Универсальный передаточный документ при оприходовании товаров

231

Вопрос

Мы бюджетная организация и нам на поставку товара прилагают не накладную,а универсальный передаточный документ.На его основании мы имеем права приходовать материалы или мы должны требовать накладную,и это не очень удобно.Организации находятся в других регионах и добиться от них документов просто нереально.Спасибо.

Ответ

сообщаем следующее: Да, вправе. Накладную можно не требовать.

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав организациям вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время такие документы можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

Следует учесть, что по данному документу также можно произвести оплату. Для санкционирования оплаты учреждение должно представить в Казначейство России один из документов, подтверждающих возникновение денежного обязательства. Накладную, акт приемки-передачи, счет-фактуру или универсальный передаточный документ – при поставке товаров.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав организациям вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время такие документы можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД). А в случае изменения стоимости товаров (работ, услуг) после отгрузки – универсальный корректировочный документ (УКД). Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов.*

Однако организации госсектора в отличие от коммерческих по-прежнему обязаны применять формы, установленные бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Эти формы приведены в приложениях к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, в частности, это:

  • накладная на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007);
  • акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001).

Поэтому учреждения могут оформлять УПД и УКД чаще всего при оказании услуг и выполнении работ. При отгрузке материальных ценностей оформление этих документов не совсем оправданно, так как в любом случае нужно формировать первичку с учетом требований бюджетного законодательства.

Также бухгалтер госучреждения может столкнуться в работе с УПД и УКД при получении таких документов от продавца при покупке товаров (работ, услуг).

Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства.* Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Аналогичные разъяснения в отношении УКД содержатся в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Оба письма размещены на официальном сайте налоговой службы (www.nalog.ru) в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами».

Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию (письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Аналогичные выводы можно сделать и в отношении УКД.

По своему статусу УПД и УКД приравниваются к первичным учетным документам. Поэтому эти формы (если учреждение примет решение их применять) должны быть утверждены руководителем учреждения и закреплены в учетной политике. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если учреждение переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Назначение универсальных документов

Назначение универсальных документов зависит от присвоенных им статусов: 1 или 2. Документы составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и соответствующий статус.*

Статус 1 означает, что УПД (УКД) можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для изменения налоговой базы или вычета НДС, то есть как счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру).

Статус 2 означает, что УПД (УКД) применяется только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Например, как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. В этих случаях продавцу придется составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус документа носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в универсальных документах заполнены. Если, к примеру, в нем пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет предъявить к вычету НДС по такому УПД (УКД). Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом и первичного, и корректировочного счета-фактуры (п. 55.2 ст. 169 НК РФ). Без него счета-фактуры считаются заполненными неправильно, и возмещать НДС на основании таких универсальных документов нельзя.

Если же все обязательные реквизиты счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в универсальном документе заполнены правильно, сумму НДС, предъявленную продавцом, покупатель вправе принять к вычету. То, что формы универсальных документов не упоминаются ни в Налоговом кодексе РФ, ни в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, для вычета значения не имеет (письмо Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Кто может использовать универсальные документы

Формы УПД и УКД могут использовать любые организации, в том числе и те, которые не платят НДС. Например, учреждения, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД и УКД в качестве первичных учетных документов для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

  • графу 7 «Налоговая ставка»;
  • графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Олег Хороший,

начальник отдела налогообложения прибыли организаций

департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация: Как происходит санкционирование расходов бюджетов

Санкционирование оплаты на федеральном уровне

Порядок санкционирования оплаты денежных обязательств для получателей средств федерального бюджета утвержден приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н.

Для санкционирования оплаты учреждение должно представить в Казначейство России один из документов, подтверждающих возникновение денежного обязательства:

  • накладную, акт приемки-передачи, счет-фактуру или универсальный передаточный документ(далее – УПД) – при поставке товаров;*
  • акт выполненных работ (оказанных услуг), счет, счет-фактуру или УПД – при выполнении работ (оказании услуг);
  • исполнительный документ (исполнительный лист, судебный приказ). Причем исполнительный документ по взысканию денег с учреждения-должника поступает сразу в орган Казначейства России, а уже Казначейство России направляет в учреждение уведомление об этом. После чего для оплаты учреждение передает в Казначейство России платежный документ на перечисление долга вместе с информацией об источнике образования задолженности и о КБК, по которым нужно провести платеж;
  • другие предусмотренные законодательством документы, подтверждающие возникновение денежных обязательств.

При отсутствии унифицированной формы документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, учреждение вправе представить документ, составленный в произвольной форме, но только если он содержит обязательные реквизиты. А также этот документ должен содержать реквизиты и показатели, которые:

  • позволяют идентифицировать принадлежность документа к соответствующему госконтракту;
  • подтверждают факт поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Об этом сказано в подпункте 16 пункта 5, пунктах 79 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87нпунктах 1–3 статьи 242.3 Бюджетного кодекса РФ. А также разъяснено в письме Казначейства России от 19 июня 2012 г. № 42-2.2.-04/31совместном письме от 30 марта 2015 г. Минфина России № 02-03-09/17449 и Казначейства России № 07-04-05/05-196.

Главбух советует: При получении от контрагента документа, который подтверждает возникновение денежного обязательства, не забудьте проверить указанные в нем реквизиты документа-основания. Связано это со следующим.

Сотрудники Казначейства России, перед тем как провести оплату, проверяют платежные документы (заявку или платежку) и приложенные к ним документы, которые подтверждают денежное обязательство. Как правило, в таком документе указываются и реквизиты документа-основания.

Если документ, представленный в органы Казначейства России вместе с платежкой, будет содержать неверные реквизиты документа-основания, это послужит основанием для отказа в проведении платежа. Ведь документ, подтверждающий возникновение денежного обязательства, в котором указаны неверные реквизиты, не может подтвердить факт возникновения у ПБС денежного обязательства.

Если же все реквизиты указаны верно, то сотрудники Казначейства России отклонить платежный документ не вправе.

Об этом сказано в письмах Казначейства России от 18 февраля 2015 г. № 05-03-15/10,от 1 августа 2014 г. № 42-7.4-18/5.3-481.

Наталия Гусева

директор Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр»,

государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Юлия Камардина

советник руководителя Федерального казначейства

22.04.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль