Документальное подтверждение расходов учреждения за оказанные услуги

228

Вопрос

Подскажите пожалуйста на основании какого документа списывать на расходы учреждения за оказанные услуги в соответствии какого нпа. Если бухгалтер списывать на основании выставленного счета контрагентом на расходы учреждения это правильно? Спасибо.

Ответ

сообщаем следующее: Как правило, приемка и принятие обязательств по оплате за оказанные услуги производится на основании акта оказанных услуг, составленного в произвольной форме, но содержащего обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Счет, как правило, не подтверждает факт оказания услуг. Он применяется для выставления авансовых платежей по договору. Исключением может являться ситуация, когда арендатор возмещает арендодателю расходы по коммунальным услугам. В такой ситуации арендодатель выставляет арендатору счет о возмещении понесенных расходов. И осуществление расходов по возмещению стоимости понесенных арендодателем коммунальных затрат подтверждается счетом.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Рекомендация: Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у учреждения документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности учреждения в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты:* приказы, договоры, таможенные декларации, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.* Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-Попределение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы.*

2Ситуация: как при расчете налога на прибыль подтвердить понесенные расходы на оплату услуг, если отсутствует акт об оказании услуг

Подтвердите расходы другими документами.

Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому, если у учреждения нет акта об оказании услуг, для подтверждения расхода будет достаточно любого другого документа. Это может быть заявка на кассовый расход (платежное поручение), кассовый чек, счет, квитанция и т. д. Исключение составляют случаи, когда составление акта об оказании услуг (выполнении работ) обязательно (вытекает из условий сделки).

Например, часто при аренде имущества арендодатели не выставляют актов об оказании услуг, а ведут расчеты с арендаторами по счетам (или договору). В этом случае подтвердить расчеты по арендной плате могут любые документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства. В том числе договор, заключенный сторонами, график арендных платежей, акт приемки-передачи имущества, счет на оплату услуг (или заявка на кассовый расход (платежное поручение, свидетельствующее об оплате)).*

Такую точку зрения разделяют контролирующие ведомства (письма Минфина России от 16 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/763от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559от 4 апреля 2007 г. № 03-07-15/47от 9 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/742 и ФНС России от 5 сентября 2005 г. № 02-1-07/81). Подтверждает этот вывод и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 апреля 2007 г. № А56-16408/2006).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы, подтвержденные документами, которые не соответствуют унифицированным формам

Ответ на этот вопрос зависит от того, утверждены унифицированные формы документов, подтверждающих расходы, или нет.

Налоговая база по налогу на прибыль определяется на основании первичных учетных документов (ст. 313 НК РФ). При этом понятие «первичные учетные документы», а также порядок их принятия к учету следует определять в соответствии с законодательством о бухучете (п. 1 ст. 11 НК РФ).

По общему правилу организации не обязаны применять первичные документы, составленные по унифицированным формам. Однако это правило не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения. Для них формы документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством. Об этом сказано в части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Перечень таких форм содержится вприказе Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Согласно пункту 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, если унифицированные формы первичных документов утверждены, то учреждения вправе признавать только те расходы, которые подтверждены документами, строго соответствующими этим формам.

Если унифицированные формы первичных документов не утверждены, документы, подтверждающие расходы, можно принять к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:*

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величину натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должностных лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи указанных лиц и их расшифровка или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Об этом сказано в частях 1–2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Если документы, которыми учреждение подтверждает свои расходы, составлены с отступлением от этих требований, то налогооблагаемую прибыль такие расходы не уменьшают.*

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 21 мая 2010 г. № 03-03-06/1/346от 19 марта 2010 г. № 03-03-06/1/153от 5 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/167. Разделяют эту позицию и большинство арбитражных судов (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 4 апреля 2010 г. № А05-17414/2009Северо-Кавказского округа от 9 января 2007 г. № Ф08-6411/2006-2796А,Дальневосточного округа от 4 августа 2006 г. № Ф03-А73/06-2/2540).

В то же время есть примеры судебных решений, из которых следует, что отдельные недостатки в оформлении первичных документов не влекут за собой автоматического отказа в признании расходов (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 2 августа 2010 г. № А12-23001/2009Северо-Кавказского округа от 28 февраля 2007 г. № Ф08-721/2007-293А).

Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга

2. Ситуация: Вправе ли казенное учреждение в текущем году оплачивать бюджетные обязательства, принятые по договорам (контрактам), заключенным в прошлом году

Да, вправе.

Для подтверждения возникновения денежных обязательств по договорам и контрактам учреждение должно представить вместе с платежным документом документ-основание (п. 5 ст. 219 Бюджетного кодекса РФ). Таким документом может быть, например, счет, акт приемки-передачи, товарная накладная. При этом по товарам (работам, услугам), полученным в декабре текущего года, эти документы могут быть представлены поставщиком или исполнителем только в январе очередного года.

Оплата учреждением договоров, контрактов производится в пределах доведенных до учреждения лимитов бюджетных обязательств (ЛБО) с учетом принятых и неисполненных обязательств (п. 5 ст. 161 Бюджетного кодекса). При этом ЛБО доводятся до получателей бюджетных средств до начала очередного финансового года (п. 5 ст. 217п. 2 ст. 219.1 Бюджетного кодекса РФ).

Таким образом, учреждение вправе принять бюджетные обязательства* в декабре текущего года в пределах ЛБО, доведенных на следующий год, и оплатить их в январе. Правовым основанием для этого будут:

  • документы о завершении исполнения обязательств контрагентами, датированных текущим годом (акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные);*
  • документы о доведении ЛБО с учетом принятых и неисполненных обязательств и (или) бюджетная смета.

Кроме того, по мнению Минфина России, оплата в январе текущего года товаров (работ, услуг), полученных в декабре прошлого года, не может быть квалифицирована как нецелевое использование бюджетных средств.

Данные разъяснения содержатся в письмах финансового ведомства от 31 июля 2013 г. № 02-13-11/30710от 16 февраля 2012 г. № 02-07-10/512от 14 апреля 2011 г. № 02-06-10/1371от 18 января 2010 г. № 02-03-07/97.

Наталия Гусева, руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

3.Рекомендация: Как проводить закупки товаров (работ, услуг)

Если по итогам приемки заказчик примет решение о том, что все в порядке, то есть товары поставлены,* услуги оказаны, работы выполнены полностью в соответствии с условиями контракта, подписываются документы о приемке. Как правило, это товарная накладная или акт выполненных работ, оказанных услуг.* Дополнительно сотрудник, ответственный за приемку, может указать прописью на документах, что товар (услуга, работа) соответствует заявленным требованиям, либо можно поставить штамп с таким указанием.

Составлять другие документы о том, что товар (работы, услуги) соответствует заявленным требованиям, закон о контрактной системе не требует.*

По итогам приемки заказчик может обнаружить недостатки. Например, товары разбиты или испорчены, истек срок годности продуктов питания, услуга оказана не в полном объеме или некачественно. В этом случае документы о приемке не подписывайте, а составьте протокол разногласий, акт расхождений, акт по форме № 0315004 или другой документ в произвольной форме. В нем укажите, какие именно выявлены недостатки по количеству, комплектности, объему, качеству или безопасности, не соответствующие требованиям, установленным контрактом.

Максим Чемерисов, директор департамента развития контрактной системы Минэкономразвития России

4.Статья: Составляем акт оказанных услуг

Акт об оказании услуг является документом, который подтверждает оказание услуг по договору.* В то же время его унифицированной формы не существует, поэтому форму такого документа турфирма может разработать самостоятельно*.

Письмо Минфина России от 28 февраля 2013 г. № 03-03-06/1/5971 .

Форма акта

Определенных требований к такому акту нет. Вместе с тем в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержатся требования к реквизитам любого первичного документа. Итак. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:*

1) наименование документа;

2) дата его составления;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Сторонам рекомендуется согласовать в договоре условие о том, что акт об оказании услуг должен быть составлен в письменной форме ( ст. 160 Гражданского кодекса РФ ), а также предусмотреть порядок его составления и подписания.*

Для согласования такого порядка необходимо указать в договоре следующее:

  • сроки составления и подписания акта;*
  • перечень лиц, уполномоченных подписывать акт;
  • последствия уклонения от подписания акта одной из сторон.

Часто форма акта выполненных услуг является неотъемлемой частью договора оказания услуг. И если стороны предусмотрят, что форма акта об оказании услуг содержится в приложении к договору, то такое приложение должно быть обязательно подписано и содержать ссылку на основной договор.

При согласовании условия об обязательности составления и подписания акта об оказании услуг сторонам необходимо определить в договоре следующее:

  • форму акта об оказании услуг, порядок его составления и подписания;
  • содержание акта об оказании услуг.

Когда акт обязателен

Стороны вправе предусмотреть в договоре обязательность составления и подписания акта оказанных услуг ( п. 4 ст. 421 Гражданского кодекса РФ ). Составление и подписание такого акта выгодно обеим сторонам, поскольку позволяет избежать споров по поводу того, какие именно услуги и в каком объеме были предоставлены исполнителем. Наличие подписанного сторонами акта облегчает процесс доказывания исполнителем факта оказания услуг, а также защищает заказчика от предъявления исполнителем требований об оплате фактически не предоставленных услуг.*

Также в некоторых случаях суды приходят к выводу о том, что акт является доказательством, подтверждающим факт оказания услуг, и основанием для их оплаты.

Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 20 апреля 2006 г. № А12-1784/2005-С7 суд пришел к выводу о том, что услуги, предусмотренные договором на юридическое обслуживание, после фактического оказания таковых подлежали фиксации путем оформления актов.

Аналогичный вывод сделан в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 19 апреля 2010 г. № А11-2186/2009 . Суд указал, что основанием для оплаты оказанных услуг являютсяакты.

Некоторые суды считают, что даже если в договоре не предусмотрено подписание акта, он в любом случае должен иметь место.

В постановлении ФАС Московского округа от 2 марта 2010 г. № КГ-А41/14892-09 суд не согласился с доводом о том, что условиями заключенного между сторонами договора не предусмотрено подписание ответчиком актов об оказании услуг.

Кроме того, акт признается надлежащим доказательством понесенных расходов.*

Еще в письме Минфина России от 30 апреля 2004 г. № 04-02-05/1/33 ведомство давало разъяснения, что для признания расходов налогоплательщиков акт выполненных работ (оказанных услуг) является обязательным подтверждающим документом, только если составление данного документа является обязательным в соответствии с гражданским законодательством и (или) заключенным договором. В случае отсутствия акта можно подтвердить расходы, но делать это придется только в судебном порядке.

Хотя в постановлении ФАС Поволжского округа от 28 июня 2012 г. № А49-5634/2011 суд пришел к выводу о том, что после оказания услуг акт может не подписываться, несмотря на то, что договором предусмотрено его оформление. Факт оказания услуг может подтверждаться иными доказательствами. Установив факт оказаний услуг и неисполнение ответчиком обязательств по их оплате, арбитражные суды обоснованно удовлетворили заявленные исковые требования.

Однако во избежание судебных споров все-таки следует предусмотреть оформление актав договоре.

Рекомендации по составлению акта

В целом при оказании услуг следует составлять акты выполненных услуг. Такие акты позволяют:

  • доказать получение услуг в натуре;*
  • подтвердить исполнение обязанностей по оплате оказанных услуг;
  • подтвердить расходы для целей налогообложения.

Кроме того, в договоре стороны вправе предусмотреть особые условия приемки:

  • в случае уклонения или немотивированного отказа заказчика от подписания акта об оказании услуг исполнитель вправе составить односторонний акт;
  • акт будет являться подтверждением факта оказания услуг исполнителем и их получения заказчиком, а также основанием для оплаты услуг, перечисленных в данном акте.

Также приемка может осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде. Документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы в случаях, если нормативными правовыми актамине устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1 ). Однако если стороны предусматривают составление электронного документа, то лучше отразить данный факт в договоре с контрагентом.

При этом в самом акте рекомендуется предусмотреть:

  • наличие обязательных реквизитов в соответствии с законом «О бухгалтерском учете»;
  • наличие различных видов оказанных услуг;
  • сумму платежей;
  • подписи сторон по договору или уполномоченных лиц.

Важно запомнить
Оформлять или не оформлять акт оказанных услуг – дело турфирмы. Вместе с тем, если компания хочет избежать гражданско-правовых и налоговых рисков, все же необходимо предусмотреть в договоре оформление акта.

Е.В. Воронцова, налоговый консультант

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 5, МАЙ 2013

26.02.2015г.

С уважением,

Ольга Трошина, старший эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль