Взносы на компенсацию расходов на наем жилья в командировке, если расходы не подтверждены документально

1299

Вопрос

уважаемые эксперты! Были на семинаре, услышали новость, что с этого года облагаются страховыми взносами в ПФР 12,00 руб./сутки, которые выплачиваются командированному лицу в случае не предоставления документов за проживание.Сразу напрашивается вопрос, а взносами в ФСС, ТФОМС? Удерживается ли НДФЛ? Спасибо.

Ответ

сообщаем следующее: По правилам компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством

Так, при отсутствии первичных документов (при командировках по России) норма расходов по найму жилья составляет 12 руб. в день.

Если сотруднику возмещают расходы по найму жилья компенсированы в пределах норм (12 рублей), установленных законодательством, данные суммы не учитываются при расчете:

Если в Вашем учреждении принято решение (закрепив его в правовых актах учреждения: приказе, учетной политике и др.) о том, что в случаях, когда сотрудник живет у частников, ему возмещают расходы в большей сумме. Тогда страховыми взносами не облагайте только сумму расходов в пределах норм, установленных законодательством, а на всю остальную сумму страховые взносы начисляйте.

Норма компенсации по найму жилья не подтвержденная документально, с которой не удерживается НДФЛ

700 руб. за день нахождения в командировке в России;

2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке

Если компенсация в Вашем учреждении установлена выше данных норм, НДФЛ удержите со всей остальной суммы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Нужно ли начислить страховые взносы на компенсацию расходов на наем жилья в командировке, если расходы не подтверждены документально

По правилам компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗп. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Эти нормы утверждаются:

Об этом сказано в частях 23 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Однако при ответе на этот вопрос нужно исходить из того, почему сотрудник не предоставил подтверждающие документы. Ниже рассмотрим два возможных случая и как при этом действовать бухгалтеру.

1. Командированный сотрудник может потерять первичные документы (квитанции, акты оказанных услуг), полученные в месте проживания

Бухгалтеру следует использовать все возможные способы для восстановления документов. Для этого можно обратиться в гостиницу, где проживал сотрудник, по телефону или по электронной почте, и попросить выслать дубликат первичного документа. Это связано с тем, что в статье 168 Трудового кодекса РФ под понятием «возмещение расходов» подразумевается, что нужно компенсировать сотруднику понесенные им расходы. А без подтверждающих (первичных) документов сумму возмещения установить затруднительно.

И даже если руководитель распорядится выплатить сотруднику названную им сумму без документов, то при проверках это может вызвать вопросы и будет отмечено как нарушение.

После того как вы получите подтверждающий документ (его дубликат), выплатите сотруднику сумму возмещения. Страховыми взносами ее не облагайте.

Если же вы выплатили компенсацию командировочных расходов без подтверждения, страховыми взносами не облагайте только сумму расходов в пределах норм, установленных законодательством.

2. Сотрудник проживал во время командировки у частника, и первичный документ не был составлен

Сотруднику нужно возместить расходы в сумме, установленной законодательством. Однако руководитель может принять решение (закрепив его в правовых актах учреждения: приказе, учетной политике и др.) о том, что в случаях, когда сотрудник живет у частников, ему возмещают расходы в большей сумме. Тогда страховыми взносами не облагайте только сумму расходов в пределах норм, установленных законодательством, а на всю остальную сумму взносы начисляйте (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗп. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Главбух советует: перед отправкой сотрудника в командировку разъясните ему, как важно наличие подтверждающих документов. И даже если он будет жить у частных граждан (родственников), они могут составить акт в произвольной форме (но помните, что в акте должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Форму такого акта во избежание ошибок вы также можете выдать сотруднику.

Пример для бюджетного учреждения. Отражение в бухучете и при налогообложении расходов по найму жилья во время командировки. Расходы оплачены за счет субсидий на госзадание и документально не подтверждены

Экономист федерального бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки, в которой находился три дня (с 17 по 19 января).

Документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Кондратьев не представил.

При возмещении командировочных расходов соблюдаются нормы, установленные постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Локальными актами повышенный размер возмещения не установлен. Так, при отсутствии первичных документов (при командировках по России) норма расходов по найму жилья составляет 12 руб. в день.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента.

22 января руководитель учреждения утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

В учете учреждения сделана запись:

Дебет 4.401.20.226 Кредит 4.208.26.660
– 36 руб. (12 руб./дн. × 3 дн.) – списаны расходы на проживание, не подтвержденные документами.

Поскольку расходы по найму жилья компенсированы в пределах норм, установленных законодательством, данные суммы не учитываются при расчете:

  • НДФЛ;
  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний
    • для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.
  • НДФЛ;
  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной

политики Минфина России

2. Ситуация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки

НДФЛ

Из налоговой базы по НДФЛ исключите компенсацию расходов по найму в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. Такой порядок применяется и в том случае, если фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила установленный в учреждении норматив (лимит) компенсации. При этом от сотрудника следует получить заявление с объяснением причин перерасхода средств на оплату жилья. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.

В состав расходов по найму жилья могут включаться как затраты на оплату гостиничных услуг, так и компенсация командированному сотруднику оплаты арендованной квартиры (в т. ч. и суммы возмещения коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных на период командировки). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.

Если же такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:

  • 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме.

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5 и от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ из доходов сотрудника, если во время командировки он проживал в арендованной квартире

Ответ на этот вопрос зависит от того, кто расплачивается за наем жилья – учреждение или сотрудник (на кого оформлены подтверждающие документы).

Если учреждение самостоятельно расплачивается с владельцем квартиры, у командированного сотрудника расходов на наем жилья не возникнет. Поэтому компенсация ему не положена. Материальная выгода как объект обложения НДФЛ также не возникает (ст. 212 НК РФ). В то же время учреждение как налоговый агент обязано удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ из доходов, выплаченных владельцу квартиры (если он не является предпринимателем) (ст. 226 НК РФ).

Аналогичная точка зрения отражена в письме МНС России от 28 мая 2002 г. № 04-1-06/561-У452.

Иногда командированному сотруднику самому приходится договариваться о найме частного жилья. В такой ситуации учреждение компенсирует ему эти расходы.*

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной

политики Минфина России

13.02.2015г.

С уважением,

Ольга Моргунова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль