Удержание неизрасходованных подотчетных сумм

107

Вопрос

Подскажите, вправе ли мы пересчитывать суточные при загранкомандировках (выданы в рублях) на дату утверждения авансового отчета и удерживать с сотрудника в случае если сотруднику выдано по курсу в день выезда в командировку одна сумма, а на дату утверждения отчета она меньше и сотрудник оказался должен?

Ответ

сообщаем следующее: В случае, когда сотруднику, направленному в командировку за границу, аванс выдан в рублях, их обмен на иностранную валюту осуществляется самим сотрудником. Документом, подтверждающим курс обмена, является справка о покупке валюты. Если сотрудник не может подтвердить курс покупки иностранной валюты в связи с отсутствием такой справки, то командировочные расходы следует принимать к учету одновременно в иностранной валюте (в соответствии с документами, подтверждающими произведенные расходы) и в рублях по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета. Образовавшуюся разницу (неизрасходованный остаток денежных средств) сотрудник должен внести в кассу учреждения либо должен быть удержан из его заработной платы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193

О налоговом учете расходов на зарубежные командировки

Вопрос

Просим рассмотреть вопрос по отнесению расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль и дать письменную консультацию.

Сотрудники предприятия направляются в зарубежные командировки, им выдаются подотчетные суммы в рублях, сотрудники сами покупают валюту, расходы в командировках производят в иностранной валюте. Просим пояснить, по какому курсу следует отражать в налоговом учете расходы сотрудников, произведенные ими в зарубежных командировках, учитывая следующие условия:

1. в случае отсутствия справки о покупке валюты;

- по курсу на дату утверждения авансового отчета,

- на дату выплаты подотчетных сумм.*

2. в случае наличия справки о покупке валюты:

- по курсу на дату утверждения авансового отчета,

- на дату выплаты подотчетных сумм,

- на дату обмена сотрудником полученных рублей на иностранную валюту?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.

При оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки, следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Из письма следует, что организация выдает работнику под отчет сумму командировочных расходов в рублях.

В соответствии с частью 2 статьи 14 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливаются Банком России.

В таком случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. При покупке валюты командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов. При этом покупка наличной валюты должна быть документально подтверждена.*

В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.*

Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированном лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.*

В случае, если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 Кодекса сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.

03.04.2015г.

С уважением,

Наталья Кузнецова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль