Компенсация расходов на оплату стоимости проезда при льготном отпуске

1342

Вопрос

Наша сотрудница уехала в льготный отпуск с ребенком на поезде, а возвращалась из отпуска на машине с мужем (машина зарегистрирована на мужа). При возвращении с отпуска она предоставила ж/д билеты до места отдыха и справку с ж/д вокзала о стоимости проезда из отпуска.  Мы оплачиваем обратный проезд на ребенка и сотрудницу по справке с ж/д вокзала . Нужно ли удерживать НДФЛ с сотрудницы со стоимости проезда по справке? Какие документы необходимы в данном случае для оплаты проезда из отпуска?
Уточнение к вопросу  395976: Мы руководствуемся следующим региональным нормативным документом:  Решение Думы города Когалыма от 26.04.2011 N 28-ГД "О внесении дополнения и изменений в решение Когалымской городской Думы от 28.12.2004 N 146-ГД "Об утверждении Положения о гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджета города Когалыма "

Ответ

Для оплаты проезда сотрудницы и ребенка из отпуска она должна предъявить документы, указанные в подпункте 4.6. Положения о гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджета города Когалыма. То есть нужно предъявить справку железнодорожных касс о стоимости проезда на железнодорожном транспорте кратчайшим путем в плацкартном вагоне, документы, подтверждающие проведение работником и членами его семьи отпуска в пункте  отдыха. При предъявлении вышеназванных документов компенсация расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам не облагается НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

 

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Решение Думы города Когалыма от 26.04.2011 N 28-ГД

«О внесении дополнения и изменений в решение Когалымской городской Думы от 28.12.2004 N 146-ГД»  (вместе с "Положением о гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из бюджета города Когалыма")

<…>

«ПОЛОЖЕНИЕ О ГАРАНТИЯХ И КОМПЕНСАЦИЯХ ДЛЯ ЛИЦ, РАБОТАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЯХ, ФИНАНСИРУЕМЫХ ИЗ БЮДЖЕТА ГОРОДА КОГАЛЫМА

<…>

4. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно

<…>

4.5. Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.

4.6. Оплате подлежит стоимость проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно на основании отметки в маршрутном листе, получаемом в организации, или других документов, подтверждающих нахождение в пункте отдыха. Оплата стоимости проезда производится по кратчайшему маршруту при предъявлении квитанций об оплате сборов за проезд по платным автотрассам, кассовых чеков автозаправочных станций в соответствии с нормами расхода топлива соответствующей марки легкового автомобиля или по справкам железнодорожных касс о стоимости проезда на железнодорожном транспорте кратчайшим путем в плацкартном вагоне на основании документов, подтверждающих проведение работником и членами его семьи отпуска в другой местности.* В случае отсутствия железнодорожного сообщения оплата производится не свыше тарифов, предусмотренных для перевозок автомобильным, речным транспортом по наименьшей стоимости проезда.

4.7. Оплата стоимости проезда работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится в случае проезда на личном автомобильном транспорте, принадлежащем работнику или членам семьи (супругу,* детям, родителям), при представлении следующих подтверждающих документов:*

- маршрутного листа (приложение 1 к настоящему Положению) или справки (приложение 2 к настоящему Положению) на случай, если проезд компенсируется детям с 18 до 23 лет или неработающим членам семьи при проезде в отпуск на автомобиле без самого работника, с отметкой по месту проведения отпуска (территориальные органы Федеральной миграционной службы, органы внутренних дел, органы местного самоуправления, жилищно-эксплуатационные организации, управляющие организации, товарищества собственников жилья, гостиницы, кемпинги, туристские базы, санатории, дома отдыха, пансионаты) о времени пребывания;

- документа, подтверждающего право собственности на автотранспортное средство работника или члена его семьи либо иного документа, подтверждающего право работника или члена его семьи на эксплуатацию автотранспортного средства;

- квитанции об оплате сборов за проезд по платным автотрассам, кассовые чеки автозаправочных станций в соответствии с нормами расхода топлива соответствующей марки легкового автомобиля или справки транспортных агентств о стоимости проезда на железнодорожном транспорте кратчайшим путем в плацкартном вагоне.

Компенсация стоимости проезда детей до 18 лет на автотранспорте без работника, имеющего право на льготный проезд, не производится.

4.8. В случае, если при следовании работника личным транспортом к месту использования отпуска и обратно автомобильное сообщение между соответствующими населенными пунктами отсутствует, оплата производится по платежным документам о стоимости перевозки принадлежащего работнику автомобиля водным и (или) железнодорожным транспортом.

4.9. Оплата стоимости проезда на личном транспорте по доверенности осуществляется только в том случае, если доверенность на управление автомобилем выдана членами семьи работника (супругом, детьми, родителями).»

<…>

2. Рекомендация: Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно

Учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), обязаны компенсировать своим сотрудникам стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно. Подробнее об этом см. Как учреждению, расположенному в районе Крайнего Севера, оплатить стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно.

<…>

НДФЛ и страховые взносы

Компенсация расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам (с учетом ограничений, установленных законодательством) не облагается:

Если бюджетное и автономное учреждение оплачивает расходы в размерах, превышающих установленные законодательством, то такая выплата не считается компенсационной и должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:

Следует отметить, что такая компенсация освобождается от НДФЛ только при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре учреждения необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации.* Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ. Такой вывод следует из письма Минфина России от 11 января 2013 г. № 03-03-06/1/2.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

14.08.2014 г.

С уважением,

Ольга Трошина , старший эксперт БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух»

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль