Управление автомобиля начальником учреждения

85

Вопрос

Может ли начальник государственного казенного учреждения выписывать на себя путевые листы,получать ГСМ,если он фактически сам управляет автомашиной,которая пренадлежит учреждению

Ответ

сообщаем следующее: Заполнять путевой лист должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства).

Начальник учреждения вправе управлять служебным автомобилем. При этом все необходимые реквизиты заполняет самостоятельно (пробег, остаток ГСМ, маршрут следования и т.д.).

Начальник как водитель транспортного средства может получать ГСМ (за наличные, талоны на ГСМ, по топливным картам).

Также к нему предъявляются все требования, что и к водителю. Предрейсовый осмотр является мерой по медицинскому обеспечению безопасности дорожного движения (п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). При этом законодательство не содержит исключений ни для профессиональных водителей, ни для сотрудников, которые управляют служебной машиной эпизодически. Эти категории участников дорожного движения равноправны.

Таким образом, проходить предрейсовые осмотры обязаны любые другие сотрудники (в том числе, начальник), время от времени использующие в рабочих целях служебные автомобили.

Дата и время предрейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

Порядок отражения операций с ГСМ в учете зависит от того, каким образом было приобретено топливо.

На автозаправочных станциях (АЗС) учреждение может приобрести ГСМ:*

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники учреждения (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести ГСМ за наличный расчет, он должен располагать необходимой денежной суммой. Эту сумму учреждение выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).*

Бухучет: приобретение ГСМ

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на счете 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). ГСМ учитывайте по фактической стоимости с учетом НДС.

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФп. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы.

Главбух советует: однако списывать ГСМ на основании одних только путевых листов нежелательно. Поэтому подтвердить факт списания рекомендуется еще и дополнительно оформленным актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). Объяснения тут следующие.

Форма путевого листа не предусматривает указание стоимости ГСМ. На практике же цена бензина может меняться по несколько раз в месяц. Это усложняет работу бухгалтера: из путевого листа не видно сразу, на какую сумму нужно списать бензин, и придется дополнительно делать расчеты. Кроме того, из путевого листа не ясно, по каким нормам списывать бензин, ведь он содержит сведения как о нормативном расходе ГСМ, так и о фактическом. Поэтому лучше составлять акт о списании (ф. 0504230), из которого будет четко видно, по каким нормам списан бензин. А путевые листы прикладывать к акту в качестве обоснования. Также в качестве обоснования можно прикладывать и приказ руководителя о списании перерасхода.

Унифицированные формы путевых листов, которые должны применять учреждения, приведены в приложении 1к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Формы таких путевых листов и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Кроме того, при заполнении также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства).*

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в учреждении нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. А за это установлена административная ответственность.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, учреждение могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

А за этим последует административный штраф:

  • на должностное лицо (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • на учреждение – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

  • руководителя – на 5000 руб.;
  • учреждение – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.*

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например,определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5,Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157нп. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Наталия Гусева

директор Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр»,

государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Станислав Бычков

заместитель директора департамента

бюджетной методологии Минфина России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Кадры

2. Ситуация: Нужно ли проводить предрейсовый медосмотр сотрудников, которые не являются водителями, но в течение рабочего дня периодически используют служебный транспорт

Да, нужно.

Организации, чья деятельность связана с эксплуатацией транспортных средств, обязаны проводить предрейсовые осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).* Предрейсовый осмотр является мерой по медицинскому обеспечению безопасности дорожного движения (п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). При этом законодательство не содержит исключений ни для профессиональных водителей, ни для сотрудников, которые управляют служебной машиной эпизодически. Эти категории участников дорожного движения равноправны.

Целью предрейсового осмотра является выявление лиц, которые по медицинским показаниям не могут быть допущены к управлению автомобилем. Об этом говорится в пункте 1.3 приложения 2 к письму Минздравсоцразвития России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32.

Таким образом, проходить предрейсовые осмотры обязаны не только водители организации, в чьи непосредственные обязанности входит управление транспортным средством, но и любые другие сотрудники, время от времени использующие в рабочих целях служебные автомобили.*

Из ответа «Как организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

16.02.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// budget.1gl.ru/#/hotline/rules/



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 35.29%
  • Над составлением бюджетной сметы 5.88%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 70.59%
  • Над налоговой отчетностью 5.88%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль