Отражение в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам

669

Вопрос

Наша организация заправляет автотранспорт по картам с определенным лимитом ГСМ. Организация-поставщик ГСМ выставляет на оплату счет, накладную и реестр (номера карт, дата, количество). Кто должен подписывать накладную? Как вести учет по картам? При списании ГСМ, какой расход брать: по норме или фактически? Должны ли вести учет самих карт?

Ответ

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель учреждения своим приказом. Так, правом подписи товарной накладной следует наделить сотрудника, который осуществляет приемку ГСМ – МОЛа (например- завхоз или водитель).

 

Учитывая, что порядок учета топливных карт прямо не прописан в инструкциях, учреждение может установить его самостоятельно. Например, ввести дополнительный забалансовый счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально-ответственных лиц (п. 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Списание израсходованного топлива производите на основании путевых листов.Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы спишите фактический расход.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам

<…>

Операции по поступлению ГСМ отражайте в регистрах бухучета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т. д.) (ч. 1 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с поступлением ГСМ по топливным картам, зависит от типа учреждения.

<…>

Документальное подтверждение

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы,* унифицированные формы которых приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (п. 25 Инструкции 162н, п. 36 Инструкции № 174н).

О том, как заполнить путевой лист, см. Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ.

Нормативный расход топлива

По данным путевого листа рассчитайте нормативный расход топлива.* Для этого воспользуйтесь формулами, приведенными вразделе 2 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. При расчете используйте поправочные коэффициенты для каждого автотранспортного средства, утвержденные приказом руководителя (абз. 6 раздела 1 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р). Пример расчета нормативного расхода топлива см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Фактический расход топлива

Для определения фактического расхода топлива воспользуйтесь формулой:

Фактический расход топлива, л

=

Остаток топлива при выезде автомобиля, л

+

Количество топлива, заправленного в бак автомобиля, л

Остаток топлива на конец дня, л


Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы спишите фактический расход.*

<…>

В учете бюджетных учреждений:

При списании ГСМ сделайте запись:

Дебет 0.401.20.272 (0.109.60.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.440 (0.105.23.440)
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).*

Такой порядок установлен пунктом 37 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета105.00, 109.00, 401.20).

<…>

О том, как в бухучете списать ГСМ сверх установленных норм, см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

<…>

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении топливные карты для приобретения ГСМ

<…>

Виды топливных карт

Топливные карты бывают:

  • денежными (выдаются на определенный лимит стоимости ГСМ);
  • литровыми (выдаются на определенный лимит объема ГСМ).*

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.*

1. Учреждение перечисляет поставщику аванс по договору поставки бензина по топливным картам. Сумма по договору включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается учреждению за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как учреждение перечислило аванс, ему выдают топливную карту с PIN-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет учреждению-покупателю:

  • счет-фактуру;
  • акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;
  • подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.*

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные впункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется.* На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Бухучет: общие правила

Внимание: пополняемые (многоразовые) топливные карты не являются денежными документами. Поэтому учитывать их на счете 0.201.35.000 «Денежные документы» нельзя.

Перечень документов, которые являются денежными документами приведен в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В частности, это оплаченные талоны на товары (услуги), оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки. Этот перечень является открытым.

Однако исходя из документов, приведенных в перечне, можно сделать вывод, что к денежным относятся документы, имеющие в том числе следующие признаки:

  • номинальную стоимость (т. е. на какую сумму можно приобрести товар (услугу));
  • одноразовое получение товара (услуги) по одному документу. Например, по одному талону можно получить бензин (питание) один раз, по одной почтовой марке один раз отправить письмо.

Топливная карта представляет собой техническое средство (смарт-карту) для учета отпуска топлива на АЗС и подтверждения права его держателя на получение оплаченного топлива. Карта содержит информацию об общем количестве денежных средств, в пределах которых держатель вправе приобретать ГСМ. Сумма денежных средств на карте меняется в момент перечисления их от держателя, а также при отпуске топлива. То есть такие карты не имеют номинальной стоимости, и по ним можно получать топливо несколько раз. Следовательно, топливная карта не соответствует признакам денежного документа и не может учитываться на счете 0.201.35.000 «Денежные документы».

Порядок отражения топливных карт в бухучете зависит от условий договора с поставщиком ГСМ.

Бухучет: получение карты бесплатно

В этом случае отражать карту в бухучете не требуется. При этом для контроля за сохранностью топливной карты можно ввести дополнительный забалансовый счет, например счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц. Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. При получении топливной карты в учете сделайте проводку:

Дебет 27
– учтена на забалансовом счете топливная карта, полученная бесплатно.*

Такой порядок установлен частью 3 статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктами 6, 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Бухучет: приобретение с условием возврата*

В этом случае учреждение должно внести поставщику залоговую стоимость карты. Когда использование карты будет прекращено, учреждение возвратит ее обратно, а поставщик вернет ему залоговую стоимость. Поскольку топливная карта является собственностью поставщика топлива, то такое имущество нужно учитывать отдельно от собственного имущества учреждения. Поэтому полученную карту можно учитывать на дополнительном забалансовом счете, например на счете 27 «Топливные карты» в разрезе материально ответственных лиц.* Дополнительные забалансовые счета укажите в учетной политике для целей бухучета. Это следует из положений пункта 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с предоставлением поставщиком топливной карты с условием возврата, зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:*

При оплате топливной карты сделайте следующие проводки:

Дебет 0.206.26.560 Кредит 0.201.11.610
– перечислена поставщику топлива залоговая стоимость карты;

Кредит 18 (код КОСГУ 226)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Получение топливной карты оформите записью:

Дебет 27
– принята топливная карта за баланс.*

При возврате карты эмитенту* независимо от периода ее использования (больше года или меньше) полученные средства отразите как восстановление кассового расхода (с отражением по тому же коду КОСГУ, по которому была произведена кассовая выплата). Об этом сказано в пункте 11 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 19 июля 2013 г. № 11н. В учете сделайте следующие проводки:

Дебет 0.201.11.510 Кредит 0.206.26.660
– получена залоговая стоимость топливной карты;

Дебет 18 (код КОСГУ 226)
– отражено поступление средств на счет учреждения (как восстановление кассового расхода);

Кредит 27
– списана топливная карта с забалансового счета.*

Такой порядок установлен пунктами 72, 73, 97, 98 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 206.00, забалансовый счет 18).

<…>

Бухучет: приобретение карты за плату

Порядок отражения в бухучете топливных карт, приобретенных за плату, действующим законодательством не установлен.*

Ранее Минфин России высказывал мнение о том, что такие карты подлежат учету в составе бланков строгой отчетности (БСО) назабалансовом счете 03 (письмо Минфина России от 3 июня 2008 г. № 02-14-10а/1611). Однако карты не соответствуют описанию БСО, изложенному в пунктах 118, 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. А именно они не являются бланочной продукцией, изготовленной типографским способом по форме, утвержденной нормативно-правовым актом органа власти.

Учитывая, что порядок учета карт прямо не прописан в инструкциях, учреждение может установить его самостоятельно. Например, ввести дополнительный забалансовый счет 27 «Топливные карты» в разрезе материально-ответственных лиц (п. 332 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).* Подтверждают эту позицию и некоторые специалисты контролирующих ведомств в частных разъяснениях. При этом, чтобы избежать разногласий с проверяющими, выбранный вариант согласуйте с учредителем и закрепите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). В этом случае он будет обязательным к применению как учреждением, так и проверяющими.

Учет карт ведите в условной оценке (1 руб. за одну карту) либо по стоимости приобретения. Выбранный вариант также закрепите в учетной политике.

Для более детального контроля за движением карт целесообразно отражать их поступление и выбытие в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

<…>

Наталия Гусева

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

<…>

Подписи в документах

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель учреждения своим приказом.*

Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными руководителем лицами. Такие правила установлены в части 3 статьи 7, части 2статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы. *

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункта 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

<…>

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Статья: 1.2. Какие обязательные реквизиты должны быть в любом первичном документе

Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. К обязательным реквизитам относятся следующие данные.

1. Наименование и дата составления документа.

2. Название компании. Полное или сокращенное – тут значения не имеет.

3. Содержание факта хозяйственной жизни. То есть описание операции или какого-то события, которые вы отражаете в учете.

4. Натуральное и (или) денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т.п.).

5. Должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за ее оформление (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, позволяющие идентифицировать работников).*

Давайте сравним новые требования к обязательным реквизитам с теми, которые были установлены в прежнем законе о бухучете.

Прежде всего, в новом законе теперь явно указано, что в первичном документе должна быть расшифровка подписей сотрудников, которые составили документ. Однако расшифровка подписи, по сути, была нужна и раньше. Такое требование хотя и не было прописано в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ , но было установлено в пункте 13 положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н. Да и в типовых формах требовалось указывать Ф.И.О. сотрудников, подписавших первичный документ.

А вот другое изменение. По новым правилам в первичке обязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из показателей. Так написано в подпункте 5 пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Другое дело, что буквально применять эту норму стоит не всегда.

Для примера возьмем акт приемки-сдачи услуг. Выходит, что теперь в нем можно привести лишь стоимость услуг. Приводить же единицу изменения для каждой из них, как этого часто требовали налоговики, не обязательно. И у компании теперь есть веский аргумент в защиту – новый закон о бухучете. Хотя чтобы избежать вообще каких-либо придирок со стороны налоговиков, безопаснее все же максимально понятно обозначить в акте, какие услуги оказаны.

В других же ситуациях в первичном документе может быть удобно указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.

Итак, прежде чем утвердить формы первичных документов, убедитесь, что в них есть все обязательные реквизиты. Впрочем, если компания использует унифицированные формы, то в них нужные данные есть. Возьмем, к примеру, товарную накладную по форме № ТОРГ-12, утвержденнуюпостановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132. В ней есть* строки для названия и даты документа, содержания операции, ее натуральные и денежные измерители, должности, подписи ответственных лиц.*

Так что особое внимание необходимо уделить формам, разработанным самостоятельно. Ошибки возможны именно в них. Также тщательно стоит проверять и поступающие документы от контрагентов, которые составлены не по типовым формам. И если в них не указаны какие-либо нужные данные, стоит попросить поставщика исправить документ. О том, как это сделать, вы можете прочитать в статье «2.1. Как можно упростить акт о расхождении по количеству и качеству товаров».

БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». КАК ДОЛЖНА ИЗМЕНИТЬСЯ ВАША ПЕРВИЧКА ИЗ-ЗА НОВЫХ ПРАВИЛ

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

04.08.2014 г.

С уважением,

Ольга Трошина , старший эксперт БСС «Система Главбух»

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух»

 



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 31.43%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.57%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 62.86%
  • Над налоговой отчетностью 25.71%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль