Отсутствие первичных документов

717

Вопрос

Расходы без подтверждения оправдательными (первичными учетными документами). Нарушение это или нет Может ревизор отразить как нарушение.Спасибо

Ответ

сообщаем следующее: Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Первичные документы к бухучету принимаются только после проверки.

Бухгалтер проверяет, в частности:

правильно ли применена форма в той или иной ситуации;

правильно ли заполнены бланки, в том числе наличие подписей ответственных лиц;

наличие обязательных реквизитов для неунифицированных форм;

действительно ли была совершена операция, которая отражена в документе. При необходимости ответственный сотрудник сличает документ с договором, к которому он относится;

нет ли "красных" остатков в бухучете.

Налоговым кодексом РФ установлена ответственность за грубое нарушение учреждением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

отсутствие первичных документов;

отсутствие счетов-фактур;

отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;

систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозопераций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

А за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности предусмотрена ответственность для должностных лиц учреждения в виде штрафа в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Из этого следует, что расходы без подтверждения оправдательными (первичными учетными документами) является нарушением.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

документы налогового учета и отчетности;

бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

первичные документы;

регистры бухучета;

формы отчетности.

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Первичные документы к бухучету принимайте только после проверки (внутреннего контроля). Бухгалтер проверяет, в частности:

правильно ли применена форма в той или иной ситуации (например, акт по ф. ОС-1 составлен при приемке основного средства, а не материальных запасов);

правильно ли заполнены бланки, в том числе наличие подписей ответственных лиц;

наличие обязательных реквизитов для неунифицированных форм;

действительно ли была совершена операция, которая отражена в документе. При необходимости ответственный сотрудник сличает документ с договором, к которому он относится;*

нет ли «красных» остатков в бухучете.*

Например, такое возможно, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных запасов больше, чем отражено в бухучете. В этом случае нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Внимание: нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам).*

Кстати, стоит отметить такой момент. Бухгалтер не несет ответственности за содержание документа, если этот документ оформлен другим сотрудником. Поэтому, если при проверке ревизоры найдут несоответствие первичных документов фактам хозяйственной жизни, это не может быть признано нарушением бухгалтера. Ответственность за ошибку будет нести тот сотрудник, который его составил.

Вышеприведенные правила следуют из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 37 и 9Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Для организаций госсектора такие формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При создании первичных документов для целей бухучета используйте унифицированные формы. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, учреждение может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утвердите в учетной политике. Такой вывод следует из положений пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Обратите внимание! С 1 января 2014 года в первичных учетных документах вместо кода ОКАТО указывайте код ОКТМО. Такие разъяснения приведены в совместном письме от 23 января 2014 г. Минфина России № 02-07-07/2369 и Казначейства России № 42-7.4-05/2.1-45.

Об особенностях формирования первичных документов по учету кадров см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Унифицированные формы

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты: вносить дополнительные строки, колонки. А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя.

Для того чтобы начать использование дополненной унифицированной формы, утвердите ее приказом(распоряжением) руководителя. А также внесите в учетную политику информацию о том, что учреждение использует дополненную форму.

Такой вывод следует из пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, и Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.

Формы документов не унифицированы

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. При этом такие формы должны содержать все обязательные реквизиты, а именно:

наименование документа;

дату составления;

наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

величину натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;

наименование должностных лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события;

подписи указанных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц;

информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджета) в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП). Такой информацией, в частности, являются:
– ИНН и КПП администратора доходов;
– сокращенное наименование органа Казначейства России;
– реквизиты счета Банка России, где открыт счет органу Казначейства России.

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах IIIIV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

Это правило относится в том числе и к оформлению актов выполненных работ (оказанных услуг). То есть форму актов учреждение вправе утвердить самостоятельно с указанием всех необходимых реквизитов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Статья: Правила проверки первичной документации

Благодаря поправкам, подготовленным в Инструкцию по применению Единого плана счетов, бухгалтер будет освобожден от ответственности за неправильные первичные документы, составленные другими лицами. Но это не снимает с него обязанности по проверке «первички».* Ведь своевременный контроль позволит избежать ошибок в учете, а значит, и штрафных санкций.

* Такое же положение содержится в Законе о бухучете. О других изменениях в Инструкции по применению Единого плана счетов читайте на стр. 8 в рубрике «Проекты».

Система контроля «первички» в учреждении

Бюджетное учреждение должно организовать и вести внутренний контроль фактов хозяйственной жизни. Это определено статьей 19 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Система контроля оформления первичных учетных документов включает предварительный и последующий контроль (то есть как до совершения хозяйственной операции, так и после).

Предварительный контроль проводят:

исполнитель документа – на стадии его подготовки;

руководитель и главный бухгалтер, уполномоченные должностные лица – на стадии согласования, подписания и утверждения документа;

исполнитель хозяйственной операции – непосредственно перед ее выполнением (например, кассир проверяет оформление расходного кассового ордера перед выплатой наличных денежных средств из кассы).

Последующий контроль в большинстве случаев совершается уже после подшивки документов следующими лицами:

главным бухгалтером;

должностными лицами при отражении хозяйственных операций в регистрах учета и подшивке документов;

внутренними проверочными и инвентаризационными комиссиями;

штатными контрольными органами (при их наличии).

Такая непростая система контроля обусловлена прежде всего часто встречающимися на практике нарушениями и ошибками в оформлении документов. Вот только некоторые из них:

отсутствие обязательных реквизитов;

отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи «первички»;

подчистки и помарки, нарушение правил исправления ошибок, коррективы в кассовых документах;

записи, сделанные карандашом, а не ручкой;

использование форм, разработанных в учреждении, но не закрепленных в учетной политике. › |

› | Многие обязательные формы «первички» и правила их заполнения для госучреждений утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Если у документа нет унифицированной формы, учреждение может разработать ее самостоятельно в соответствии со статьей 9 Закона о бухучете и закрепить в учетной политике.

Порядок проверки документов

Проверка первичных документов происходит по следующим направлениям:

форма (полнота и правильность оформления, заполнение необходимых реквизитов);

содержание (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);*

правильность произведенных вычислений.

По итогам каждого месяца работники бухгалтерии должны представлять главному бухгалтеру на подпись журналы операций с подшитыми к ним первичными учетными документами.

Перед подписью журналов необходимо проверить первичные документы, приложенные к ним.

Целесообразно также проводить выборочную проверку:

просмотреть корреспонденцию счетов и содержание операции;

проверить, подобрана ли «первичка» в хронологическом порядке;

выяснить соответствие форм первичных документов;

проверить правильность заполнения первичных документов, наличие всех необходимых подписей.

Учтите, что в случае отсутствия хотя бы одного обязательного реквизита документ не признается первичным.

Распределение документов по журналам операций бюджетных учреждений целесообразно закрепить в учетной политике учреждения. Примерный вариант приведен в таблице:

Отсутствие первичных документов

Как исправить ошибки в «первичке»

Исправления в первичные учетные документы вносятся по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы. Это должно быть подтверждено их подписями с указанием надписи «Исправлено» и даты внесения исправлений. Напомним, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны содержать подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Также подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица должны быть в расчетных документах, документах, оформляющих финансовые вложения, договорах займа, кредитных договорах. «Первичка», подтверждающая командировочные расходы работника за пределами РФ, составленная на иностранных языках, должна иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции № 157н).

Обратите внимание: не допускается корректировка документов, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции № 157н).

Ответственность за нарушения

Налоговым кодексом РФ установлена ответственность за грубое нарушение бюджетным учреждением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения:

если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, взимается штраф в размере 10 тыс. руб. (п. 1 ст. 120 Налогового кодекса РФ);

если эти деяния совершались в течение более чем одного налогового периода, оштрафуют на 30 тыс. руб. (п. 2 ст. 120 Налогового кодекса РФ);

если эти деяния повлекли занижение налоговой базы, взимается штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 Налогового кодекса РФ).

Напомним, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

отсутствие первичных документов;

отсутствие счетов-фактур;

отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;

систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозопераций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

А за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности предусмотрена ответственность для должностных лиц бюджетного учреждения в виде штрафа в размере от 2 тыс. до 3 тыс. руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).*

Г.Э. Каспаров,

эксперт по учету в бюджетных учреждениях

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ», № 9, СЕНТЯБРЬ 2014

26.02.2015г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль