Эксплуатация служебного автомобиля

2443

Вопрос

Руководитель бюджетного учреждения использует служебный автомобиль, стоящий на балансе учреждения, без привлечения водителя. Как правильно отразить в учете списание бензина? Как оформить путевой лист (отражается ли в данном случае маршрут)? Как юридически грамотно оформить данную ситуацию?

Ответ

Если руководитель использует автомобиль учреждения в служебных целях, то к нему предъявляются те же требования, что и к водителю. Но при этом необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору (выполнение обязанностей водителя). Данное соглашение должен подписать учредитель. Поскольку работодателем для руководителя учреждения является именно он.

Законодательство не содержит исключений ни для профессиональных водителей, ни для сотрудников, которые управляют служебной машиной эпизодически. Эти категории участников дорожного движения равноправны.

Соответственно, путевой лист необходимо составлять в общем порядке, в том числе, прохождение предрейсового медицинского осмотра.

В путевом листе нужно указать конкретный пункт назначения. Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу могут быть признаны необоснованными.

При списании ГСМ сделайте проводку:

Дебет 0.401.20.272 (0.109.80.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.440 (0.105.23.440)
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить прием на работу руководителя

Прием на работу руководителя госучреждения входит в компетенцию учредителя (вышестоящего органа власти). Именно он назначает руководителя на должность, заключает с ним трудовой договор, а также выполняет другие функции работодателя (устанавливает размер зарплаты, назначает премии, предоставляет отпуск).*

Такой вывод следует из положений пункта 4 статьи 51 Закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ, пункта 3 статьи 26.11 Закона от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ, подпункта «г» пункта 3 Положения о полномочиях учредителя федерального бюджетного учреждения, подпункта «г» пункта 3 Положения о полномочиях учредителя федерального казенного учреждения, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 июля 2010 г. № 537, подпункта «л» пункта 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 10 октября 2007 г. № 662.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы.

Унифицированные формы путевых листов, которые должны применять учреждения, приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Формы таких путевых листов и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Кроме того, при заполнении также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

Главбух советует: если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Ведь на практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в учреждении нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, учреждение могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

А за этим последует административный штраф:

  • на должностное лицо (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;
  • на учреждение – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

  • руководителя – на 5000 руб.;
  • учреждение – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.*

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Ситуация: нужно ли в путевом листе указывать маршрут следования автомобиля

Да, нужно.

Реквизит «Сведения о маршруте (маршрут движения)», расположенный на обратной стороне унифицированных форм путевых листов, обязательным реквизитом не является (раздел II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Несмотря на это такие сведения подлежат занесению наряду с другими, которые вписываются в расположенные на оборотной стороне реквизиты. Такое мнение высказал Минфин России в письме от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066.

В путевом листе нужно указать конкретный пункт назначения. Например, так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если автомобиль эксплуатируется в пределах одного населенного пункта, в путевом листе следует указать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу могут быть признаны необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях.* Кроме того, инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с выгоды от использования сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов в личных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243, от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.

<…>

Бухучет: списание ГСМ

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы, по средней фактической стоимости) (п. 108 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете списания ГСМ зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

При списании ГСМ сделайте проводку:*

Дебет 0.401.20.272 (0.109.80.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.440 (0.105.23.440)
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

Об этом сказано в пункте 37 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 109.00,401.20).

<…>

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита

департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Ситуация: Нужно ли проводить предрейсовый медосмотр сотрудников, которые не являются водителями, но в течение рабочего дня периодически используют служебный транспорт

Да, нужно.

Организации, чья деятельность связана с эксплуатацией транспортных средств, обязаны проводить предрейсовые осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). Предрейсовый осмотр является мерой по медицинскому обеспечению безопасности дорожного движения (п. 1 ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ). При этом законодательство не содержит исключений ни для профессиональных водителей, ни для сотрудников, которые управляют служебной машиной эпизодически. Эти категории участников дорожного движения равноправны.*

Целью предрейсового осмотра является выявление лиц, которые по медицинским показаниям не могут быть допущены к управлению автомобилем. Об этом говорится в пункте 1.3 приложения 2 к письму Минздравсоцразвития России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32.

Таким образом, проходить предрейсовые осмотры обязаны не только водители организации, в чьи непосредственные обязанности входит управление транспортным средством, но и любые другие сотрудники, время от времени использующие в рабочих целях служебные автомобили.*

Из ответа «Как организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

29.08.2014 г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль