Учет материальных запасов в государственном учреждении

114

Вопрос

Как правильно вести учет по материальным запасам? (инструкция 162н) Какие регистры распечатывать и с какой периодичностью? В каком случае распечатывать акт о списании материалов, а в каком ведомость выдачи мц на нужды учреждения, или оба документа одинаково нужны?

Ответ

сообщаем следующее: 1. Как правило, в учреждение материальные запасы приходуются по трем основаниям:

- по возмездным договорам;

- во временное поступление;

- безвозмездно.

Ниже представлена информация об отражении в учете при поступлении материальных запасов во всех трех случаях.

2. Регистры бухучета могут оформляться на бумажных носителях или в виде электронного документа с использованием электронной подписи. При этом приоритет имеют регистры в электронной форме. В бумажной форме регистры нужно составлять, только если нет технической возможности использовать для этого программный комплекс (бухгалтерскую программу).

Если вы ведете регистры в электронном виде (с электронной подписью), то и хранить их нужно электронно. Для этого можно вывести их в отдельный файл и хранить в течение пяти лет (так же как и бумажные документы).

Если же вы ведете регистры в бумажной форме, то и хранить их нужно на бумаге. Регистры на бумажном носителе формируйте с периодичностью, которая установлена в учетной политике для целей бухучета. Но делать это необходимо не реже периодичности формирования бухгалтерской (бюджетной) отчетности, которая составляется на основе данных регистров.

Кроме того, регистры бухучета формируйте на бумажном носителе, если этого требуют госорганы или другие лица (в законодательно установленном порядке).

То есть, если учреждение ведет регистры в бумажной форме, то и распечатывать их нужно в общем количестве (все). Обратите внимание, на внесенные изменения в отношении регистров бухучета, представленные ниже.

3. Списание материальных запасов при отпуске в эксплуатацию (в зависимости от их вида) отражайте на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210), акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).

То есть, списание запасов может производиться на основании любого из вышеперечисленных первичных документов. Они равноценны. Поэтому прикладывать один документ к другому не обязательно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете поступление материальных запасов

Поступление по возмездным договорам

Если материальные запасы поступают за плату, от поставщика или грузоотправителя вы получите:

  • расчетные документы (счета, счета-фактуры, накладные и т. п.);
  • сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, удостоверения качества и т. п.).

При поступлении материальных запасов проверьте, соответствуют ли данные в сопроводительных документах тем, которые предусмотрены условиями договора (ассортимент, количество, цены, способ и сроки отгрузки и т. д.). Также убедитесь, что все суммы в расчетных документах подсчитаны верно.

Фактическую себестоимость материальных запасов отразите в сумме:

  • оплаты поставщику материальных запасов;
  • транспортно-заготовительных расходов;
  • затрат по доведению материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию;
  • прочих платежей, непосредственно связанных с приобретением материальных запасов.

Об этом сказано в пункте 102 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При этом включение приобретенных ценностей в состав материалов не зависит от их фактической стоимости (п. 99 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Когда вы получили материалы не в собственность, а на время (например, многооборотную тару, которую надо вернуть поставщику), их поступление отражайте на забалансовом счете 02«Материальные ценности, принятые на хранение»:

  • по стоимости, указанной в документе передающей стороной (по стоимости, предусмотренной договором);
  • в условной оценке – 1 объект = 1 руб. – в случае одностороннего оформления акта учреждением.

Об этом сказано в пункте 335 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В бухучете порядок отражения операций по поступлению материальных запасов по возмездным договорам зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Поступление материальных запасов по возмездным договорам отразите проводкой:*

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Расходы понесены в рамках одного договора
1. Отражено поступление материальных запасов по фактической стоимости:
– от поставщика по безналичному расчету; КРБ.1.105.3X.340 КРБ.1.302.34.730
– от подотчетника КРБ.1.208.34.660
Расходы понесены в рамках нескольких договоров
1. Отражены расходы, связанные с приобретением материальных запасов:
1.1 при безналичном расчете:
– расходы по договору поставки; КРБ.1.106.34.340 КРБ.1.302.34.730
– другие расходы, связанные с приобретением материалов (например, по договору доставки, упаковки) КРБ.1.302.ХХ.730<1>
– пошлины КРБ.1.303.05.730
1.2 при расчетах через подотчетника:
– расходы на приобретение материальных запасов; КРБ.1.106.34.340 КРБ.1.208.34.660
– другие расходы, связанные с приобретением материалов (например, на доставку, упаковку) КРБ.1.208.ХХ.660
2. Оприходованы материальные запасы по сформированной фактической стоимости КРБ.1.105.3X.340 КРБ.1.106.34.340

X – аналитический код вида синтетического счета объекта учета.

XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<1> Подробнее об отражении расчетов с поставщиками и подрядчиками см. в таблице.

Временное поступление материальных запасов отразите следующим образом:*

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Отражено временное поступление материальных запасов (например, на ответственное хранение, в переработку) Увеличение забалансового счета 02

Такой порядок установлен в пунктах 2331 Инструкции № 162н.

Пример отражения в бухучете поступления материальных запасов по договору купли-продажи (поставки)*

Казенное учреждение «Альфа» приобрело материальные запасы у торговой организации. Стоимость материальных запасов составила 118 000 руб. (в т. ч. НДС). Расходы на их доставку составили 59 000 руб. (в т. ч. НДС). Материальные запасы на склад доставила транспортная организация. Материальные запасы оприходованы на склад. Оплата осуществляется после доставки.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
1. Отражено поступление материальных запасов КРБ.1.106.34.340  КРБ.1.302.34.730 118 000
2. Отражены расходы на доставку КРБ.1.106.34.340  КРБ.1.302.22.730 59 000
3. Оприходованы материальные запасы по сформированной стоимости КРБ.1.105.36.340  КРБ.1.106.34.340  177 000 
4. Оплачены материальные запасы КРБ.1.302.34.830  КРБ.1.304.05.340 118 000 
5. Оплачена доставка КРБ.1.302.22.830  КРБ.1.304.05.222 59 000 

Безвозмездное поступление

Поступление материальных запасов безвозмездно оформите в обычном порядке. Тот, кто отдал вам бесплатно материалы, должен представить такие же первичные документы, как и при возмездном поступлении материальных запасов.

При этом, если материалы поступают безвозмездно от гражданина или организации, нужно заключить договор дарения. Сумма сделки между организациями превышает 3000 руб.? Договор оформите в письменной форме. Если не превышает – договор может быть заключен устно. Договор между гражданином и учреждением независимо от суммы сделки можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Такой порядок следует из статей 574 и 575 Гражданского кодекса РФ.

Если материалы поступают безвозмездно от организаций госсектора (например, при внутриведомственном или межведомственном перемещении), не забудьте получить от них извещение по форме № 0504805(Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Фактическую стоимость материальных запасов, поступивших по договору дарения, определяйте по их текущей оценочной стоимости на дату принятия к бухучету. То есть по цене, по которой вы можете продать материальные запасы. Если доставку и приведение безвозмездно полученных материальных запасов в состояние, пригодное к использованию, вы взяли на себя, то в их фактическую стоимость следует включить и эти затраты.

Определяя оценочную стоимость, ориентируйтесь на данные, которые у вас есть на день получения актива. Сведения об уровне действующих цен должны быть подтверждены документально. А если подтвердить документально цены невозможно, то нужно провести экспертизу.

Такие правила установлены в пункте 25 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Услуги специализированной организации, которая провела оценку имущества, оплатите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н).

Помимо договора дарения, учреждение в безвозмездном порядке может получить материальные запасы от организаций госсектора. В этом случае поступившие материальные запасы учитывайте по фактической стоимости, отраженной у предыдущего собственника. А также с учетом сумм, которые вы заплатите за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное к использованию.

Порядок отражения в бухучете операций по безвозмездному поступлению материальных запасов зависит от типа учреждения и от того, есть ли дополнительные расходы (например, на доставку).

В учете казенных учреждений:

Безвозмездное поступление материальных запасов отразите проводками:*

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Материальные запасы поступают без дополнительных затрат:
1. Отражено безвозмездное поступление материальных запасов:
– от казенных учреждений, которые подведомственны тому же ГРБС, РБС, что и ваше учреждение (внутриведомственная передача)<4>; КРБ.1.105.3X.340 КРБ.1.304.04.340
– от казенных учреждений других ведомств одного уровня бюджета (межведомственная передача); КДБ.1.401.10.180
– из другого уровня бюджета (межбюджетная передача); КДБ.1.401.10.151
– от других организаций (в т. ч. от бюджетных и автономных учреждений) КДБ.1.401.10.180
При поступлении материалов понесены дополнительные затраты:
1. Формируем фактическую стоимость полученных безвозмездно материальных запасов:
– отражена стоимость материальных запасов; КРБ.1.106.34.340

КРБ.1.304.04.340;

КДБ.1.401.10.180;

КДБ.1.401.10.151

– отражены другие расходы, например, по договору доставки, упаковки и т. д. КРБ.1.106.34.340 КРБ.1.302.ХХ.730
2. Оприходованы материальные запасы по сформированной стоимости КРБ.1.105.3X.340 КРБ.1.106.34.340

X – аналитический код вида синтетического счета объекта учета.

ХХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<4> Безвозмездное поступление материалов в рамках централизованного снабжения отражается в аналогичном порядке. Подробнее здесь.

Такой порядок установлен пунктами 233132 Инструкции № 162н.

Пример отражения в бухучете безвозмездного поступления материальных запасов. Учреждение безвозмездно получило материальные запасы в рамках централизованного снабжения*

В марте казенное учреждение «Альфа» в порядке централизованного снабжения безвозмездно получило медикаменты, фактическая стоимость которых составляет 100 000 руб. В апреле часть медикаментов (стоимостью 60 000 руб.) была выдана в эксплуатацию и израсходована. В мае были выданы в эксплуатацию и израсходованы остальные медикаменты. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие проводки.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
В марте
1. Отражено поступление медикаментов по фактической стоимости КРБ.1.105.31.340  КРБ.1.304.04.340 100 000
В апреле
2. Израсходованы медикаменты КРБ.1.401.20.272 КРБ.1.105.31.440 60 000
В мае
3. Израсходованы медикаменты
(100 000 руб. – 60 000 руб.)
КРБ.1.401.20.272  КРБ.1.105.31.440 40 000

Наталия Гусева,

директор Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр»,

государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

2. Ситуация: Нужно ли при ведении автоматизированного учета формировать регистры бухучета на бумажном носителе

Нет, не нужно. Но только если электронные регистры составлены с использованием электронной подписи. Кроме того, придется распечатать регистры по требованию контролирующих органов.

Регистры бухучета могут оформляться на бумажных носителях или в виде электронного документа с использованием электронной подписи (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗч. 6 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 16.67%
  • Нет 50%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходами 33.33%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×