Возмещение расходов сотруднику за мобильную связь

735

Вопрос

У нас казенное учреждение (администрация). Есть распоряжение о возмещении расходов сотрудникам за мобильную связь. Можем ли мы возместить расходы сотруднику за мобильную связь, если он к авансовому отчету прилагает чек, распечатанный на принтере? Оплата была произведена через "Личный кабинет" Онлайн.

Ответ

Специальных разъяснений по данному вопросу законодательство не содержит.

 

Однако следует отметить, что наиболее целесообразным в данной ситуации прописать в учетной политике порядок предоставления сотрудником первичных документов, подтверждающих оплату услуг связи следующим образом. Поскольку чек, распечатанный на принтере, не содержит обязательные реквизиты, предъявляемые к первичным документам, то для обоснования произведенных расходов сотрудник должен запросить в банке, через который произведена оплата, выписку(подтверждение) о произведенной операции, заверенную печатью и подписью должностного лица. Также вместо такой выписки сотрудник может предоставить отчет (иной документ) от мобильного оператора, в котором будет подтверждено зачисление конкретной суммы в счет оплаты услуг связи.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Оплата мобильных переговоров работникам

* Федеральный закон от 2 ноября 2013 г. № 304-ФЗ.

Документальное подтверждение расходов

Документами, подтверждающими законность списания расходов на оплату сотовой связи, являются:*

  • договор с оператором сотовой связи;
  • счета операторов сотовой связи, выставляемые за соответствующие расчетные периоды;
  • детализации общей суммы платежей с указанием номеров всех телефонов абонентов;
  • приказы руководителя, утверждающие списки должностей работников, которым при выполнении их обязанностей необходима сотовая связь (в приказах отражаются номера сим-карт, телефонные номера, закрепленные за конкретными сотрудниками);
  • должностные инструкции работников, предусматривающие необходимость использования сотовой связи для выполнения должностных обязанностей;
  • ведомости передачи работникам мобильных телефонов, являющихся собственностью организации, передачи работникам сим-карт;
  • иные документы, подтверждающие необходимость и обоснованность расходов на мобильную связь.*

<…>

Если работнику выплачивается компенсация

Некоторые организации не заключают договоры с операторами сотовой связи, акомпенсируют своим работникам стоимость служебных разговоров, произведенных по договорам, заключенным непосредственно между работником (как частным лицом) и операторами сотовой связи.

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора* (в соответствии с Указаниями № 65н расходы по выплате работодателем в пользу работников компенсаций, обусловленных условиями трудовых отношений, относятся на подстатью 212«Прочие выплаты»).

НДФЛ и страховые взносы

Оплата услуг сотовой связи, которые обусловлены служебной необходимостью, являетсязатратами учреждения по обеспечению нормальных условий труда.* В этом случае суммы оплаты сотовой связи не облагаются страховыми взносами.

Суммы компенсации расходов на мобильную связь также не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Важно запомнить
Для телефонных звонков по служебным вопросам учреждение может выдавать работникам мобильные телефоны или же выплачивать им компенсацию за использование собственных телефонов.

Г.Э. Каспаров, эксперт по бюджетному учету

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 2, ФЕВРАЛЬ 2014

2. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом.* Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано вчасти 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Для организаций госсектора такие формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При создании первичных документов для целей бухучета используйте унифицированные формы. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, учреждение может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утвердите в учетной политике. Такой вывод следует из положений пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью* (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

<…>

Формы документов не унифицированы

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. При этом такие формы должны содержать все обязательные реквизиты, а именно:*

  • наименование документа;
  • дату составления;
  • наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величину натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи указанных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц;*
  • информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджета) в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП). Такой информацией, в частности, являются:
    – ИНН и КПП администратора доходов;
    – сокращенное наименование органа Казначейства России;
    – реквизиты счета Банка России, где открыт счет органу Казначейства России.

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н,* разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

<…>

Первичные документы в электронном виде, заверенные простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, не приравниваются к документу, составленному на бумажном носителе и заверенному собственноручной подписью. Соответственно, они не принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.*

При наличии усиленной квалифицированной электронной подписи первичные электронные документы приравниваются к собственноручно подписанным и принимаются для целей бухгалтерского и налогового учета.

Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409,от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

Дополнительно по данному вопросу:

Полезные советы на тот случай, если ваши сотрудники используют личное имущество на работе

05.08.2014 г.

С уважением,

Ольга Трошина, старший эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль