Ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности

354

Вопрос

Немного не понятно. Ответственным исполнителем и поручить исполнение обязанностей по постановке ЭП на электронных документах может быть не владелец ЭЦП?

Ответ

сообщаем следующее: Ключ электронной подписи может быть выпущен конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации. Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.

Для обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов с применением электронного ключа в учреждении необходимо создать приказ о назначении владельца электронной подписи. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных. Ответственным исполнителем, который ставит ЭП на электронных документах может быть только владелец ЭП.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности

Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:

ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;

электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.

Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.

Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).

Виды ЭП

Есть несколько видов электронной подписи (ЭП):
1) простая;
2) усиленная неквалифицированная;
3) усиленная квалифицированная.

Об этом сказано в статье 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Для сдачи электронной отчетности по каналам связи нужен ключ для создания усиленной квалифицированной электронной подписи.

Объясняется это так. Прием отчетности является госуслугой в электронном виде (п. 1 ст. 2 Закона от 27 июля 2010 № 210-ФЗ). Простую или неквалифицированную подпись для госуслуг можно использовать, только если это прямо предусмотрено федеральными законами (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634).

В остальных случаях вид подписи необходимо определить согласно приложению к постановлению Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634. Согласно нему подписывать отчетность нужно усиленной квалифицированной подписью.

Кроме того, для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, это установлено для:

бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Росстата от 31 марта 2014 г. № 220);

налоговой отчетности (п. 1 ст. 80 НК РФ);

отчетности по форме РСВ-1 ПФР (п. 19 Административного регламента, утвержденного приказом Минтруда России от 22 октября 2012 г. № 329нп. 3 ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

При этом квалифицированную подпись можно использовать при использовании любых госуслуг (п. 2 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 25 августа 2012 г. № 852).

Владелец ЭП

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.

Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.*

Документы на ЭП

Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи для сдачи отчетности, надо предоставить комплект документов:

паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа ЭП;

свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа ЭП (где указан СНИЛС);

учредительные документы (для организаций);

выписка из ЕГРЮЛ;

свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций);

свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;

документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решения об избрании);

для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.

Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Вместо оригиналов можно представить заверенные копии. Заверить копии может, например:

сотрудник удостоверяющего центра (тогда вместе с копиями нужно предоставить оригиналы);

руководитель организации;

нотариус.

Главбух советует: большинство УЦ требуют либо предоставить нотариально заверенные копии, либо оригиналы лично.

Конкретные условия узнайте в том УЦ, где планируете получить ключ электронной подписи.

Если документы подает не будущий владелец ключа подписи, а другой сотрудник, требуется доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера), необходимо представить доверенность подписывать документы.

Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, если планируется сдавать отчетность в ФСС России, могут потребовать извещение о регистрации в качестве страхователя.

Иногда требуют приказ о назначении владельца ЭП. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных.*

В УЦ получите договор и счет на оплату (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Порядок оплаты ключа выясните непосредственно в самом центре. Некоторые УЦ заранее выставляют счет, который к моменту первого визита в центр нужно уже оплатить.

По общему правилу, никакие госведомства о получении ЭП уведомлять не нужно. Исключение составляет электронная отчетность в ПФР. После получения ключа ЭП заключите с управлением ПФР, в котором обслуживаетесь, соглашение о присоединении к системе электронного документооборота. Бланк заявления и текст соглашения возьмите в своем отделении ПФР. Местное отделение может также потребовать предоставить и другие документы (например, сертификат ключа подписи, договор со спецоператором, разрешение на использование персональных данных).

Пример подключения к электронному документообороту с ПФР

Отделение ПФР по Иркутской области разместило необходимые документы и алгоритм подключения на своем сайте.

Бесплатно электронную подпись выдает только Казначейство России госзаказчикам при размещении заказов на поставки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд (разъяснение Минэкономразвития России от 1 октября 2009 г. № 42-10.1-11/56).* Обязанность УЦ выдавать коммерческим организациям и предпринимателям ЭП бесплатно законодательством не установлено.

Что получает владелец ЭП

В удостоверяющем центре получите:

ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);

квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.

Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.*

Олег Хороший,

государственный советник налоговой службы РФ II ранга

2. ПРИКАЗ ФАПСИ ОТ 13.06.2001 № 152

Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет единый на территории Российской Федерации порядок организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты (шифровальных средств) подлежащей в соответствии с законодательством Российской Федерации обязательной защите информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну*.

Данным порядком рекомендуется руководствоваться также при организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием сертифицированных ФАПСИ средств криптографической защиты не подлежащей обязательной защите конфиденциальной информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации или по решению обладателя конфиденциальной информации (за исключением информации, содержащей сведения, к которым в соответствии с законодательством Российской Федерации не может быть ограничен доступ).*

23. В федеральных органах исполнительной власти ключевые документы, СКЗИ с введенными криптоключами относятся к материальным носителям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения. При этом должны выполняться требования настоящей Инструкции и иных документов, регламентирующих порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти. Иным обладателям конфиденциальной информации при обращении с ключевыми документами, СКЗИ с введенными криптоключами необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией.

24. Для организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи конфиденциальной информации следует использовать СКЗИ, позволяющие реализовать принцип абонентского шифрования и предусматривающие запись криптоключей на электронные ключевые носители многократного (долговременного) использования (дискеты, компакт-диски (CD-ROM), Data Key, Smart Card, Touch Memory и т.п.).

25. При необходимости передачи по техническим средствам связи служебных сообщений, касающихся организации и обеспечения безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием СКЗИ конфиденциальной информации, соответствующие указания необходимо передавать, только применяя СКЗИ. Передача по техническим средствам связи криптоключей не допускается, за исключением специально организованных систем с децентрализованным снабжением криптоключами.

26. Используемые или хранимые СКЗИ, эксплуатационная и техническая документация к ним, ключевые документы подлежат поэкземплярному учету по установленным формам в соответствии с требованиями Положения ПКЗ-99. При этом программные СКЗИ должны учитываться совместно с аппаратными средствами, с которыми осуществляется их штатное функционирование. Если аппаратные или аппаратно-программные СКЗИ подключаются к системной шине или к одному из внутренних интерфейсов аппаратных средств, то такие СКЗИ учитываются также совместно с соответствующими аппаратными средствами. Единицей поэкземплярного учета ключевых документов считается ключевой носитель многократного использования, ключевой блокнот. Если один и тот же ключевой носитель многократно используют для записи криптоключей, то его каждый раз следует регистрировать отдельно.

Журналы поэкземплярного учета СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов (приложения 12 к Инструкции) ведут органы криптографической защиты и обладатели конфиденциальной информации.*

Приложение 2
к Инструкции (пункт 26),
утвержденной приказом
Федерального агентства
правительственной связи и информации
при Президенте Российской Федерации
от 13 июня 2001 года № 152

Приложение 2. ТИПОВАЯ ФОРМА журнала поэкземплярного учета СКЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним, ключевых документов(для обладателя конфиденциальной информации)

               
№ п/п Наимено-
вание СКЗИ, эксплуа-
тационной и техниче-
ской документа-
ции к ним, ключевых докумен-
тов
Серийные номера СКЗИ, эксплуата-
ционной и техничес-
кой документа-
ции к ним, номера серий ключевых документов
Номера экземпля-
ров (криптогра-
фические номера) ключевых документов
Отметка о получении Отметка о выдаче
        От кого получены Дата и номер сопро-
води-
тель-
ного письма
ФИО поль-
зова-
теля СКЗИ
Дата и расписка в получе-
нии
1 2 3 4 5 6 7 8
             
Отметка о подключении (установке) СКЗИ Отметка об изъятии СКЗИ из аппаратных средств, уничтожении ключевых
документов
Примечание
Ф.И.О. сотрудников органа криптогра-
фической защиты, пользова-
теля СКЗИ, произвед-
ших подключе-
ние (установку)
Дата подклю-
чения (уста-
новки) и подписи лиц, произ-
ведших подклю-
чение (уста-
новку)
Номера аппа-
ратных средств, в ко-
торые уста-
новлены или к которым подклю-
чены СКЗИ
Дата изъя-
тия (унич-
тоже-
ния)
Ф.И.О. сотрудников органа криптогра-
фической защиты пользова-
теля СКЗИ, производив-
ших изъятие (уничтоже-
ние)
Номер акта или распис-
ка об унич-
тоже-
нии
 
9 10 11 12 13 14 15

<…>

3. Форма: Приказ о назначении владельца электронной подписи

Когда понадобится: для обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов с применением электронного ключа.*

Организация "Альфа"

ПРИКАЗ № 45

г. Москва 13.05.2014
   

С целью обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов
с применением электронной подписи (ЭП)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить основным владельцем ЭП главного бухгалтера А.С. Глебову.

2. Назначить ответственным исполнителем и поручить исполнение обязанностей по
постановке ЭП на электронных документах главного бухгалтера А.С. Глебову. Право
доступа к рабочим местам с установленным программным обеспечением средств ЭП
предоставляется только ответственному исполнителю ЭП.*

3. Хранить ключевые носители в помещениях, которые имеют прочные входные двери с
установленными на них надежными замками. Допускается для хранения ЭП
использовать кассовое помещение. В таком случае ключевые носители помещаются в
специальный контейнер, опечатываемый личной металлической печатью ответственного
исполнителя или владельца ЭП.

4. Транспортирование ключевых носителей за пределы организации допускается только
в случаях, связанных с производственной необходимостью. Транспортирование
ключевых носителей должно осуществляться способом, исключающим их утрату,
подмену или порчу.

5. На технических средствах, оснащенных средствами ЭП, должно использоваться
только лицензионное программное обеспечение фирм-производителей. Должны быть
приняты меры по исключению несанкционированного доступа посторонних лиц в
помещения, в которых установлены технические средства ЭП.

6. Запрещается оставлять без контроля вычислительные средства, на которых
эксплуатируется ЭП после ввода ключевой информации. При уходе пользователя с
рабочего места должно использоваться автоматическое включение парольной заставки.

7. Ни при каких обстоятельствах нельзя хранить ключи ЭП на жестких дисках АРМ

8. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой:

Руководитель   А.В. Львов
     

 

03.03.2015г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль