выплата.

Договор безвозмездного пользования

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона (в данном случае – работник) передает имущество в безвозмездное пользование другой стороне (работодателю). В свою очередь работодатель обязуется вернуть имущество в том состоянии, в котором он его получил с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.*

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация, выплачиваемая сотруднику за использование личного имущества, не подлежит обложению страховыми взносами в ФСС России и на травматизм. Такое разъяснение дали специалисты фонда в письме № 14-03-11/08-13985.*

Однако чиновники Минтруда России полагают, что если сотрудник для работы использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то на выплаченную ему компенсацию, проведенную в учете, учреждение обязано начислить страховые взносы* (письмо от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92). Они обосновывают это следующим. Транспортное средство, управляемое работником по доверенности, не является его личным имуществом. А возмещать сотруднику расходы на чужое имущество работодатель не обязан. Поэтому такое возмещение не может считаться компенсацией, выплачиваемой в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Однако у арбитров по этому вопросу иная точка зрения.* Так, определением ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14 подтверждено, что сумма компенсации за использование транспорта, которым работник управляет по доверенности, не должна включаться в базу для начисления взносов.

Учтите: руководствоваться арбитражной практикой в данном случае рискованно. Скорее всего, свою позицию придется отстаивать в суде.*

Зато с суммы арендной платы за личное имущество взносы уплачивать точно не нужно.* Так как к объекту обложения взносами не относятся выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности (или иных вещных прав на имущество), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

По общему правилу, предусмотренному пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, с компенсации за использование работником личного имущества на службе НДФЛ не удерживается. С этим согласился и Минфин России в письме от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996. Но сделать это можно лишь в пределах норм. Правда, утверждены они Правительством РФ только для личных легковых автомобилей и мотоциклов (постановление от 8 февраля 2002 г. № 92).*

Важно запомнить
Учреждение обязано выплачивать компенсацию, только если использует имущество сотрудника в своих интересах. Конкретный размер такой компенсации определяется соглашением.*

А.С. Мамонтов

юрист

Журнал «Учет в сфере образования», № 2, февраль 2015

13.02.2015 г.

С уважением,

Наталья Кузнецова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом Горячей линии «Система Главбух».

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules/?step=4



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль