Возмещение расходов на проживание в командировке

1260

Вопрос

Федеральным государственным служащим представлен в бухгалтерию счет за проживание в гостиннице одной итоговой суммой, с указанием номера гостинницы, количества дней проживания и стоимости 1 дня. Однако, в результате  проверки действительности выписанного счета, при официальном запросе в гостинницу о фактическом проживании Фед.Гр. сл. и стоимости данного номера, оказалось, в стоимость номера в  включены ежедневные ужины, которые не имеют отношения к проживанию, и имеют отдельную стоимость. Обязано ли Федеральное Государственное учреждение возмещать расходы сотруднику по представленному первичному документу или произвести удержания за невыделенные в счете ужины на основании данных представленных гостинницей? Можно ли это трактовать, как подлог документов?

Ответ

Федеральное государственное учреждение обязано возместить сотруднику только расходы на проживание в командировке. Поэтому если первичный документ не содержит выделенной строки со стоимостью питания, а указана только стоимость проживания- то нужно возместить расходы в полном объеме. В случае, если по результатам запроса выяснилось, что в документе указана недостоверная информация- то рекомендуем попросить гостиницу переделать счет и выделить в нем по-отдельности стоимость питания и проживания. На основании исправленного первичного документа Вы сможете возместить сотруднику только стоимость проживания без питания.

 

Для того, чтобы квалифицировать действия как подлог документов- следует знать- возможно ли было приобрести услуги по проживанию в гостиничном номере без питания, а также о том, на каком основании стоимость питания не была выделена в счете (квитанции).

Для получения более детального ответа на вторую часть вопроса рекомендуем обратиться к юристам.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Учет командировочных расходов

Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

В соответствии со статьей 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной поездкой.*

Следует иметь в виду, что статьей 259 Трудового кодекса РФ предусмотрен перечень лиц, в отношении которых устанавливаются определенные ограничения при направлении их в командировку. Например, запрещается направлять в командировки беременных женщин.

Также отказаться от командировки вправе (ст. 259, 264 Трудового кодекса РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
  • работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением;
  • матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга (супруги);
  • отцы, воспитывающие детей без матери;
  • опекуны и попечители несовершеннолетних.

Документы, регулирующие вопросы командировочных расходов:

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ командированному работнику оплачивают:

  • расходы на наем жилого помещения;*
  • расходы на проезд к месту командировки и обратно;
  • суточные;
  • другие расходы (например, услуги связи или почты).*

При направлении работника учреждения в командировку требуется оформить:

  • Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (форма Т-9 или Т-9а);
  • Командировочное удостоверение (форма Т-10);
  • Служебное задание для направления в командировку и Отчет о его выполнении (форма Т-10а).

<…>

Какие расходы должны быть возмещены учреждением командированному работнику (в каких суммах), определено постановлением № 729 (если командировка внутри страны). Рассмотрим их подробнее.

1. Расходы на наем жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. Если подтверждающие документы отсутствуют – 12 руб. в сутки.

Федеральным государственным гражданским служащим на основании пункта 19 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ № 813, при отсутствии подтверждающих документов (в случае непредоставления места в гостинице) расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30 процентов установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

Обратите внимание: расходы на питание (завтрак), выделенные в счете на оплату гостиничных услуг отдельной строкой, к расходам по найму жилого помещения не относятся. Данные расходы должны оплачиваться за счет суточных, выданных командированному работнику.*

<…>

Книга: «КАЗЕННЫЙ УЧЕТ» ПО НОВОМУ ПЛАНУ СЧЕТОВ — 2013

2.Статья: Списание затрат на командировку

После возвращения из командировки работник представил счет на оплату гостиничных услуг. В нем отдельной строкой выделена стоимость питания. На какую статью следует относить расходы по данному счету?

Оплата проживания в жилых помещениях (наем жилого помещения) во время служебных командировок производится по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. Причем затраты на оплату предоставляемого в гостинице питания не относятся к расходам по найму жилого помещения, поэтому должны оплачиваться командированным работником за счет выплачиваемых ему суточных. Данная позиция изложена в письме Минфина России от 9 июля 2010 г. № 14-05-07/5.*

И.Ю. Кузьмин,
советник государственной гражданской службы РФ 3 – го класса

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ», № 11, НОЯБРЬ 2012

3.Ситуация: Полагаются ли сотруднику суточные, если в счет гостиницы, где он остановился во время командировки, помимо стоимости проживания, включена стоимость питания в ресторане

Да, полагаются.

Суточные сотруднику выплачивайте в любом случае (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Расходы на выплату суточных могут подтвердить документы, оформляемые при направлении сотрудника в командировку (например, командировочное удостоверение). Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование сотрудником суточных, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362.

Что же касается налогового учета расходов на питание, то он зависит от того, как гостиница оформила документы.

В состав командировочных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, входят и суточные, и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Однако стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя.* Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Поэтому, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой, учесть их при расчете налога на прибыль нельзя. В расчет налога включите только стоимость проживания. Если же расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет, то в уменьшение налоговой базы спишите всю заплаченную гостинице сумму (за вычетом НДС).

Однако если в счете гостиницы сделана запись «стоимость питания включена», но отдельной строкой эта стоимость не выделена, то при включении всей суммы счета в состав расходов появляется риск возникновения спора с проверяющими. Дело в том, что налоговая инспекция может не принять такие затраты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, причем в полной сумме, поскольку расчетным путем выделить расходы на питание не представляется возможным. В такой ситуации, чтобы включить стоимость проживания в состав расходов в налоговом учете, нужно попросить гостиницу переоформить счет* одним из следующих способов:
− не делать запись «стоимость питания включена»;
− при наличии такой записи выделить стоимость питания отдельной строкой.

Из рекомендации «Как рассчитать суточные»

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

27.08.2014 г.

С уважением,

Ольга Трошина , старший эксперт БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 5.56%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 72.22%
  • Над налоговой отчетностью 5.56%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль