КОСГУ оплаты расходов по трансферу сотрудника организации

1558

Вопрос

П о какому косгу нужно оплачивать расходы по трансфер?сотрудник был направлен в командировку. По прибытии из нее предоставил авансовый отчет с подтверждающими документами. Среди которых был представлен чек на трансфер. Со слов сотрудника стало ясно, что трансфер - это услуга по транспортировке (доставке) к месту пребывания от аэропорта сторонней организацией. То есть это транспортные расходы, но не при помощи общественного транспорта.

Ответ

Трансфер – это транспортная услуга. Она включает в себя не только перевозку пассажира на ранее заказанном автомобиле, но и сопровождение, встречу или проводы пассажира на вокзале или в аэропорту. Услугу "трансфер" можно заказать с помощью диспетчерских служб такси, где данная услуга предоставляется.

 

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749. Оно не запрещает использовать в служебных командировках такси. Согласно пункту 24 Положения, возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти затраты.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 729. Согласно подпункту "в" пункта 1 данного постановления, за счет средств федерального бюджета возмещаются расходы на проезд в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). В то же время, согласно пункту 3, расходы, превышающие размеры, установленные указанным постановлением, а также иные затраты, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются за счет:

экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации;

поступлений, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Таким образом, при наличии соответствующей экономии бюджетных средств учреждение может возместить своему работнику расходы на услугу "трансфер", если это предусмотрено его внутренним локальным актом (например, Положением о командировках).

Подобный порядок возмещения поможет избежать возможных споров с контролирующими органами.

Расходы на транспортные услуги, в том числе на услугу "трансфер", отражайте по подстатье КОСГУ 222 "Транспортные услуги" (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Состав расходов

Организация обязана возместить сотруднику:

расходы на проезд до места командировки и обратно;

расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);

стоимость услуг по оформлению проездных билетов;

расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;

стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

Об этом сказано в пунктах 11, 12, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.*

При направлении сотрудника в загранкомандировку ему также дополнительно возмещаются расходы:

на оформление загранпаспорта (визы, других выездных документов);

на оформление обязательной медицинской страховки;

по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;

по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;

по уплате иных обязательных платежей и сборов.

Это следует из пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство организации вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них. Например, чтобы командировка обошлась дешевле, заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете. Обязанности оплатить проезд в командировку на определенном виде транспорта в законодательстве не предусмотрено (ст. 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

В государственных и муниципальных учреждениях

Размер и порядок возмещения расходов на проезд в командировку определяются:

для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;

для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);*

средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Окончательный размер и особенности возмещения расходов на проезд целесообразно прописать во внутренних документах учреждения (например, в коллективном договоре, приказе, Положении о командировках).*

Порядок возмещения расходов на проезд для командированных государственных гражданских служащих определяйте с учетом положений Указа Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813 (для федеральных служащих) и нормативно-правовых актов субъекта РФ (для служащих субъекта РФ) (п. 8 ч. 1 ст. 52 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Ситуация: может ли учреждение оплатить командированному сотруднику стоимость проезда на общественном транспорте во время командировки (ежедневный проезд из гостиницы до места работы в командировке и обратно)

Да, может, но только если такие расходы произведены:

с разрешения или ведома руководителя учреждения (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, ст. 168 ТК РФ);

за счет средств от экономии бюджетных средств или приносящей доход деятельности (подп. «в» п. 1,п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729).

При этом расходы должны быть подтверждены документально (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, подп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Разрешение руководителя на оплату расходов на проезд во время командировки оформите приказом. Размер возмещения данных расходов закрепите в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Нужно ли удержать НДФЛ, начислить страховые взносы с компенсации расходов на проезд командированного сотрудника на такси

Компенсацию сотруднику затрат на такси НДФЛ и страховыми взносами не облагайте.

НДФЛ с компенсации документально подтвержденных командировочных расходов и затрат, связанных с выполнением сотрудником своих трудовых обязанностей, удерживать не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ). В том числе и с компенсации расходов на такси – как при поездках по служебным делам во время командировки и до места отправления (вокзала, аэропорта), так и в случае, если сотрудник использует такси для проезда к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Это объясняется тем, что налоговое законодательство не содержит ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых для проезда в командировку и служебных поездок.

Аналогичные выводы делает Минфин России в письмах от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, от 28 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-241, от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97. При этом в письме от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97 финансовое ведомство пояснило, что оплата услуг такси в связи со служебной необходимостью (в производственных целях) осуществляется в интересах самого учреждения, а не сотрудника. Поэтому компенсация таких расходов не включается в его налогооблагаемый доход.*

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте с сумм документально подтвержденных и экономически обоснованных расходов на проезд командированного сотрудника:

до места назначения и обратно;

в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Такой вывод следует из буквального толкования части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и части 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом вид транспорта, которым должен воспользоваться сотрудник, не уточняется. Следовательно, он вправе добираться до места командировки и обратно, а также до вокзала или аэропорта любым способом, в том числе на такси. Аналогичные выводы следуют из письма Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Что касается поездок сотрудника на такси по служебным делам во время командировки, то их можно квалифицировать как расходы, связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей. И не облагать страховыми взносами на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 2 части 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.*

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования»

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

<…>

Выплату сотрудникам компенсации командировочных расходов отражайте следующим образом:

подстатья КОСГУ 212 – оплата суточных;

подстатья КОСГУ 226 – оплата расходов на проживание;

подстатья КОСГУ 222 – оплата стоимости проезда, постельных принадлежностей, комиссионных сборов.*

Такой порядок установлен в разделе V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с начислением командировочных расходов, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

В учете сумму командировочных расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите следующими проводками:

Дебет КРБ.1.401.20.212 (КРБ.1.109.60.212–КРБ.1.109.90.212) Кредит КРБ.1.208.12.660
– отражены расходы на оплату суточных;

Дебет КРБ.1.401.20.222 (КРБ.1.109.60.222–КРБ.1.109.90.222) Кредит КРБ.1.208.22.660
– отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно, постельных принадлежностей, комиссионных сборов;

Дебет КРБ.1.401.20.226 (КРБ.1.109.60.226–КРБ.1.109.90.226) Кредит КРБ.1.208.26.660
– отражены расходы на оплату проживания.

<…>

Такой порядок установлен пунктами 84, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета109.00, 208.00, 302.00, 304.05, 401.20).

Обратите внимание, что использовать счет 0.109.00.000 при выплате сотрудникам компенсации командировочных расходов нужно только в части формирования стоимости изготавливаемой продукции (выполняемых работ, оказываемых услуг), которую учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов

В период с 17 по 19 января экономист казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев был в служебной командировке в г. Челябинске. Кондратьеву были выданы денежные средства на командировочные расходы.

20 января руководитель учреждения утвердил авансовый отчет, представленный Кондратьевым.

К авансовому отчету приложены:

счет гостиницы на сумму 1100 руб. (в т. ч. НДС);

два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в т. ч. НДС).

За время нахождения в командировке Кондратьеву положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер учреждения сделал в учете следующие записи:

Дебет КРБ.1.401.20.212 Кредит КРБ.1.208.12.660
– 300 руб. – отражены суточные;

Дебет КРБ.1.401.20.226 Кредит КРБ.1.208.26.660
– 1100 руб. – отражены расходы на проживание Кондратьева в гостинице;

Дебет КРБ.1.401.20.222 Кредит КРБ.1.208.22.660
– 5664 руб. – отражены расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно.

<…>

Станислав  Бычков,

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Игорь  Кузьмин,

советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса (Департамент бюджетной политики и методологии Минфина России)

4. Статья: Возмещаем командируемому расходы на такси

Несмотря на то, что учреждение обязано возмещать командированному сотруднику затраты на проезд и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя, плату за проезд на такси можно признать в налоговом учете, только если расходы экономически обоснованы. На это обращают внимание чиновники*. Об особенностях возмещения таких затрат - в статье.

* Письмо Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-07/33.

Основания для оплаты проезда

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Оно не запрещает использовать в служебных командировках такси.

Согласно пункту 24 Положения, возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти затраты.

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Согласно подпункту «в» пункта 1 данного постановления, за счет средств федерального бюджета возмещаются расходы на проезд в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). В то же время, согласно пункту 3, расходы, превышающие размеры, установленные указанным постановлением, а также иные затраты, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются за счет:

экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации;

поступлений, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Таким образом, при наличии соответствующей экономии бюджетных средств учреждение может возместить своему работнику расходы на такси, если это предусмотрено его внутренним локальным актом (например, Положением о командировках).

Подобный порядок возмещения поможет избежать возможных споров с контролирующими органами.*

Документальное подтверждение

Расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть документально подтверждены.

В пункте 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, указано, что фрахтовщик выдает фрахтователю кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси.

Фрахтовщик – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору фрахтования обязанность предоставить фрахтователю всю либо часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозок пассажиров и багажа, грузов.

Указанный документ должен содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров, а именно:

наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;

наименование фрахтовщика (наименование, адрес, номер телефона и ИНН);

дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси (число, месяц и год оформления);

стоимость пользования легковым такси цифрами и прописью (если оно оплачивается по тарифам за расстояние перевозки или время пользования легковым такси, указываются показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования);

фамилию, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Нюансы налогообложения

Остановимся на правилах налогообложения расходов, связанных с проездом работника на такси. Отметим, что чиновники Минфина России выпустили немало разъяснений, посвященных этому вопросу.

Налог на доходы физлиц

Возмещение работникам фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов на проезд до места назначения и обратно не облагается НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ни Трудовой кодекс РФ, ни Налоговый кодекс РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Поэтому суммы оплаты проезда работника на такси при направлении его в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и на этом основании освобождаются от обложения НДФЛ.

Однако соответствующие оправдательные документы должны оформляться в установленном порядке и подтверждать использование работником такси для поездок в служебных целях. Аналогичные выводы содержат письма Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, а также постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2008 г. № А05-2964/2008.

Страховые взносы

К расходам на командировки работников, не облагаемым страховыми взносами, относятся, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Расходы командированного работника по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы и обратно в случае их экономического обоснования и документального подтверждения страховыми взносами не облагаются (письмо Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19).

Налог на прибыль организаций

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты организации на командировки, в том числе на проезд работника в командировку и обратно к месту постоянной работы. Расходы на такси в рамках приносящей доход деятельности учреждения учитываются в целях налогообложения прибыли именно на основании этой нормы. Однако они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Экономическим обоснованием может быть то, что на общественном транспорте добраться до места назначения невозможно (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2008 г. № Ф04-2260/2008(3201-А45-40)), или другие объективные причины.

Налог на добавленную стоимость

В том случае, если расходы на такси возмещаются за счет внебюджетной деятельности, облагаемой НДС, суммы налога, уплаченные по расходам на проезд, подлежат вычету.

Эти вычеты производятся на основании документов, подтверждающих оказание работнику соответствующих услуг, то есть квитанции (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).

Отражаем ситуацию в учете

В зависимости от типа учреждения операции в учете отражаются в соответствии с нормами Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н, а также Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н.

Расходы по проезду на такси оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Наименование операции

Дебет

Кредит

Приняты к учету расходы по проезду натакси

401 20 222
«Расходы на транспортные услуги»

109 XX 222
«Расходы на транспортные услуги»

208 22 660
«Уменьшение дебиторской за- долженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

Возмещены понесенные расходы работнику из кассы учреждения

208 22 560
«Увеличение дебиторской за- долженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»

201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»

Важно запомнить

В случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель имеет право возмещать ему в том числе расходы по проезду на такси. При этом порядок возмещения затрат определяется коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения.

Д.Н. Каримов,

консультант по бюджетному учету и налогам

ЖУРНАЛ «ЗАРПЛАТА В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ», № 10, ОКТЯБРЬ 2012

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

31.07.2014г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль