Учет электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности

1221

Вопрос

Организация получила в органе Федерального казначейства ЭЦП. Подскажите, пожалуйста, как правильно документально хранить и вести учет данных ЭЦП. Может есть какой то образец положения по учету ЭЦП в организациях в системе Главбух? На что обращают внимание при проверке контролирующие органы?

Ответ

сообщаем следующее: Казначейство России выдает электронную подпись госзаказчикам при размещении заказов на поставки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд бесплатно. Владелец ЭП получает ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель), квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи. Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ). Для обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов с применением электронного ключа в учреждении необходимо создать приказ о назначении владельца электронной подписи. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных. Инструкцией, утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 г. № 152 рекомендуется руководствоваться также при организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты, что также должно быть отражено в приказе. Примерная форма приказа о назначении владельца электронной подписи приведена ниже. Учет ЭП ведется в журнале поэкземплярного учета СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов (для обладателя конфиденциальной информации) (приложение № 2 к Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 г. № 152).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности

Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:

ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;

электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.

Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.

Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).

Виды ЭП

Есть несколько видов электронной подписи (ЭП):
1) простая;
2) усиленная неквалифицированная;
3) усиленная квалифицированная.

Об этом сказано в статье 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Для сдачи электронной отчетности по каналам связи нужен ключ для создания усиленной квалифицированной электронной подписи.

Объясняется это так. Прием отчетности является госуслугой в электронном виде (п. 1 ст. 2 Закона от 27 июля 2010 № 210-ФЗ). Простую или неквалифицированную подпись для госуслуг можно использовать, только если это прямо предусмотрено федеральными законами (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634).

В остальных случаях вид подписи необходимо определить согласно приложению к постановлению Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634. Согласно нему подписывать отчетность нужно усиленной квалифицированной подписью.

Кроме того, для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, это установлено для:

бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Росстата от 31 марта 2014 г. № 220);

налоговой отчетности (п. 1 ст. 80 НК РФ);

отчетности по форме РСВ-1 ПФР (п. 19 Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 22 октября 2012 г. № 329нп. 3 ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

При этом квалифицированную подпись можно использовать при использовании любых госуслуг (п. 2 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 25 августа 2012 г. № 852).

Владелец ЭП

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.

Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.

Документы на ЭП

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи для сдачи отчетности, надо предоставить комплект документов:

паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа ЭП;

свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа ЭП (где указан СНИЛС);

учредительные документы (для организаций);

выписка из ЕГРЮЛ;

свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций);

свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;

документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решения об избрании);

для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.

Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Вместо оригиналов можно представить заверенные копии. Заверить копии может, например:

сотрудник удостоверяющего центра (тогда вместе с копиями нужно предоставить оригиналы);

руководитель организации;

нотариус.

Главбух советует: большинство УЦ требуют либо предоставить нотариально заверенные копии, либо оригиналы лично.

Конкретные условия узнайте в том УЦ, где планируете получить ключ электронной подписи.

Если документы подает не будущий владелец ключа подписи, а другой сотрудник, требуется доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера), необходимо представить доверенность подписывать документы.

Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, если планируется сдавать отчетность в ФСС России, могут потребовать извещение о регистрации в качестве страхователя.

Иногда требуют приказ о назначении владельца ЭП. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных.*

В УЦ получите договор и счет на оплату (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Порядок оплаты ключа выясните непосредственно в самом центре. Некоторые УЦ заранее выставляют счет, который к моменту первого визита в центр нужно уже оплатить.

По общему правилу, никакие госведомства о получении ЭП уведомлять не нужно. Исключение составляет электронная отчетность в ПФР. После получения ключа ЭП заключите с управлением ПФР, в котором обслуживаетесь, соглашение о присоединении к системе электронного документооборота. Бланк заявления и текст соглашения возьмите в своем отделении ПФР. Местное отделение может также потребовать предоставить и другие документы (например, сертификат ключа подписи, договор со спецоператором, разрешение на использование персональных данных).

Пример подключения к электронному документообороту с ПФР

Отделение ПФР по Иркутской области разместило необходимые документы и алгоритм подключения на своем сайте.

Бесплатно электронную подпись выдает только Казначейство России госзаказчикам при размещении заказов на поставки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд (разъяснение Минэкономразвития России от 1 октября 2009 г. № 42-10.1-11/56).* Обязанность УЦ выдавать коммерческим организациям и предпринимателям ЭП бесплатно законодательством не установлено.

Что получает владелец ЭП

В удостоверяющем центре получите:

ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);

квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.*

Олег Хороший,

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

2. ПРИКАЗ ФАПСИ ОТ 13.06.2001 № 152

Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет единый на территории Российской Федерации порядок организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты (шифровальных средств) подлежащей в соответствии с законодательством Российской Федерации обязательной защите информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну*.

Данным порядком рекомендуется руководствоваться также при организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты не подлежащей обязательной защите конфиденциальной информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации или по решению обладателя конфиденциальной информации (за исключением информации, содержащей сведения, к которым в соответствии с законодательством Российской Федерации не может быть ограничен доступ).*

23. В федеральных органах исполнительной власти ключевые документы, СКЗИ с введенными криптоключами относятся к материальным носителям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения. При этом должны выполняться требования настоящей Инструкции и иных документов, регламентирующих порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Иным обладателям конфиденциальной информации при обращении с ключевыми документами, СКЗИ с введенными криптоключами необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией.

24. Для организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи конфиденциальной информации следует использовать СКЗИ, позволяющие реализовать принцип абонентского шифрования и предусматривающие запись криптоключей на электронные ключевые носители многократного (долговременного) использования (дискеты, компакт-диски (CD-ROM), Data Key, Smart Card, Touch Memory и т.п.).

25. При необходимости передачи по техническим средствам связи служебных сообщений, касающихся организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием СКЗИ конфиденциальной информации, соответствующие указания необходимо передавать, только применяя СКЗИ. Передача по техническим средствам связи криптоключей не допускается, за исключением специально организованных систем с децентрализованным снабжением криптоключами.

26. Используемые или хранимые СКЗИ, эксплуатационная и техническая документация к ним, ключевые документы подлежат поэкземплярному учету по установленным формам в соответствии с требованиями Положения ПКЗ-99. При этом программные СКЗИ должны учитываться совместно с аппаратными средствами, с которыми осуществляется их штатное функционирование. Если аппаратные или аппаратно-программные СКЗИ подключаются к системной шине или к одному из внутренних интерфейсов аппаратных средств, то такие СКЗИ учитываются также совместно с соответствующими аппаратными средствами. Единицей поэкземплярного учета ключевых документов считается ключевой носитель многократного использования, ключевой блокнот. Если один и тот же ключевой носитель многократно используют для записи криптоключей, то его каждый раз следует регистрировать отдельно.

Журналы поэкземплярного учета СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов (приложения 12 к Инструкции) ведут органы криптографической защиты и обладатели конфиденциальной информации.*

Приложение 2
к Инструкции (пункт 26),
утвержденной приказом
Федерального агентства
правительственной связи и информации
при Президенте Российской Федерации
от 13 июня 2001 года № 152

Приложение 2. ТИПОВАЯ ФОРМА журнала поэкземплярного учета СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов(для обладателя конфиденциальной информации)

               
№ п/п Наимено-
вание СКЗИ, эксплуа-
тационной и техниче-
ской документа-
ции к ним, ключевых докумен-
тов
Серийные номера СКЗИ, эксплуата-
ционной и техничес-
кой документа-
ции к ним, номера серий ключевых документов
Номера экземпля-
ров (криптогра-
фические номера) ключевых документов
Отметка о получении Отметка о выдаче
        От кого получены Дата и номер сопро-
води-
тель-
ного письма
ФИО поль-
зова-
теля СКЗИ
Дата и расписка в получе-
нии
1 2 3 4 5 6 7 8
             
Отметка о подключении (установке) СКЗИ Отметка об изъятии СКЗИ из аппаратных средств, уничтожении ключевых
документов
Примечание
Ф.И.О. сотрудников органа криптогра-
фической защиты, пользова-
теля СКЗИ, произвед-
ших подключе-
ние (установку)
Дата подклю-
чения (уста-
новки) и подписи лиц, произ-
ведших подклю-
чение (уста-
новку)
Номера аппа-
ратных средств, в ко-
торые уста-
новлены или к которым подклю-
чены СКЗИ
Дата изъя-
тия (унич-
тоже-
ния)
Ф.И.О. сотрудников органа криптогра-
фической защиты пользова-
теля СКЗИ, производив-
ших изъятие (уничтоже-
ние)
Номер акта или распис-
ка об унич-
тоже-
нии
 
9 10 11 12 13 14 15

<…>

3. Форма: Приказ о назначении владельца электронной подписи

Когда понадобится: для обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов с применением электронного ключа.*

Организация "Альфа"

ПРИКАЗ № 45

г. Москва 13.05.2014
   

С целью обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов
с применением электронной подписи (ЭП)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить основным владельцем ЭП главного бухгалтера А.С. Глебову.

2. Назначить ответственным исполнителем и поручить исполнение обязанностей по
постановке ЭП на электронных документах главного бухгалтера А.С. Глебову. Право
доступа к рабочим местам с установленным программным обеспечением средств ЭП
предоставляется только ответственному исполнителю ЭП.

3. Хранить ключевые носители в помещениях, которые имеют прочные входные двери с
установленными на них надежными замками. Допускается для хранения ЭП
использовать кассовое помещение. В таком случае ключевые носители помещаются в
специальный контейнер, опечатываемый личной металлической печатью ответственного
исполнителя или владельца ЭП.

4. Транспортирование ключевых носителей за пределы организации допускается только
в случаях, связанных с производственной необходимостью. Транспортирование
ключевых носителей должно осуществляться способом, исключающим их утрату,
подмену или порчу.

5. На технических средствах, оснащенных средствами ЭП, должно использоваться
только лицензионное программное обеспечение фирм-производителей. Должны быть
приняты меры по исключению несанкционированного доступа посторонних лиц в
помещения, в которых установлены технические средства ЭП.

6. Запрещается оставлять без контроля вычислительные средства, на которых
эксплуатируется ЭП после ввода ключевой информации. При уходе пользователя с
рабочего места должно использоваться автоматическое включение парольной заставки.

7. Ни при каких обстоятельствах нель

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль