Учет и оформление документов при эксплуатации автомобиля

644

Вопрос

Бюджетная организация купила легковой автомобиль. Как правильно вести учет и оформление документов при эксплуатации автомобиля. Можно ли использовать автомобиль в личных целях и как правильно документально это оформить?

Ответ

сообщаем следующее: При эксплуатации автомобиля нужно вести учет ГСМ.

Подробнее см. в Рекомендации 1.

Также на служебном автомобиле можно ездить в командировку.

Использовать автомобиль в личных целях нельзя, так как это имущество организации и должно быть использовано в интересах организации.

Вообще, целесообразно оформить «Положение об использовании служебного автотранспорта».

Приводим примерное Положение «Об использовании служебного автотранспорта работниками» и Приказ.

Вы можете принять их за примерный образец, дополнив с учетом своей специфики.

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

ГУ «Альфа»

№ _____ от «___» _____ 2014 года

Положение «Об использовании служебного автотранспорта работниками ГУ «Альфа» в служебных целях

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ГУ «Альфа» (далее по тексту – Учреждение) в служебных целях разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту автомобиль). Положение определяет права, обязанности Учреждения и работников Учреждения, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Учреждения автотранспортных средств, принадлежащих Учреждению.

2. Предоставляемый работнику Учреждения автомобиль (далее по тексту также – служебный автомобиль) является собственностью Учреждения.

3. Служебный автомобиль предоставляется работникам Учреждения, оформленным на работу в Учреждение по Трудовому договору.

Статья 2. ДОПУСК РАБОТНИКА К УПРАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫМ АВТОМОБИЛЕМ

1. Общим условием допуска работника Учреждения к управлению служебным автомобилем является наличие у работника:

- водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

- стажа вождения автомобиля не менее одного года;

- действующей медицинской справки установленного образца.

2. Допуск работников Учреждения к управлению служебным автомобилем оформляется Приказом Директора Учреждения.

3. Перед подготовкой Приказа, разрешающего конкретному работнику управление служебным автомобилем, работник должен предоставить в отдел кадров Учреждения пакет документов, указанный в п.1. настоящей статьи.

Копии предоставленных работником документов хранятся в отеле кадров Учреждения.

4. После издания Приказа, разрешающего работникам Учреждения управление служебным автомобилем, с каждым упомянутым в Приказе работником заключается договор о его индивидуальной материальной ответственности, и на каждого такого работника оформляется доверенность на право управления автомобилем Учреждения.

5. В период эксплуатации автомобиля Учреждения работнику должен выдаваться Путевой лист. Путевой лист оформляется в бухгалтерии Учреждения, с указанием конкретных маршрутов поездок.

6. Учреждение вправе в любое время изменять и дополнять условия допуска работника Учреждения к управлению служебным автомобилем.

Статья 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ, ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЯ

1. Работники, допущенные Призом Директора к эксплуатации автомобиля Учреждения, обязаны:

- знать и исполнять требования настоящего Положения;

- строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим;

- использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

- соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

- не оставлять автомобиль без присмотра;

- в обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона;

- следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации;

- своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр;

- не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии, выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом руководителя своего подразделения Учреждения;

- не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья работник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

- своевременно обращаться в бухгалтерию Учреждения в целях получения Путевого листа;

- своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в отдел кадров Учреждения об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

- содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;

- сопровождая грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке;

- не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека;

- категорически не допускать случаев неслужебного использования автомобиля в личных целях без разрешения руководства;

2. В случае если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям работник Учреждения вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы. По приезде эвакуатора работник Учреждения обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

3. Работник Учреждения обязан строго соблюдать установленный в Учреждении порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Учреждении.

4. Работник Учреждения, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Учреждении.

5. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:

- осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками или гостями Учреждения;

- осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Учреждению;

- осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Учреждению, с помощью автомобиля Учреждения.

Статья 4. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. При использовании служебных автомобилей Учреждение осуществляет следующие расходы:

- проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

- безналичная оплата бензина;

- оплата мойки автомобиля;

- оплата химчистки салона автомобиля не более двух раз в год;

- безналичная оплата эвакуации автомобиля (в случае, если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);

- приобретение Учреждением запасных частей к автомобилю.

2. Сотруднику, ответственному за эксплуатацию автомобиля, Учреждение производит возмещение расходов, указанных в п.1. настоящей статьи, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Учреждении. Документы, подтверждающие расходы работника Учреждения на эксплуатацию автомобиля, принимаются от работника бухгалтерией вместе с заполненными Путевыми листами.

Нормы расходов ГСМ утверждаются приказом Директора.

3. Учреждение не компенсирует работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Учреждения. Учреждение не возмещает работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Статья 5. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. Автомобили, принадлежащие Учреждению, должны быть застрахованы в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств». Страховка должна содержать неограниченное количество лиц, допущенных к управлению автомобилем.

2. В случае угона (кражи) служебного автомобиля, предоставленного работнику Учреждением, работник лично обязан:

- незамедлительно сообщить в органы милиции по месту угона (кражи) автомобиля;

- незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю своего подразделения Учреждения;

- получить в органах милиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.

3. При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия работник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:

- незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»;

- незамедлительно поставить в известность руководство своего подразделения и обслуживающего Учреждение страхового агента;

- получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

Статья 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Учреждению за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

- умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

- угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

- управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

- управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

- использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

- перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

- использования автомобиля для неслужебных целей;

- непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

- нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Учреждении.

2. Работник, управлявший автомобилем Учреждения и виновный в причинении ущерба Учреждению, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

ПРИКАЗ № __

г. Москва 27 апреля 2014 года

В целях систематизации использования автотранспортных средств (далее по тексту - автомобиль), принадлежащих ГУ «Альфа», повышения эффективности исполнения возложенных на работников организации трудовых обязанностей, более оперативного решения производственных вопросов, и улучшения качества обслуживания клиентов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить право управления автомобилем, принадлежащим организации, ниже поименованным работникам:

- ___________________________________ (должность, Ф. И.О.)

- ___________________________________ (должность, Ф. И.О.)

2. Заключить с каждым из работников, поименованном в п.1. настоящего приказа, договор об индивидуальной материальной ответственности.

3. Оформить на каждого из работников, поименованных в п.1. настоящего приказа, доверенность на управление автомобилем.

4. Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника отдела кадров.

Директор А.В.Львов

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

Отражать операции с ГСМ в учете зависит от того, каким образом было приобретено топливо.*

На автозаправочных станциях (АЗС) учреждение может приобрести ГСМ:*

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники учреждения (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести ГСМ за наличный расчет, он должен располагать необходимой денежной суммой. Эту сумму учреждение выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

Бухучет: приобретение ГСМ*

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на счете 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). ГСМ учитывайте по фактической стоимости с учетом НДС.

Если входной налог можно принять к вычету, его сумму в стоимость ГСМ не включайте. Учтите ее отдельно на счете 0.210.12.000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. О том, как учесть НДС при налогообложении, см. Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с приобретением ГСМ через подотчетное лицо, зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:*

Выдачу наличных денег для приобретения ГСМ отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.560 Кредит 0.201.34.610
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 34, 85, 105–106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00, забалансовый счет 18).

Путевой лист*

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально* (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы.

Главбух советует: однако списывать ГСМ на основании одних только путевых листов нежелательно. Поэтому подтвердить факт списания рекомендуется еще и дополнительно оформленным актом о списании материальных запасов* (ф. 0504230). Объяснения тут следующие.

Форма путевого листа не предусматривает указание стоимости ГСМ. На практике же цена бензина может меняться по несколько раз в месяц. Это усложняет работу бухгалтера: из путевого листа не видно сразу, на какую сумму нужно списать бензин, и придется дополнительно делать расчеты. Кроме того, из путевого листа не ясно, по каким нормам списывать бензин, ведь он содержит сведения как о нормативном расходе ГСМ, так и о фактическом. Поэтому лучше составлять акт о списании (ф. 0504230), из которого будет четко видно, по каким нормам списан бензин. А путевые листы прикладывать к акту в качестве обоснования. Также в качестве обоснования можно прикладывать и приказ руководителя о списании перерасхода.

Унифицированные формы путевых листов, которые должны применять учреждения, приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Формы таких путевых листов и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Кроме того, при заполнении также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Главбух советует: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в учреждении нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. А за это установлена административная ответственность.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, учреждение могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

А за этим последует административный штраф:

  • на должностное лицо (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • на учреждение – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

  • руководителя – на 5000 руб.;
  • учреждение – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует:* При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 31.43%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.57%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 62.86%
  • Над налоговой отчетностью 25.71%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль