Перерасход по авансовому отчету: оформление выплаты

6153

Вопрос

Подскажите пожалуйста нужно ли писать заявление на перерасход по авансовому отчету? Сотрудник ездил в командировку, после возвращения сдал авансовый отчет, нужно ли писать заявление на выдачу перерасхода?

Ответ

сообщаем следующее: Нет, не нужно.

Законодательство не содержит требований об оформлении Заявления на выдачу перерасхода по АО.

При проверке АО может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом.

На основании утвержденного АО сумму, которую сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, выдайте ему из кассы или переведите на зарплатную карту.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:*

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:*

  • когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);
  • если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.*

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация:Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета (ф. 0504049) может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом. В этом случае образуется перерасход, равный сумме превышения принятых к учету расходов подотчетника над ранее выданным авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетником денежным обязательством.* Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФ, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетника (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:

  • правильность оформления авансового отчета;
  • наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);
  • обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса).

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетника не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Компенсация перерасхода из кассы*

На основании утвержденного авансового отчета сумму, которую сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в таблице авансового отчета «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».*

Компенсация перерасхода на зарплатную карту*

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата*

Решение о перечислении сумм перерасхода на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.*

Представители Минфина России и Казначейства России считают возможным компенсировать на зарплатные карты сотрудников понесенные ими расходы. Для этого в учетной политике нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. Подробнее об этом см. Как выдать деньги под отчет.

Вместе с тем, есть аргументы против такой позиции. Так, в бланке авансового отчета (ф. 0504049) предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. На титульном листе авансового отчета в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» предусмотрены реквизиты только кассового ордера.

Кроме того, указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (п. 6.3) предусматривает возможность выдачи денег под отчет только наличными из кассы. Из чего можно сделать вывод, что и все остальные расчеты по подотчетным суммам (возврат неиспользованного аванса, возмещение перерасхода) нужно вести так же. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. Однако позднее при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции (письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому учреждение должно самостоятельно принять решение, руководствоваться ему этим письмом или нет.*

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков,

заместитель директора департамента

бюджетной методологии Минфина России

24.04.2015г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.09%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 66.67%
  • Над налоговой отчетностью 21.21%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль