Использование личного имущества сотрудников

1029

Вопрос

осветите тему использования личного имущества в производственных целях в автономном учреждении. По каким документам оформлять и как вести учет?

Ответ

сообщаем следующее: Использование личного имущества сотрудников в служебных целях может быть предусмотрено тремя способами:

- начисление компенсации;

- договор аренды;

- договор безвозмездного пользования.

В первых двух случаях учреждение будет нести расходы.

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Подробная информация представлена ниже.

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона (работник) передает имущество в безвозмездное пользование другой стороне (работодателю). В свою очередь работодатель обязуется вернуть имущество в том состоянии, в котором он его получил с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

При использовании имущества по договору аренды или безвозмездного пользования в учете сделайте проводку:

Увеличение забалансового счета 01

- отражено личное имущество сотрудника.

Информация о договоре аренды, а также отражение в учете арендных платежей и выплату компенсации представлена ниже.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух ВИП – версия для коммерческих организаций

1. Рекомендация:Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*

Главбух советует: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).*

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества = Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей × Ежемесячная норма амортизации (в %)

Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации*

Сотрудник ЗАО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.

По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. × 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. × 2,7027% = 1243 руб.

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).* Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья: Компенсацию сотруднику за личное имущество нужно прописать в соглашении

Арбитры считают, что если сотрудник использует личное имущество в интересах работодателя, то начисляемая ему за это компенсация не облагается взносами в размере, определяемом соглашением*. О том, как оформить такие выплаты, – расскажем.

Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 декабря 2014 г. № 13АП-25449/2014.

Что можно использовать

На практике довольно часто возникают ситуации, когда работники используют свое личное имущество в служебных целях. Например, когда у учреждения недостаточно собственных средств для приобретения определенных инструментов, оборудования или иных технических материалов.

Кроме того, если сотрудник работает дома, он может использовать свой компьютер, принтер, сканер, факс, сотовый телефон, ездить по поручениям на собственном автомобиле или ином транспорте. Для образовательных учреждений самый часто встречающийся пример – педагог, который приходит к детям, обучающимся на дому, и использует, например, свой личный планшет или ноутбук.

При этом используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре. Так, компенсация за использование личной машины выплачивается, когда работа сотрудника связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями, а за использование мобильного телефона – при частых переговорах с клиентами.

ФСС России в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 также напомнил, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Но при этом обязательно наличие документов, подтверждающих, что расходы сделаны работником именно в служебных целях.

Документальное оформление

Расчеты с работниками, личное имущество которых используется в интересах учреждения, могут совершаться посредством:*

  • начисления и выплаты компенсации;
  • заключения договора аренды или договора безвозмездного пользования.

Заключаем соглашение

Статья 188 Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение расходов, связанных с использованием, износом (амортизацией) личного имущества работника в служебных целях.

Для реализации права на такую компенсацию должны соблюдаться следующие условия:*

  • получено согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника;
  • заключено допсоглашение к трудовому договору об установлении размера и порядка выплаты компенсации.

В таком документе нужно отразить:

  • наименование личного имущества;
  • характеристики, отличительные признаки имущества (например, марку автомобиля, компьютера, мобильного телефона, год его выпуска, серийный номер и др.);
  • состояние имущества, стоимость на момент заключения соглашения, а также условия обслуживания;
  • порядок, размер и сроки выплаты компенсации (по причине износа имущества в процессе его использования);
  • порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества, и подтверждения таких расходов; › |

› | Работодатель может оплачивать расходы на обслуживание в связи с использованием имущества сотрудника в служебных целях сам или возмещать сотруднику его затраты.

  • основания права собственности на имущество (если это возможно) (например, договор купли-продажи, товарный чек).

Если же решение об использовании имущества сотрудника в рабочих целях принимается при его трудоустройстве в учреждение, то прописать выплату и размер компенсации можно в отдельном пункте трудового договора при его заключении.

Стороны трудового договора вправе договориться между собой о выплате компенсации в любом размере. Ведь в данном случае трудовым законодательством ограничения не установлены.*

Отметим, что имущество необязательно должно быть в собственности сотрудника. Он может его арендовать или, если это автомобиль, распоряжаться им по доверенности.

Договор аренды

Учреждение может заключить с работником договор аренды его имущества (ст. 606 Гражданского кодекса РФ). Но, согласно пункту 1 статьи 609 Гражданского кодекса РФ, обязательно в письменной форме.

При заключении договора аренды имущество предоставляется работодателю за плату во временное владение и пользование или просто во временное пользование.

В договоре нужно указать: объект арендуемого имущества, его характеристики и порядок использования; права и обязанности сторон, предусмотренные статьей 606 Гражданского кодекса РФ; срок аренды; порядок, условия и сроки внесения арендной платы, ее размер.

Если в договоре не будет прописано, что имущество передается во временное владение и (или) пользование работодателя за определенную плату, то он может быть квалифицирован как договор другого вида. В соответствии с пунктом 2 статьи 616 Гражданского кодекса РФ работодатель, являющийся арендатором, обязан (если иное не установлено законом или договором аренды):*

  • поддерживать имущество в исправном состоянии;
  • производить за свой счет его текущий ремонт;
  • нести расходы на содержание имущества.

Возможны два варианта аренды транспортного средства: с экипажем и без него. И в зависимости от выбора будет установлена компенсационная выплата.

Договор безвозмездного пользования

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса РФ по договору безвозмездного пользования одна сторона (в данном случае – работник) передает имущество в безвозмездное пользование другой стороне (работодателю). В свою очередь работодатель обязуется вернуть имущество в том состоянии, в котором он его получил с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором. › |*

› | К договору безвозмездного пользования применяются правила, аналогичные правилам договора аренды (п. 2 ст. 689 Гражданского кодекса РФ). Однако отличительной особенностью такого договора является освобождение арендатора от платы за пользование имуществом.

А.С. Мамонтов, юрист

ЖУРНАЛ « УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ» № 2, ФЕВРАЛЬ 2015

3. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 01.12.2010 № 157Н

Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению (с изменениями на 29 августа 2014 года)


Счет 01 "Имущество, полученное в пользование"

333. Счет предназначен для учета объектов движимого и недвижимого имущества, полученных учреждением в безвозмездное пользование, а также объектов движимого и недвижимого имущества, полученных в возмездное пользование,* кроме финансовой аренды, если объект имущества находится на балансе лизингополучателя.

4. Справочник: Отнесение расходов на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ

Внимание! Таблица подготовлена с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 12 марта 2015 г. № 36н.

 

Вид расходов Статья (подстатья) КОСГУ Подтверждающие документы
Компенсация за использование личного транспорта для служебных целей* Подстатья 212 «Прочие выплаты»* Раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н

5. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 16.12.2010 № 174Н

Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению

Счет 020134000 "Касса"

85. Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы бюджетного учреждения на основании Расходных кассовых ордеров (ф.0310002), оформляются следующими бухгалтерскими записями:


выдача из кассы бюджетного учреждения заработной платы, прочих выплат, стипендий, пенсий, пособий и иных социальных выплат, а также вознаграждений лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, отражается на основании Платежной ведомости (ф.0504403) (Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401), Расходного кассового ордера (ф.0310002) по кредиту счета 020134610 "Выбытия средств из кассы учреждения" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211830-030213830,* 030221830-030226830, 030231830, 030232830, 030234830, 030262830, 030263830, 030291830);

Счет 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам"


128. Операции по принятию (увеличению) обязательств бюджетным учреждением оформляются следующими бухгалтерскими записями:

принятие обязательства в сумме начисленной работникам бюджетного учреждения заработной платы, прочих выплат (компенсаций) отражается на основании Расчетно-платежной ведомости (ф.0504401) (Расчетной ведомости (ф.0301010) в соответствии с видом объекта учета и хозяйственной операции: по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211730, 030212730,* 030262730) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010960000 "Себестоимость готовой продукции, работ, услуг" (010960211, 010960212, 010960262), 010970000 "Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг" (010970211, 010970212, 010970262), 010980000 "Общехозяйственные расходы" (010980211, 010980212, 010980262), 010990000 "Издержки обращения" (010990211, 010990212, 010990262), 040120200 "Расходы хозяйствующего субъекта" (040120211, 040120212,* 040120262);

6. Рекомендация: Как заключить договор аренды движимого и недвижимого имущества

Содержание договора

В тексте договора аренды укажите следующие условия:*

Стороны договора

В договоре пропишите данные о сторонах договора (п. 3 ст. 154 ГК РФ). Они должны соответствовать учредительным документам каждого участника – арендодателя и арендатора.

На практике стороны договора указывают так, чтобы индивидуализировать каждого из участников договорных отношений. То есть если арендодателем по договору является организация, то укажите:*

  • ее наименование;
  • наименование должности лица, уполномоченного на заключение договора (например, руководитель, директор, начальник и т. п.);
  • фамилию, имя, отчество уполномоченного лица;
  • наименование документа, подтверждающего полномочия лица на заключение договора (например, устав, положение, доверенность).

Если арендодателем является предприниматель, укажите номер его свидетельства о регистрации. Если человек не является предпринимателем, то его паспортные данные.

В конце (последнем разделе) договора, как правило, дополнительно приводят все реквизиты сторон:

  • наименования сторон. Если одной из сторон является гражданин, то указываются его фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные;
  • адреса (юридический, фактический);
  • ИНН, КПП;
  • банковские реквизиты.

Объект аренды

Учреждение может взять в аренду:

  • земельные участки;
  • предприятия;
  • здания;
  • сооружения;
  • оборудование;
  • транспортные средства и др.

То есть объектом аренды может быть любое непотребляемое в процессе эксплуатации имущество. В то же время сдачу в аренду отдельных видов имущества законодательство не допускает или ограничивает. Например, не допускается брать в аренду:

В договоре объект аренды опишите так, чтобы можно было точно установить, какое именно имущество передано арендатору. Если такой информации в договоре не будет, то условие об объекте, передаваемом в аренду, считается несогласованным. Из-за этого договор аренды признается незаключенным.

Такой порядок следует из статьи 607 Гражданского кодекса РФ.*

Если на имущество, полученное в аренду, имеют права третьи лица, то эти права не прекращаются. Например, это могут быть сервитут или право залога. Поэтому арендодатель должен предупредить об этом арендатора. Например, можно прописать такое обстоятельство в договоре. Если же арендодатель скроет эту информацию, то можно:

  • потребовать уменьшения арендной платы;
  • расторгнуть договор и потребовать возмещения убытков.

Об этом сказано в статье 613 Гражданского кодекса РФ.

Срок договора

Срок аренды имущества указывается в договоре (п. 1 ст. 610 ГК РФ). Если такого срока в договоре нет, то он считается неопределенным. В этом случае и арендатор, и арендодатель вправе в любое время отказаться от договора аренды. Об этом говорится в пункте 2 статьи 610 Гражданского кодекса РФ.*

Для отдельных видов имущества (видов аренды) законодательством введены ограничения по сроку аренды. Например, земельные участки, относящиеся к государственной собственности, могут быть арендованы под недвижимость на срок не более 49 лет (абз. 3 п. 3 ст. 28 Закона от 21 декабря 2001 г. № 178-ФЗ). Поэтому, если в договоре аренды такого имущества не указан срок аренды и стороны не отказались от его исполнения, договор прекращается по истечении предельного срока. Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 610 Гражданского кодекса РФ.

Арендная плата

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. Арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде:*

  • определенных в твердой (фиксированной) сумме платежей, вносимых периодически или единовременно;
  • установленной доли полученных от использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов;
  • предоставления арендатором определенных услуг арендодателю;
  • передачи арендатором арендодателю указанной в договоре вещи в собственность или в аренду;
  • возложения на арендатора предусмотренных договором затрат на улучшение арендованного имущества.

Стороны также могут установить в договоре аренды сочетание вышеуказанных форм или иные варианты оплаты.

Это следует из пунктов 1 и 2 статьи 614 Гражданского кодекса РФ.

В соответствии с гражданским законодательством размер арендной платы может быть изменен арендодателем в одностороннем порядке не чаще раза в год. Для отдельных видов имущества законодательством установлен другой предельный срок. Об этом сказано в пункте 3 статьи 614 Гражданского кодекса РФ. Например, по договору лизинга (финансовой аренды) размер лизинговых платежей можно пересматривать раз в три месяца (абз. 3 п. 2 ст. 28 Закона от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ).

По соглашению сторон договора размер арендной платы может меняться с любой периодичностью (в т. ч. чаще, чем один раз в год). Такие разъяснения содержатся в 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль