Отражение в учете двух подряд идущих командировок

242

Вопрос

уважаемые эксперты! Проконсультируйте меня пожалуйста по вопросу:насколько серьезным будет следующее нарушение:- наш сотрудник был в командировке,ему была переведена на карточку в подотчет денежная сумма на питание,но фактически по отчету он израсходовал меньшую сумму, т.е. он должен вернуть в кассу школы неизрасходованные деньги.Касса в 2015г. в школе не ведется,Через 10 дней он уезжает в следующую командировку,бухгалтерия ему оплачивает после предоставления авансового отчета сумму расходов за питание на соревнованиях за минусом предыдущей задолженности.

Ответ

сообщаем следующее: Сначала нужно было закрыть расчеты по первой командировке, а потом выдавать аванс на вторую.

Если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:*

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки.* Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:*

  • когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы* (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);
  • если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация:Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Главбух советует: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Отчет за полученные деньги*

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.*

Но из этого правила есть исключение. Если срок отчета по предыдущему авансу еще не наступил, то вы можете дополнительно выдать сотруднику деньги под отчет. Например, если сотруднику выдали деньги на покупку товаров меньше, чем они стоят, или когда сотрудника направили в новую командировку до истечения срока отчета по первой и т. д. Такой вывод следует из пункта 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги сотруднику под отчет (он еще не отчитался по предыдущей сумме), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение правил ведения кассовых операций.*

Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает.* Такой вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010, Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).

Особые правила установлены в отношении командировочных расходов. Отчитаться за эти суммы сотрудник должен в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки* (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Изменить этот срок руководитель организации не может.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Формы:Приложение к учетной политике бюджетного (автономного) учреждения для целей бухучета. Порядок оформления служебных командировок

Приложение 8

к приказу от 31.12.2014 № 156

Положение о служебных командировках*

5. Порядок отчета сотрудника о служебной командировке*

5.1. В течение трех рабочих дней с дня возвращения из служебной командировки сотрудник

обязательно дооформляет документы, которые были составлены перед отъездом, и заполняет

авансовый отчет (по форме № 0504049) об израсходованных им суммах. В служебном задании

(форма № Т-10а) сотрудник заполняет графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Этот

отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения.

Авансовый отчет сотрудник предоставляет в бухгалтерию. Одновременно с авансовым отчетом

сотрудник передает в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и

производственный характер командировки. К ним относятся:*

командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;

служебное задание с кратким отчетом о выполнении;

проездные билеты;

счета за проживание;

чеки ККТ;

товарные чеки;

квитанции электронных терминалов (слипы);

ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при

загранкомандировках);

документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров, и т. д.

5.2. Остаток денежных средств, превышающий сумму, использованную согласно авансового

отчета, подлежит возвращению сотрудником в кассу не позднее трех рабочих дней после

возвращения из командировки.*

В случае невозвращения сотрудником остатка средств в определенный срок соответствующая

сумма возмещается в порядке, установленном трудовым и гражданско-процессуальным

законодательством.*

5.3. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник

готовит и представляет руководителю структурного подразделения полный отчет о

проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Сотрудником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке

прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и

врученных им от имени учреждения.

Сотрудником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о

командировке прилагаются полученные им, как участником мероприятия, материалы.

05.05.2015г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль