Необоснованные и нецелевые расходы

3609

Вопрос

чем отличается необоснованные расходы от нецелевых расходов? какая административная ответственность за необоснованные расходы?

Ответ

сообщаем следующее: Нецелевым использованием признается направление бюджетных средств на цели, которые не предусмотрены условиями их получения. Условия и цели использования устанавливаются в решении о бюджете, бюджетной росписи, бюджетной смете или другом документе, на основании которого из бюджета предоставлялись средства.

Такие требования установлены пунктом 1 статьи 306.4 Бюджетного кодекса РФ.

Цели расходов определяются в смете по классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Методология применения КОСГУ установлена в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н.

Что касается необоснованных расходов, законодательство устанавливает ряд требований к ведению бухучета, в частности основанием для бухгалтерской записи являются первичные учетные документы, прошедшие внутренний контроль. Объясняется это тем, что бухучет ведется на основании первичных документов. Первичный документ нужно составлять при совершении каждого факта хозяйственной жизни, а если это невозможно – непосредственно после его окончания. Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

По результатам ревизии финансовой деятельности учреждения могут быть выявлены необоснованные расходы. Это может быть, например, безосновательное списание материальных ценностей, которое может повлечь за собой незаконные расходы и недостачи активов.

Финансовым нарушением, связанным с необоснованным списанием имущества, могут признать следующие действия:
– списание имущества без подтверждающих документов;
– нарушения в ведении учета при выбытии активов;
– списание имущества не в установленном порядке.

В соответствии со статьей 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях, грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов -влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается: занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета; искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как проверить целевое использование бюджетных средств

Для учреждения самым значимым принципом бюджетной системы является принцип адресного и целевого характера бюджетных средств (ст. 28 Бюджетного кодекса РФ).*

Следует отличать целевое использование бюджетных средств от эффективного – это разные вопросы. Однако, как правило, Росфиннадзор и другие органы государственного контроля проверяют их одновременно. Поэтому и учреждение при проверке целевого расходования средств одновременно должно оценивать и эффективность расходов.

Нецелевое использование

Нецелевым использованием признается направление бюджетных средств на цели, которые не предусмотрены условиями их получения. Условия и цели использования устанавливаются в решении о бюджете, бюджетной росписи, бюджетной смете или другом документе, на основании которого из бюджета предоставлялись средства.

Такие требования установлены пунктом 1 статьи 306.4 Бюджетного кодекса РФ.

Цели расходов определяются в смете по классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ).Методология применения КОСГУ установлена в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.*

Но нередко расходы можно с равным основанием отнести на разные статьи или подстатьи классификации. В этом случае финансирование расходов за счет средств, выделенных на любую из допустимых статей, не признается нецелевым использованием бюджетных средств (п. 14.1 постановления Пленума ВАС РФ от 22 июня 2006 г. № 23, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 23 октября 2009 г. № А82-4752/2009от 23 октября 2009 г. № А82-4749/2009).

На практике контролеры могут квалифицировать нецелевое использование бюджетных средств в следующих случаях:

кассовый расход проведен по коду КОСГУ, который не соответствует экономическому содержанию расхода;

бюджетные средства, выделенные на текущий финансовый год, израсходованы в счет предстоящих платежей следующего финансового года (например, перечисление налогов авансом в декабре);

оплачены дополнительные расходы, которые прямо не предусмотрены законодательством в некоторых случаях (например, отдельные виды командировочных расходов);

перечислен аванс по контракту сверх предела, установленного для авансовых платежей (п. 17 постановления Правительства РФ от 10 декабря 2012 г. № 1272);

бюджетные средства израсходованы без оправдательных (первичных) документов;

выплачены надбавки или доплаты к зарплате сверх нормативов, использованных при расчете и утверждении сметы;

оплачены иные расходы, на которые не были доведены лимиты бюджетных обязательств (не согласованы с учредителем);

оборудование, приобретенное за счет средств бюджета для конкретных целей, используется по другому назначению, например, для ведения коммерческой деятельности.

Ошибки указания кодов КОСГУ очень часто служат для государственных контролеров основанием для того, чтоб зафиксировать нецелевое использование бюджетных средств. Большое значение таких ошибок связано с тем, что они самый очевидный признак расхода на цели, не указанные в смете.*

Но не каждую ошибку нужно считать нецелевым использованием средств. Бывают также ситуации, когда использование определенного кода КОСГУ связано с указаниями ГРБС или органов казначейства. Применение неправильного кода КОСГУ будет обычным нарушением методологии в следующих случаях:

расходы проведены по кодам КОСГУ в соответствии с Методическими рекомендациями (указаниями) ГРБС по реализации государственной учетной политики;

расходы проведены по кодам КОСГУ в соответствии с бюджетной сметой, госзаданием, а также иными документами, которые являются правовыми основаниями получения бюджетных средств (например, в соответствии с бюджетной росписью, уведомлением о бюджетных ассигнованиях);

порядок проведения кассовых расходов по кодам КОСГУ отсутствует в документах, которые являются правовым основанием получения бюджетных средств;

на момент перечисления платы за товары (работы, услуги) учреждение не может однозначно установить, на какой код КОСГУ отнести данные расходы;

установлено, что ошибочные действия совершены неумышленно.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 306.4 Бюджетного кодекса РФ, писем Минфина России от 27 февраля 2012 г. № 02-07-10/534от 18 декабря 2009 г. № 02-07-10/5856.

Следует отметить, что на самые острые вопросы, которые не отражены в методологии применения КОСГУ, представители финансового ведомства ежегодно дают письменные и устные разъяснения. Учреждение может задать вопрос о предстоящих расходах или воспользоваться более ранними разъяснениями. Определение правильного КОСГУ для хозяйственной операции или вида однородных операций – это уже элемент контроля, который также позволит избежать ошибок в бухучете.

Предварительный контроль

Предварительный контроль целевого использования средств в учреждении прежде всего связан с формированием сметы.

Поэтому при разработке обоснований к каждой статье КОСГУ сметы перепроверяйте коды запланированных расходов. Это не менее важно, чем правильно рассчитать размер плановых затрат.

Следите за правильностью применения расчетных тарифов и нормативов и убедитесь, что итоговые показатели бюджетной сметы соответствуют доведенным лимитам бюджетных обязательств (п. 2 ст. 221 Бюджетного кодекса РФ). Эффективность контроля в дальнейшем во многом зависит от качества и степени детализации расчета. Учитывайте также, что наличие подробных обоснований к смете – это один из вопросов, изучаемых Росфиннадзором в ходе государственного финансового контроля.

Пример предварительного контроля


В ноябре 2013 года экономист казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев составил проект сметы на 2014 год и расчет плановых сметных показателей к бюджетной смете.

В расчете плановых сметных показателей экономист отнес расходы на изготовление мебели для аудиторий на подстатью 226 КОСГУ. Однако на основании указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, расходы на изготовление основных средств следует относить на статью 310 КОСГУ.

Положением о внутреннем контроле учреждения предусмотрено, что проект сметы перед направлением на утверждение ГРБС должен быть рассмотрен проверочной комиссией. Положение устанавливает, что при этом обязательна проверка правильности кода КОСГУ по каждой запланированной операции.

В рамках предварительного контроля комиссия по проведению внутренних проверок обнаружила допущенную ошибку и указала на нее. Экономист внес изменения в расчет плановых сметных показателей к бюджетной смете.

Организация текущего контроля

На этапе исполнения сметы организуйте текущий контроль целевого расходования бюджетных средств. На практике это означает, что учреждение должно определить порядок контроля:

остатков лимитов бюджетных обязательств перед заключением контрактов;

документов оснований на предмет их законности, правильного оформления и соответствия утвержденной смете (накладных, актов выполненных работ, счетов на оплату, авансовых отчетов, ведомостей и т. д.);

кассовых заявок, платежных поручений и кассовых расходных ордеров на предмет наличия оснований к ним, соответствия смете и классификации КОСГУ, действующей на момент платежа;

данных бухучета на предмет правильности применения кодов КОСГУ и выявления не предусмотренных сметой операций.*

Чтобы выполнить все вышеуказанные контрольные процедуры эффективно и с наименьшими трудозатратами, продумайте документооборот и функции сотрудников на всех его этапах.

В качестве примера можно привести несколько общих ситуаций. Так, контрактная служба (контрактный управляющий)должны участвовать в подготовке обоснований к смете. А план-график закупок изначально нужно готовить на основании утвержденной сметы и в дальнейшем не допускать расхождений между ними. При этом и сам план-график закупок, и любое изменение в нем обязательно должны визироваться сотрудником, ответственным за общее ведение сметы.

Комиссия по проведению закупок перед определением поставщика должна обязательно удостовериться, что условия закупки соответствуют бюджетным назначениям.

Документы-основания перед их утверждением к оплате должны сверяться с данными сметы.*

Организовать сверку со сметой не так уж сложно. Если объем операций небольшой, то применение кода КОСГУ к каждому документу может определять лично главный бухгалтер. Если документооборот слишком велик для того, чтоб с этим справлялось одно лицо, то нужно распределить обязанности. Для этого доведите до лица, ответственного за обработку определенного вида документов, данные о сметных назначениях по тем КОСГУ, к которым относятся его документы. Например, бухгалтеру по зарплате сообщите размер ЛБО по подстатье КОСГУ 211 «Заработная плата» и перечень выплат, предусмотренных сметой по этой статье. А бухгалтеру по учету материалов сообщите аналогичные данные по статье КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» и подстатье КОСГУ 222 «Транспортные услуги». Бухгалтеры участков будут определять код КОСГУ по поступающим к ним документам. Дополнительно они должны будут сверять документы с перечнем расходов, предусмотренных по контролируемой ими подстатье сметы (если глубина детализации обоснований к смете это позволяет). Если расшифровки к статьям и подстатьям сметы недостаточно подробны, то бухгалтер просто удостоверится в наличии остатков по «своей» подстатье. Обо всех несовпадениях бухгалтеры участков должны сообщать главному бухгалтеру (или его профильному заместителю).

Бухгалтер по учету операций по лицевым счетам, перед тем как подготовить платеж, должен убедиться в наличии документа-основания *и еще раз проверить правильность присвоенного по нему кода КОСГУ. Кассир должен выполнить те же процедуры в отношении кассовых документов. Учитывайте, что в случае выплат из кассы учреждения расходный ордер нужно дополнительно сверить с кодом КОСГУ, который указан в заявке на получение наличных денег (ф. 0531802). Если деньги из кассы будут выплачены не для тех целей, ради которых были сняты с лицевого счета, то даже наличие остатков по этой статье КОСГУ не помешает ревизорам квалифицировать выплату как нецелевую (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19 февраля 2009 г. № А33-6767/08-Ф02-7084/08).

На стадии оплаты обязательств важно организовать правильное взаимодействие с органами казначейства, которые при санкционировании кассовых заявок проверяют правильность применения кодов КОСГУ и остатки ЛБО по этим статьям (п. 10 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н). Когда казначейство не принимает заявку, не старайтесь «пропихнуть» платеж по любому КОСГУ.

Если код был неверно определен при утверждении сметы, то предварительно обратитесь к ГРБС с просьбой внести изменения в смету. Если ошиблись органы казначейства, то обязательно направьте им письмо с обоснованием своей позиции. Без документального подтверждения при проверках контролеры могут «не поверить», что на неправильном КОСГУ настаивало казначейство, и предъявить обвинения в нецелевом использовании. Учитывайте также, что органы казначейства не вправе отказывать в приеме заявки, когда выбор КОСГУ зависит от положений учетной политики учреждения. Например, исходя из положений учетной политики одно и то же имущество может быть отнесено к основным средствам (статья КОСГУ 310) или к материалам (статья КОСГУ 340).

В ходе контроля над ведением бухучета систематически сопоставляйте со сметой и друг с другом обороты по счетам санкционирования, обязательств и затрат. Несоответствия аналитики и суммовые отклонения на этих счетах могут свидетельствовать не только о бухгалтерской ошибке, но и о нецелевом использовании. Самый очевидный случай, когда обороты по какой-либо статье КОСГУ превысят размеры, утвержденные сметой. Например, если обороты с начала года по дебету счета 1.501.13.310 больше сметных назначений по статье КОСГУ 310, это означает либо ошибку бухгалтера, либо то, что какой-то контракт заключен сверх доведенных ЛБО.

Не пренебрегайте внутренним контролем над ведением бухучета ЛБО по счету 0.501.00.000. Обращайте внимание на применение недопустимых аналитических признаков по этому счету. Проверяйте причину превышения дебетовых оборотов (принято обязательств) над кредитовыми (лимитами обязательств) не только в целом по счету или отдельному КОСГУ, но и по каждому аналитическому признаку. При этом сумму дебетовых оборотов по счету 0.501.00.000 в разрезе КОСГУ сверяйте с данными выписки из лицевого счета казначейства. Такая сверка позволит не только устранить ошибки ввода данных в учете, но и своевременно выявить все расхождения с казначейством. В том случае, если казначейство полагает, что контракт относится к другому коду КОСГУ, позицию можно будет согласовать заранее (не срывая оплату).

Правильность учета бюджетных обязательств и одновременно денежных обязательств также можно контролировать с помощью оборотно-сальдовой ведомости по счету 0.502.11.000. Сумму принятых бюджетных обязательств, которая отражается в кредитовых оборотах данного счета, сверяйте в аналогичном порядке. Сумма принятых денежных обязательств отражается в дебетовых оборотах счета.

Учитывайте, что по каждому основанию сумма принятых денежных обязательств должна быть:

меньше либо равна сумме принятых бюджетных обязательств;

больше либо равна сумме кассового расхода.

Нарушение целевого использования можно выявить не только по отклонениям оборотов в разрезе КОСГУ, но и с помощью сопоставления других аналитических признаков.

Пример ошибки в рамках текущего контроля

В рамках ежемесячной процедуры текущего контроля специалист службы внутреннего контроля казенного учреждения «Альфа» А.И. Иванов сформировал оборотно-сальдовую ведомость по счету 1.302.25.000 за III квартал 2013 года в разрезе контрагентов:

Номер счета 1.302.25.000 Остаток на начало года Обороты Остаток на конец года
Контрагенты Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
«Гермес» ЗАО     23 140,00 17 800,00 5340,00  
Производственная фирма «Мастер» ОАО     32 500,00 32 500,00    

Он обратил внимание, что по контрагенту ЗАО «Гермес» числится остаток задолженности. Согласно ведомости получалось, что за оказанные услуги в III квартале ЗАО «Гермес» было начислено 17 800 руб., а фактически выплачено 23 140 руб.

В журнале операций с безналичными денежными средствами Иванов увидел две заявки на кассовый расход на суммы 5340 руб. и 17 800 руб. При этом в журнале расчетов с поставщиками и подрядчиками были подшиты договор с ЗАО «Гермес» и акт выполненных работ на сумму 17 800 руб.

В результате проведенной проверки Иванов обнаружил ошибку, допущенную бухгалтером-кассиром А.В. Дежневой, а именно:

15 августа Дежнева в соответствии с договором и на основании счета передала в Казначейство России заявку на кассовый расход на предоплату ЗАО «Гермес» в сумме 5 340 руб.;

20 сентября на основании акта выполненных работ Дежнева сформировала заявку на кассовый расход на полную оплату услуг ЗАО «Гермес» в сумме 17 800 руб. без учета предоплаты.

В итоге образовалась переплата, которая при проверке Росфиннадзором могла быть квалифицирована как нецелевое использование бюджетных средств.

Последующий контроль

Проверять целевое использование средств в прошедших периодах можно:

в рамках комплексной ревизии финансовой деятельности учреждения;

в ходе отдельных тематических проверок.

При этом контрольные мероприятия можно проводить как в отношении отдельных вопросов (например, правильности отражения контрактов по кодам КОСГУ), так и отдельных участков учета (нецелевое использование материальных запасов).

Конкретный тип контрольного мероприятия, порядок и сроки его проведения, а также перечень изучаемых вопросов учреждение определяет самостоятельно исходя из требований собственных регламентов или соображений целесообразности.

Анализ отклонений между начисленными и исполненными расходами с одной стороны и утвержденной сметой учреждения с другой – это один из основных способов, который применяют ревизоры Росфиннадзора для выявления нецелевого использования бюджетных средств.

В общем случае методы государственного финансового контроля основываются на сопоставлении однородных данных, которые содержатся в различных документах, таких как:

утвержденная за прошедший год смета;

годовая бюджетная отчетность;

главная книга (ф. 0504072);

журналы операций (ф. 0504071);

регистры бюджетного учета (оборотные ведомости по счетам и т. п.);

выписки с лицевых счетов;

кассовая книга (ф. 0504514).

Внутренним ревизорам учреждения при проведении собственных мероприятий последующего контроля целесообразно использовать аналогичные методы. При этом для сокращения трудозатрат придерживайтесь логической последовательности в изучении и систематизации данных. Так, в ходе комплексной проверки целевого использования средств за прошедший год сверяйте по порядку друг за другом:

расчеты обоснования к проекту сметы с утвержденной сметой;

утвержденную и исполненную смету с бюджетной отчетностью за год;

отчетность и смету с данными учета о начисленных расходах;

начисленные расходы с кассовым расходом (исполненными расходами).

Для удобства сведите результаты сверки по всем двадцатизначным кодам классификации расходов бюджетов в табличную форму. В идеале при сопоставлении все позиции должны быть равны. То есть расходы должны быть начислены в отчетном году в объеме ЛБО (ассигнований) и в этой же сумме должны быть оплачены.

Чтобы проверить результат исполнения сметы, служба внутреннего контроля должна формировать такую таблицу по данным бухучета в целом за год. В том случае, если бухгалтерия учреждения будет использовать данный метод сопоставления на этапе текущего контроля ежеквартально (или ежемесячно), нужно учитывать, что смета еще не исполнена. В конце квартала причиной отклонений может быть обычная разница между датой оплаты и датой оприходования.

Выявленные отклонения – это сигнал для дальнейшего анализа. Чтобы установить причину расхождений, изучите все операции, которые в сумме дают неверное значение по коду расхода бюджета. В случае необходимости проверьте первичные документы по «подозрительным» бухгалтерским проводкам. Причиной несовпадения данных может оказаться обычная бухгалтерская ошибка.

Пример формирования сводной таблицы в рамках последующего контроля

Положением о внутреннем контроле казенного учреждения «Альфа» утверждены сроки и порядок проведения комплексной ревизии деятельности учрежден

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль