Ведение кассовых операции

246

Вопрос

скажите, пожалуйста.1.Кассовые операции ведутся в программе "Парус", тогда Кассовая книга должна быть распечатана и прошита?Если распечатана и прошита, то как часто ее нужно распечатывать, если нет- то как предотвратить несанкционированный доступ в кассовые документы и не допустить исправлений в кассовых документах?2.Кассовые ордера имеют беспорядочную нумерацию (в январе 20-25, а в октябре 10-12),к какому нарушению это можно приравнять?3.Обязательно ли нужно распечатывать отчет кассира?Спасибо.

Ответ

сообщаем следующее: Если у вас установлена бухгалтерская программа, то регистры формируйте в электронной форме.

При ведении автоматизированного учета формировать регистры бухучета на бумажном носителе не нужно.

Но только если электронные регистры составлены с использованием электронной подписи.

Кроме того, придется распечатать регистры по требованию контролирующих органов.

Главбух советует: для надежности регистры, которые вы храните в электронном виде, можно распечатать и хранить параллельно на бумажных носителях.

Ведь электронная информация в любой момент может быть уничтожена из-за вируса или ошибки файла.

Приходные и расходные кассовые ордера должны нумероваться в хронологическом порядке.

Однако, если у вас ведется хаотичная нумерация, за такое нарушение штраф не предусмотрен.

Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций предусмотрена только для таких нарушений, как:

• наличные расчеты сверх установленных размеров;

• накопление в кассе денег сверх установленных лимитов;

• нецелевое использование наличной выручки;

• неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных денег;

• несоблюдение порядка хранения денег.

Не соблюдение нумерации при ведении ПКО и РКО в этих нарушениях не предусмотрена.

Однако, чтобы не вызвать подозрения проверяющих, лучше вести правильную нумерацию ПКО и РКО.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии

Регистры*

Данные, содержащиеся в первичных документах, отражаются в бухгалтерских регистрах.* Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета.*

Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Формы регистров бухучета, которые должны применять государственные (муниципальные) учреждения, приведены в приложении 4 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Регистры оформляются в виде книг, журналов, карточек на бумажном или машинном носителе. Последний вариант возможен, если регистр заверяется электронной подписью* (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Если у вас установлена бухгалтерская программа, то регистры формируйте в электронной форме.* И только если нет технической возможности для этого (например, если невозможно применение электронной подписи), составляйте их на бумаге. Об этом говорится в пункте 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Если форма регистра не унифицирована, учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Кроме того, в качестве регистров можно применять формы, которые выдает используемая бухгалтерская программа (оборотка, карточка счета, анализ счета и т. п.). Главное, чтобы неунифицированные формы содержали обязательные реквизиты и были утверждены в учетной политике.

Неунифицированные регистры должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование регистра;
  • наименование учреждения;
  • дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
  • величина денежного и (или) натурального измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей сотрудников, ответственных за ведение регистра;
  • подписи сотрудников, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Такие правила установлены в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:
– пропуски или изъятия;
– отражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Такие правила определены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Своевременную передачу документа для внесения данных в регистры бухучета обеспечивает сотрудник, ответственный за оформление факта хозяйственной жизни или подписание документа. Этот же сотрудник несет ответственность за достоверность данных, которые он зафиксировал в первичном документе. Об этом сказано в части 3 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ситуация: нужно ли при ведении автоматизированного учета формировать регистры бухучета на бумажном носителе*

Нет, не нужно. Но только если электронные регистры составлены с использованием электронной подписи. Кроме того, придется распечатать регистры по требованию контролирующих органов.*

Регистры бухучета могут оформляться на бумажных носителях или в виде электронного документа с использованием электронной подписи (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, ч. 6 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

При этом приоритет имеют регистры в электронной форме. В бумажной форме регистры нужно составлять, только если нет технической возможности использовать для этого программный комплекс (бухгалтерскую программу). Например, когда невозможно использовать электронную подпись. Об этом говорится в пункте 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Если вы ведете регистры в электронном виде (с электронной подписью), то и хранить их нужно электронно. Для этого можно вывести их в отдельный файл и хранить в течение пяти лет (так же как и бумажные документы).*

Главбух советует: для надежности регистры, которые вы храните в электронном виде, можно распечатать и хранить параллельно на бумажных носителях. Ведь электронная информация в любой момент может быть уничтожена из-за вируса или ошибки файла.*

Если же вы ведете регистры в бумажной форме, то и хранить их нужно на бумаге. Регистры на бумажном носителе формируйте с периодичностью, которая установлена в учетной политике для целей бухучета. Но делать это необходимо не реже периодичности формирования бухгалтерской (бюджетной) отчетности, которая составляется на основе данных регистров.

Кроме того, регистры бухучета формируйте на бумажном носителе, если этого требуют госорганы или другие лица (в законодательно установленном порядке).

Такой вывод следует из положений части 7 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 6, 11, 19 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Подтверждает его Минфин России в письме от 12 августа 2011 г. № 02-06-10/3701.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Журналы:К кому инспекторы придут в ближайшее время с кассовой проверкой

Чем поможет эта статья: Вы сможете оценить, насколько вероятна кассовая проверка в вашей компании.

От чего убережет: Если компания подпадает под критерии ревизии, стоит проверять кассовые операции более тщательно. Это позволит избежать штрафов за нарушение кассовых правил (до 50 000 руб.).

Какие документы будут проверять*

Основные документы, которые запрашивают инспекторы на проверках кассовой дисциплины, приведены в пункте 29 Административного регламента (утвержден приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н) и в пункте 34 Административного регламента (утвержден приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н). Отсутствие запрошенной кассовой первички, ошибки в ней и расхождения станут поводом для претензий и штрафа в размере до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Осторожно!*

Из-за ошибок и неточностей в кассовой первичке инспекторы могут решить, что в компании не все в порядке с оприходованием наличной выручки.

Приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации.* Подозрения вызовут путаница или ошибки в номерах этих документов. Например, когда у разных ордеров одинаковый номер, или номера проставлены в хаотичном порядке, или ордера вообще не пронумерованы. Инспекторы могут решить, что с учетом выручки в компании не все ладно.*

Кассовая книга. Оформлять ее надо в головном офисе и отдельно во всех обособленных подразделениях. Опасно полагать, что отдельная книга нужна только для филиалов. За отсутствие книги в подразделении возможен штраф от 40 000 до 50 000 руб. (письмо ФНС России от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827@).

Приказ о лимите наличных денег. Если компания рассчитала лимит неверно, например исходя из объемов выдачи наличных денег, а не из выручки, возможен штраф в размере 50 000 руб.

Авансовые отчеты. За выявленные не возвращенные всрок подотчетные иснпекторы могут выписать штраф до 50 000 руб. И отметить для себя, что у сотрудника возник доход по НДФЛ.

Другие кассовые документы. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (если в компании есть старший кассир), журнал кассира-операциониста.

Журнал «Главбух» 3Февраль2014

3. Рекомендация:Как соблюдать порядок ведения кассовых операций

Все учреждения независимо от типа и системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций* (п. 1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 167 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Кассовые операции*

Кассовые операции и работа с наличностью включают в себя:

Свободные деньги хранят на лицевых (расчетных) счетах. Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем учреждения лимита. Подробнее см. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе.

Ответственность за несоблюдение порядка*

Внимание: за несоблюдение порядка ведения кассовых операций учреждение могут оштрафовать.*

Ответственность предусмотрена для таких нарушений, как:*

Штраф составит:*

  • 4000–5000 руб. – для виновного должностного лица, например, руководителя учреждения (ст. 2.4 КоАП РФ);
  • 40 000–50 000 руб. – для учреждения.

Такой порядок установлен частью 1 статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Что касается нецелевого использования наличной выручки, оно в указанной норме прямо не поименовано, но налоговые инспекторы будут ссылаться именно на нее. Ведь, по мнению арбитров, нецелевое использование выручки – это нарушение порядка хранения наличных. Именно такая позиция выражена в определении ВАС РФ от 13 октября 2011 г. № ВАС-11521/11 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 1 июня 2011 г. № 09АП-10389/2011-АК).

Аналогичная позиция выражена и в решениях Московского городского суда от 24 декабря 2013 г. № 7-4421/13, от 14 августа 2013 г. № 7-1920/2013 и постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 21 апреля 2014 г. № 09АП-10838/2014, от 12 февраля 2014 г. № 09АП-45929/2013, от 10 февраля 2014 г. № 09АП-47028/2013, от 27 декабря 2013 г. № 09АП-41600/2013, от 8 октября 2013 г. № 09АП-32617/2013-АК, от 6 марта 2013 г. № 09АП-2451/2013.

См. также Ответственность за нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники.

Елена Попова

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

20.04.2015г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль