Оформление отзыва из отпуска

391

Вопрос

Подскажите, если водитель находится в отпуске, но руководитель не официально его вызывает на один день, чтоб отправить в командировку, можем ли мы принять у него путевой лист, чтоб списать топливо? В табеле в этот день у него будет отпуск. Или как правильно поступить? Можно ли его отозвать с отпуска на один день?

Ответ

Сотрудника можно отозвать из отпуска на один день. Для того чтобы обосновать необходимость привлечения сотрудника к работе во время отпуска, оформите приказ, в котором укажите причину привлечения к работе, время и место использования автотранспорта. В противном случае принять путевой лист к учету нельзя.

 

Обязательное условие для оформления отзыва из отпуска – согласие сотрудника. Если сотрудник не согласен на отзыв, прерывать отпуск запрещается. Чтобы избежать возможных претензий проверяющих, оформите согласие сотрудника приступить к работе письменно, одним из следующих способов:
– в виде заявления сотрудника в произвольной форме;
– в виде отметки сотрудника на приказе об отзыве из отпуска: «На отзыв из отпуска согласен».

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как отозвать сотрудника из отпуска

<…>

Основания для отзыва

Работодатель может отозвать сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Например, такая необходимость может возникнуть, если:
– в организации проводится инвентаризация и присутствие материально-ответственного лица обязательно;
– в организации проводится выездная налоговая проверка, в течение которой главному бухгалтеру придется быть на рабочем месте;
– системного администратора вызывают из отпуска в связи с неполадками компьютерных сетей и т. п.

Обязательное условие для оформления отзыва из отпуска – согласие сотрудника вернуться на работу. Если сотрудник не согласен на отзыв, прерывать отпуск запрещается.* Это следует из части 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ. Отказ сотрудника выйти на работу не является нарушением трудовой дисциплины (п. 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Ситуация: как оформить согласие сотрудника на отзыв из отпуска

В трудовом законодательстве не сказано, как оформить согласие сотрудника на отзыв из отпуска. Чтобы избежать возможных претензий проверяющих, оформите согласие сотрудника приступить к работе письменно, одним из следующих способов:
– в виде заявления сотрудника в произвольной форме;
– в виде отметки сотрудника на приказе об отзыве из отпуска: «На отзыв из отпуска согласен».*

<…>

Компенсация остатка отпуска

При отзыве сотруднику нужно компенсировать ту часть отпуска, которая осталась неиспользованной. В данном случае сотрудник может выбрать:
– использовать эту часть отпуска в любое удобное для него время в текущем году;
– присоединить неиспользованную часть отпуска к отпуску за следующий год.

Об этом говорится в части 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ.

Сведения об отзыве сотрудника из отпуска и о перенесении отпуска на другое время отразите в графике отпусков по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме.

<…>

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально* (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для подтверждения используйте путевые листы.

Унифицированные формы путевых листов, которые должны применять учреждения, приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Формы таких путевых листов и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Кроме того, при заполнении также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Главбух советует: если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, учреждение могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008). В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Поволжского округа от 21 мая 2013 г. № А55-23291/2012, Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях.* А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

<…>

Ситуация: может ли учреждение учесть при расчете налога на прибыль расходы по ГСМ при работе автотранспорта в нерабочее время

Да, может (при условии, что ГСМ приобретен и используется в рамках деятельности, приносящей доход).

Но для этого учреждение должно документально подтвердить, что расходы на ГСМ связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого следует оформить ряд документов.

Во-первых, нужно обосновать сам факт осуществления деятельности в нерабочее время. Если в учреждении установлен ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников, то перечень должностей таких сотрудников закрепите в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах. Факт привлечения сотрудника к работе в нерабочее время на конкретный день нужно подтвердить приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Такой вывод позволяют сделать правила статьи 101 Трудового кодекса РФ.*

Если учреждение привлекает к работе в нерабочее время сотрудников, для которых установлен нормальный режим работы, то такая работа в зависимости от обстоятельств может признаваться сверхурочной (ст. 99 ТК РФ) или работой в праздничный (выходной) день (ст. 113 ТК РФ).

Для того чтобы обосновать необходимость привлечения сотрудника к работе, оформите приказ, в котором укажите причину привлечения к работе, время и место использования автотранспорта.*

Во-вторых, нужно подтвердить факт расхода ГСМ. Документами, подтверждающими расходы на ГСМ, являются первичные документы (например, кассовые чеки) и путевой лист.

Таким образом, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автомобильного транспорта в нерабочее время, учреждению нужно иметь документы, которые обосновывают необходимость работы сотрудника в нерабочее время, первичные документы, подтверждающие затраты на приобретение ГСМ, и оформленные надлежащим образом путевые листы. Такой подход подтверждает налоговое ведомство и арбитражная практика (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213 и постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2008 г. № КА-А40/13427-07-2).*

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков

начальник отдела методологии бюджетного контроля и

аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

3. Рекомендация: Нужно ли удержать НДФЛ с суточных, если сотрудника направили в командировку по России на один день

<…>

Нет, не нужно, но только если выплаты оформлены как компенсация взамен суточных.

Служебной командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению учреждения на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.* Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. То есть сотрудника можно направить в командировку на любой срок, в том числе и на один день, когда день возврата из командировки совпадает с календарным днем выезда.

Обязанность учреждения оплачивать командированным сотрудникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), предусмотрена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Положения этой статьи не содержат прямого запрета на выплату суточных при однодневных командировках.

Однако в соответствии с пунктом 11 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, при командировках в местность, откуда сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Аналогичное правило содержит пункт 15 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62.

Таким образом, формально получается, что при однодневных командировках суточные сотруднику не положены.*

В то же время статьей 168 Трудового кодекса РФ установлено, что при направлении сотрудника в командировку учреждение обязано возмещать ему не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Таким образом, указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). То есть денежные средства, выплаченные сотрудникам при однодневных командировках, носят компенсационный характер и не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) сотрудников. Следовательно, указанные компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.*

При этом денежные средства, выплаченные сотруднику взамен суточных, не облагаются НДФЛ в пределах норм (при нахождении в командировке по России – 700 руб.). Все, что свыше этой суммы, освобождается от НДФЛ лишь при условии, что расходы подтверждены первичными документами (кассовые чеки, квитанции). При отсутствии подтверждающих документов с выплат, превышающих 700 руб., НДФЛ придется удержать.*

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 26 мая 2014 г. № 03-03-06/1/24916, от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200). Подтверждает такой подход постановление Президиума ВАС РФ от 11 сентября 2012 г. № 4357/12. Есть примеры и других судебных решений, подтверждающих данную точку зрения (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 апреля 2012 г. № А40-83149/11-116-236, Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56-12834/2010, Уральского округа от 1 июня 2010 г. № Ф09-4025/10-С3).

Следует отметить, что в более ранних разъяснениях контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Свою позицию они обосновывали тем, что при однодневной командировке суточные сотруднику вовсе не положены. Поэтому выплаченные суммы не считаются суточными, а являются доходом сотрудника, с которого необходимо удержать НДФЛ (письма Минфина России от 12 января 2000 г. № 04-04-06, УФНС России по г. Москве от 7 мая 2009 г. № 20-15/3/045313).

<…>

Любовь Котова,

заместитель директора департамента

развития социального страхования Минтруда России

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и

таможенно-тарифной политики Минфина России

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

27.07.2014 г.

С уважением,

Елена Иванковицер, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль