Выдача средств подотчет на командировочные

563

Вопрос

Подскажите пожалуйста есть ли ограничения в сумме в подотчет на командировочные расходы?Расходы по командировке:1) суточные2) проезд на транспорте3) проживаниеПри внутренней проверке стал вопрос о замечании, что в нашей организации нужно прописать лимит в подотчет на командировочные расходы, сумма 150000,00 (в которую входят суточные,проживание, транспорт) была определена проверкой как очень большая.Нужно ли прописывать лимит - ограничение для выдачи в подотчет при командировке?Внутренняя проверка предложила проживание командировочных тренеров спортсменов оплачивать безналичным путем. Путем заключения договора до 100 или до 400 тыс рублей по 44 ФЗ.Предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Ответ

сообщаем следующее: Нет, Конкретной суммы, ограничивающей размер командировочных, законодательство не устанавливает. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.

Учреждению целесообразно прописать в учетной политике, в другом локальном документе предельный размер выплаты суточных, расходов на проезд и проживание, исходя из норм федерального (регионального) законодательства и своих финансовых возможностей. Предельный размер расчетов наличными по одной сделке в данном случае учитывать не нужно.

Следует отметить, если тренерам и спортсменам, которые не входят в штат учреждения, возмещаются расходы на проезд и проживание, то это считается закупкой для нужд учреждения, проводимой по пунктам 4 или 5 части 1 статьи 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Ситуация: Нужно ли включать в план-график командировочные расходы (расходы на проезд, проживание, суточные)

Если учреждение самостоятельно оплачивает проезд и гостиницу, то информацию о таких расходах нужно включить в план-график. В этом случае расходы подпадают под действие Закона о контрактной системе и являются закупками работ, услуг (п. 3 ст. 3 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). Следует отметить, что при этом контракты на организацию командировок учреждения вправе заключать с единственными поставщиками (п. 26 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).

Если же деньги на приобретение билетов и оплату услуг гостиницы, а также суточные, вы выдаете командированным сотрудникам под отчет или возмещаете им уже после командировки, то в план-график такие расходы не включайте. Это связано с тем, что такие выплаты подпадают под действие Трудового кодекса РФ (ст. 168 ТК РФ), а не Закона о контрактной системе. То есть в данном случае расходы на командировки, по сути, являются гарантиями сотрудникам по обеспечению их прав (ст. 164165167 ТК РФ), а не закупками.* Такие разъяснения приведены в письме Минэкономразвития России от 12 января 2015 г. № Д28и-9совместном письме от 5 августа 2014 г. Минэкономразвития России № 18505-ЕЕ/Д28и и Минфина России № 02-02-04/39043.

Но обратите внимание, что это правило не действует при выдаче денег на командировки студентам, учащимся, сопровождающим и другим гражданам, которые не являются сотрудниками учреждения. Такие расходы являются закупкой у единственного поставщика, проводимой по пунктам 4 или 5 части 1 статьи 93 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ. Поэтому их нужно включить в план-график. Такие разъяснения приведены в пункте 30 приложения к письму Минэкономразвития России от 30 сентября 2014 г. № Д28и-1889.*

Из рекомендации «Как составить план-график закупок»

Максим Чемерисов, директор департамента развития контрактной системы Минэкономразвития России

2.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете выдачу аванса на командировку по России

Направляя сотрудника в командировку, учреждение обязано выдать ему аванс. Аванс выдается с учетом продолжительности командировки, места назначения, возможности дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, связанные с проживанием (суточные). Такой порядок предусмотрен статьей 168 Трудового кодекса РФ.*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

3.Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Внимание: Предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке – не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику (п. 5 и 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).* Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 6 указания ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) от лица организации сотрудник должен его соблюдать. Если лимит будет нарушен, налоговые инспекторы могут оштрафовать организацию.

Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Оштрафовать ее руководителя инспекторы вправе на сумму от 4000 до 5000 руб. Об этом сказано в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обычно нарушения, связанные с превышением лимита расчетов наличными, носят разовый характер (правила расчетов не нарушаются постоянно в течение длительного времени). Такие правонарушения не считаются длящимися (п. 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 марта 2005 г. № 5). Поэтому инспекторы должны обнаружить их в течение двух месяцев, после того как сотрудник расплатится наличными (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если они этот срок пропустили, то организацию оштрафовать нельзя.

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

4.Справочник: Размеры возмещения командировочных расходов в 2015 году

Для сотрудников федеральных учреждений и органов

Для государственных гражданских служащих

Для военнослужащих и сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти (МВД, МЧС, ФСКН, фельдъегерской связи)

Для сотрудников учреждений и органов, которые финансируются из региональных и местных бюджетов, нормы возмещения командировочных расходов устанавливают соответствующие органы субъекта РФ или муниципалитета.

Вид расхода на командировку Норма возмещения командировочных расходов
по России за рубежом
Для сотрудников федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений:*
– проживание1
  • не более 550 руб. в сутки при условии документального подтверждения;
  • 12 руб. в сутки – при отсутствии подтверждающих документов.

(подп. «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729)

Предельные нормы зависят от страны командировки и установлены приложением к приказу Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н. Так, при командировке в Австрию – 120 евро в сутки
– суточные1

100 руб. за каждый день нахождения в командировке

(подп. «б» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729)

Предельные нормы зависят от страны командировки и установлены постановлением Правительства от 26 декабря 2005 г. № 812. К примеру, при командировке в Армению – 110 долл. США в сутки
– расходы на проезд1

Если есть проездные документы (билеты), не выше стоимости проезда:

1) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

2) водным транспортом:

  • в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • в каюте II категории речного судна всех линий сообщения;
  • в каюте I категории судна паромной переправы;

3) воздушным транспортом – в салоне эконом класса;

4) автотранспортным средством – общего пользования (кроме такси).

А при отсутствии проездных документов – в размере минимальной стоимости проезда:

1) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне;

2) водным транспортом:

  • в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

3) автотранспортным средством – в автобусе общего типа

(подп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729)

Расходы возмещаются в том же порядке, что и для командировок по России (п. 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Помимо проезда дополнительно возмещаются:

  • расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобиля;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  • другие обязательные платежи и сборы

(п. 23 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749)

Нормы расходов, связанных с использованием личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92


1 Работодатель может увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий), полученной в процессе исполнения сметы или плана финансово-хозяйственной деятельности;
  • средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Об этом сказано в пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.*

Совет: учитывая нестабильную экономическую обстановку, оформлять приказ на долгосрочный период (например, на год) об увеличении размера выплат за счет средств от приносящей доход деятельности, а тем более за счет экономии бюджетных средств не стоит. Ведь может сложиться ситуация, когда по приказу учреждение обязано оплатить расходы в увеличенном размере, а по факту на это нет средств (например, нет доходов от платной деятельности).

Давать распоряжение на выплаты в повышенном размере за счет данных источников целесообразно отдельными приказами по каждой командировке. Определить нормы руководитель может прямо в приказе о направлении сотрудника в служебную командировку или в отдельном приказе (убедившись заранее в том, что средства на это есть). А в учетной политике и других локальных актах этот порядок можно прописать так: командировочные расходы оплачиваются по нормам, определенным Правительством РФ. При наличии на момент командировки средств от платной деятельности по решению руководителя их размер может быть увеличен до ____ руб.

20.04.2015г.

С уважением,

Ольга Трошина, старший эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом Системы Главбух.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.41%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 74.07%
  • Над налоговой отчетностью 18.52%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль