Правила оформления первичных документов

501

Вопрос

В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-у кассовые документы подписываются главным бухгалтером, руководителем, а также кассиром.В казенном учреждении в соответствии с Приказом об учетной политики правом первой подписи наделены несколько человек: начальник учреждения и 2 его заместителя, правом второй подписи – так же несколько человек: главный бухгалтер и 2 его заместителя.Оформление кассовых документов в учреждении осуществляется в программном продукте «1С: Бухгалтерия», в связи с чем, наименование должности и расшифровка подписи (Ф.И.О.) уполномоченного лица с правом первой подписи и второй подписи заносятся в соответствующий справочник программного продукта при заполнении основных принципов учетных процедур.Фактически кассовые и иные документы подписываются уполномоченными лицами с правом первой и второй подписи, присутствующими в данный момент на рабочих мест, то есть заместителями начальника и главного бухгалтера.С учетом вышеуказанного, просим разъяснить, как оформлять первичные документы, в случая их подписания заместителями начальника и главного бухгалтера (повторимся с правом подписи): с указанием их должности и расшифровкой подписи или возможно указывать должность и расшифровку подписи начальника и главного бухгалтера, а фактически ставить подпись замещающих лиц с «чертой» рядом с должностью.

Ответ

сообщаем следующее: Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель учреждения своим приказом. При этом документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными руководителем лицами. Такие правила установлены в части 3 статьи 7, части 2 статьи 9 ФЗ № 402-ФЗ, пункте 8 Инструкции № 157н. При оформлении первичных документов уполномоченными руководителем лицами (в случае временного отсутствия руководителя или главного бухгалтера) в первичном документе должна указываться должность и расшифровка подписи уполномоченными руководителем лицами. Так как в любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы. Это следует из части 2 статьи 9 ФЗ № 402-ФЗ, пункта 8 Инструкции № 157н и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

  • документы налогового учета и отчетности;
  • бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

  • первичные документы;
  • регистры бухучета;
  • формы отчетности.

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Первичные документы к бухучету принимайте только после проверки (внутреннего контроля).* Бухгалтер проверяет, в частности:

  • правильно ли применена форма в той или иной ситуации (например, акт по ф. ОС-1 составлен при приемке основного средства, а не материальных запасов);
  • правильно ли заполнены бланки, в том числе наличие подписей ответственных лиц;
  • наличие обязательных реквизитов для неунифицированных форм;
  • действительно ли была совершена операция, которая отражена в документе. При необходимости ответственный сотрудник сличает документ с договором, к которому он относится;
  • нет ли «красных» остатков в бухучете. Например, такое возможно, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных запасов больше, чем отражено в бухучете. В этом случае нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Внимание: нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам).

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель учреждения своим приказом.

Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными руководителем лицами. Такие правила установлены в части 3 статьи 7, части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.*

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходный кассовый ордер

При получении денег в кассу нужно составить приходный кассовый ордер по форме № 0310001 (КО-1) (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157нп. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Этот документ создается в одном экземпляре.*

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей: непосредственно приходный кассовый ордер и отрывная часть – квитанция. Квитанцию выдайте человеку, внесшему деньги.

В приходном ордере и квитанции к нему по строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «оплата по договору № 123 от 12 сентября 2014 г.». В строке «В том числе» укажите сумму НДС цифрами или напишите «Без НДС». В строке «Приложение» перечислите документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.

Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан кассиром, а кроме него также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем. На основании распорядительного документа обязанность подписывать кассовые документы за бухгалтера может быть возложена на другого сотрудника. Кандидатура уполномоченного сотрудника согласовывается с главным бухгалтером (при его наличии). Если руководитель ведет кассовые операции и оформляет документы лично, то кассовые документы подписывает он сам. Такие правила установлены пунктами 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, 4.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*

Елена Попова

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3. Статья:3.1. Как оформлять приходники и расходники

Сначала об изменениях в правилах оформления приходных и расходных кассовых ордеров.

Приходники и расходники может оформлять как штатный, так и приглашенный бухгалтер. Требования к тем, кто отвечает за оформление и подписание приходных и расходных кассовых ордеров, стали менее строгими. Раньше оформлять эти документы мог только кто-то из работников компании — главбух, бухгалтер, другой сотрудник, назначенный руководителем, либо сам директор. Теперь по новым правилам директор может доверить оформление кассовых документов работнику сторонней организации или частному бухгалтеру, с которым компания заключила договор бухгалтерского сопровождения (п. 4.2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В то же время выполнять функции кассира, то есть выдавать и принимать наличность в кассе, по-прежнему может только штатный работник (п. 4 Указания № 3210-У).

Разобраться в этих правилах поможет наглядная таблица, представленная ниже.

Кто в компании может оформлять кассовые документы и работать с наличностью в кассе*

Сотрудник Вправе ли оформлять приходники и расходники Вправе ли подписывать приходники и расходники* Вправе ли принимать и выдавать наличные в кассе
Главный бухгалтер Да Да Да*
Директор Да, если нет главбуха и бухгалтера Да, если нет главбуха и бухгалтера Да
Бухгалтер или другой штатный работник Да* Да** Да*
Частный бухгалтер или сотрудник организации, если заключен договор бухгалтерского обслуживания Да Нет Нет
Кассир Да* Да* Да

* На основании приказа директора.*

В расходнике сумму можно писать от руки или печатать на компьютере. В расходном кассовом ордере сумму, которую получил из кассы работник компании или другой человек, теперь можно печатать в учетной программе. Вписывать эту сумму от руки больше не требуется. От получателя нужна лишь подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У).

БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ГЛАВНЫЕ ИЗМЕНЕНИЯ В КАССОВЫХ ДОКУМЕНТАХ И НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТАХ

27.04.2015г.

С уважением,

Екатерина Самодурова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом Системы Главбух.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль