Закрытие командировки при отсутствии проездных документов

385

Вопрос

Подскажите пожалуйста, как быть? В декабре 2012г. для командировки в 2013г., были приобретены билеты на тренера и команду, оплата за билеты производилась по договору, счету и товарной накладной. Билеты приняты к учету бухгалтером на основании т/н и в дальнейшем по приезду команды сами бланки билетов не потребованы с сотрудника по причине не допонимания со стороны бухгалтера, что действия с билетами не выполнены до конца. При закрытии года обнаружена повисающая дебиторка и после разбора ситуации выявлено, что не приходованны билеты по закрытию авансового отчета. Организация, которая продала билеты, в дальнейшем закрылась и с их стороны выдано нам только заясление о закрытии их учреждения. Авиалинии так же ни чем помочь не смогли. Что можно сделать,если в наличии только товарная накладная и то, что команда действительно учавствовала на выезде в мероприятии.Можем ли мы только на этом основании закрыть эту повисающую сумму и какой документ приложить?

Ответ

сообщаем следующее: После возвращения из командировки сотрудник должен вернуть использованный проездной билет.

Так как в Вашем случае получить дубликат проездных документов нет возможности. Сотруднику следует написать заявление на имя руководителя. Указать в нем причину утраты документов, указать, что возможности получить дубликат нет. В качестве оправдания приложить заявлении о закрытии авиалинии. На основании данного заявления руководитель должен принять решение о списании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: Как отразить в бухучете приобретение проездных билетов для командированного сотрудника

Если учреждение приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на счете 0.201.35.000 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы.

Порядок отражения в бухучете операций по приобретению и выдаче командированным сотрудникам проездных билетов зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Приобретение и выдачу проездного билета сотруднику, направленному в командировку, отразите проводками:

Дебет 0.201.35.510 Кредит 0.302.22.730
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 0.208.22.560 Кредит 0.201.35.610
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 0.401.20.222 (0.109.60.222–0.109.90.222) Кредит 0.208.22.660
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.*

А как отражать НДС по приобретенным проездным документам, если командировка была организована в рамках облагаемой НДС деятельности? Все зависит от того, как эти документы оформлены. Так, если НДС выделен в проездном документе или он поступил вместе со счетом-фактурой, налог принимается к вычету. Значит, его следует учесть отдельно на счете 0.210.12.000«Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Сделать это нужно после того, как сотрудник отчитается о проезде в командировку. В учете сформируйте такие проводки:

Дебет 2.210.12.560 Кредит 2.208.22.660
– принят к учету входной НДС со стоимости билета, использованного сотрудником в командировке;

Дебет 2.401.20.222 (2.109.60.222–2.109.90.222) Кредит 2.208.22.660
– списана на расходы стоимость проездного билета (без НДС), использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок установлен в пунктах 8687106 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (п. 169224, счета 109.00208.00401.20).

Из рекомендации «Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику»

Станислав Бычков

заместитель директора департамента

бюджетной методологии Минфина России

Игорь Кузьмин

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

(департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

2. Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд (например, потерял их), организация все равно должна возместить ему эти расходы. Ведь независимо от наличия и отсутствия документов командировка состоялась и сотрудник выполнил задание. Правда, в этой ситуации расходы возмещаются в определенной сумме. Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:*

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
  • причину утраты документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

В организациях госсектора размер возмещения при отсутствии подтверждающих документов определяется:*

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 23 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

В частности, федеральные учреждения при отсутствии подтверждающих документов возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Рекомендация:Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными

Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Перечень документов

Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у учреждения документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет.* При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности учреждения в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.

В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:*

  • первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
  • другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы), и т. д.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-Попределение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы.*

Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:

  • авансовые отчеты;
  • товарные чеки;
  • квитанции к приходным кассовым ордерам.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.

Можно ли подтвердить расходы документами, которые оформлены с ошибками? Можно, если допущенные ошибки позволяют правильно определить продавца и покупателя, вид и величину расходов, дату совершения операции и другие важные элементы сделки. Например, документ можно принять к учету, если в нем указано сокращенное наименование услуги, пропущен код единицы изменения, допущены грамматические ошибки или опечатки в названии или адресе контрагента. Или если помимо обязательных реквизитов документа в нем приводится дополнительная информация. Если в документе искажены сведения о стоимости товара (работы, услуги), нечетко указана дата, то принимать такой документ в качестве подтверждения расходов нельзя.

Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547 (доведено до сведения нижестоящих инспекций письмом ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104).

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

26.03.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль