Как отразить почтовые расходы

1713

Вопрос

Сотрудник принес кассовые чеки с Почты России, надо ему выписать авансовый отчет и возместить расходы. По дебету какого счета отразить почтовые расходы? (пересылка и продажа марок)

Ответ

Да, нужно. В рассматриваемой ситуации деньги для выдачи под отчет не выдавались. В результате чего у учреждения возникает кредиторская задолженность перед сотрудником.

 

Для целей отражения принятых обязательств перед сотрудником учреждения можно использовать как счет 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами», так и счет 0.302.00.000 «Расчеты по принятым обязательствам». Поэтому учреждение вправе самостоятельно определить счет, на котором отражать обязательства перед сотрудником, не получившим предварительного аванса.

Начисление и погашение кредиторской задолженности перед сотрудником за оплаченные почтовые услуги отразите проводками:

Дебет 0.401.20.221 (0.109.00.221) Кредит 0.208.21.660
– отражена кредиторская задолженность перед сотрудником за почтовые услуги;

Дебет 0.208.21.560 Кредит 0.201.34.610
– погашена кредиторская задолженность перед сотрудником.

После того как марки использованы, подотчетным лицом составляется авансовый отчет. К нему должен быть приложен реестр отправленной корреспонденции, форму которого целесообразно определить в учетной политике учреждения.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Марки и почтовые конверты: нюансы отражения на счетах

<…>

После того как марки и маркированные конверты использованы, подотчетным лицом составляется авансовый отчет. К нему должен быть приложен реестр отправленной корреспонденции, форму которого целесообразно определить в учетной политике учреждения.*

<…>

А.А. Алехин, эксперт по бюджетному учету и налогообложению

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В КАЗЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ» № 7, ИЮЛЬ 2013

2. Ситуация: Как отразить в бухучете приобретение материальных запасов сотрудником учреждения. Сотрудник учреждения приобрел материальные запасы в связи с производственной необходимостью (авария). Заявление на выдачу денег под отчет сотрудник не писал

По общему правилу деньги на хозяйственные нужды выдаются сотруднику по его письменному заявлению, подписанному руководителем учреждения (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Суммы, выданные сотруднику по такому заявлению, отражаются на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

В рассматриваемой ситуации деньги для выдачи под отчет не заказывались, так как сотрудник не писал заявление. Сотрудник приобрел материальные запасы в связи с производственной необходимостью. В результате чего у учреждения возникает кредиторская задолженность перед ним.*

Для целей отражения принятых обязательств перед сотрудником учреждения можно использовать как счет 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами», так и счет 0.302.00.000 «Расчеты по принятым обязательствам». Поэтому учреждение вправе самостоятельно определить счет, на котором отражать обязательства перед сотрудником, не получившим предварительного аванса.* Выбранный вариант закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Следует учитывать, что представители Минфина России рекомендуют отражать рассматриваемую задолженность на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами». Объясняется это тем, что сумма перерасхода подотчетного лица над ранее выданным авансом отражается на счете 0.208.00.000 и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Следуя принципу единообразия бухучета (ст. 20 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ), кредиторскую задолженность перед сотрудником, не получившим предварительного аванса, корректно отразить на счете 0.208.00.000.

Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 30 сентября 2011 г. № 02-06-05/4406.

В бухучете порядок отражения операций по погашению кредиторской задолженности перед сотрудником зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Начисление и погашение кредиторской задолженности перед сотрудником за приобретенные материальные запасы отразите проводками:*

Дебет 0.105.31.340 (0.105.21.340, 0.105.38.340...) Кредит 0.208.34.660 (0.302.34.730)
– отражена кредиторская задолженность перед сотрудником за приобретенные материальные запасы;

Дебет 0.208.34.560 (0.302.34.830) Кредит 0.201.34.610
– погашена кредиторская задолженность перед сотрудником.

Такой порядок следует из пунктов 34, 85, 105–106, 128, 129 Инструкции № 174н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 302.00).

<…>

Из рекомендации «Как оформить и отразить в бухучете поступление материальных запасов»

Наталия Гусева,

руководитель Научно-практического института методологии и организации внутреннего контроля в государственном секторе, государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

3. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

<…>

Бухучет

Расчеты по суммам денежных средств (денежных документов), выдаваемых учреждением под отчет, в бухучете отражайте на счете 0.208.00.000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

К бухучету принимайте суммы произведенных расходов по авансовому отчету (ф. 0504049), который утвердил руководитель (п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете расчетов с подотчетными сотрудниками зависит от типа учреждения.

<…>

В учете бюджетных учреждений:

Выдачу денежных средств (денежных документов) подотчетникам из кассы учреждения отразите проводками:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Выданы под отчет:

   

– деньги;

0.208.XX.560

0.201.34.610

– денежные документы

0.201.35.610

XХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

       

Подробнее о порядке выдачи подотчетных сумм, а также о том, можно ли их перечислить на зарплатную карту сотрудника, см. Как выдать деньги под отчет.

Расходы, произведенные сотрудником и подтвержденные авансовым отчетом, учитывайте следующим образом.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Приняты к учету оплаченные подотчетником вложения:

 

– в основные средства – недвижимое имущество;

0.106.11.310

0.208.31.660

– в основные средства – особо ценное движимое имущество;

0.106.21.310

– в основные средства – иное движимое имущество;

0.106.31.310

– в нематериальные активы – особо ценное движимое имущество;

0.106.22.320

0.208.32.660

– в нематериальные активы – иное движимое имущество;

0.106.32.320

– в материальные запасы – особо ценное движимое имущество;

0.106.24.340

0.208.34.660

– в материальные запасы – иное движимое имущество

0.106.34.340

2.

Приняты к учету материальные запасы, приобретенные подотчетником

0.105.ХХ.340

0.208.34.660

3.

Приняты к учету расходы на оказанные услуги, выполненные работы, оплаченные подотчетником:

   
 

– услуги связи;*

0.109.XX.221<2>

0.208.21.660

– транспортные услуги;

0.109.XX.222<2>

0.208.22.660

– коммунальные услуги;

0.109.XX.223<2>

0.208.23.660

– услуги по аренде;

0.109.XX.224<2>

0.208.24.660

– работы, услуги по содержанию имущества;

0.109.XX.225<2>

0.208.25.660

– прочие работы, услуги

0.109.XX.226<2>

0.208.26.660

4.

Приняты к учету прочие расходы, оплаченные подотчетником (например, расходы на приобретение цветов для поздравлений)

0.109.XX.290<2>

0.208.91.660

5.

Погашена задолженность перед поставщиками (исполнителями, подрядчиками) через подотчетника

0.302.ХХ.830

0.208.ХХ.660

6.

Выдан аванс поставщикам (исполнителям, подрядчикам) через подотчетника

0.206.ХХ.560

0.208.ХХ.660

XХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на соответствующий аналитический счет счета 0.401.20.000.*

       

Суммы НДС, предъявленные поставщиками (исполнителям, подрядчикам), которые не включаются в стоимость материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг, отразите проводкой:

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

1.

Отражена сумма НДС, не включаемая в стоимость НФА
(работ, услуг)

0.210.01.560

0.208.ХХ.660

XХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

       

Такой порядок установлен пунктами 105, 106, 112 Инструкции № 174н.

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение материальных запасов через подотчетное лицо

4 апреля в рамках деятельности, приносящей доход, секретарю бюджетного учреждения «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для учреждения.

5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку. В этот же день руководитель учреждения утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

В учете бухгалтер сделал следующие проводки.

Содержание операции

Дебет счета

Кредит счета

Сумма, руб.

1.

Выданы деньги под отчет Ивановой

2.208.34.560

2.201.34.610

2 000

2.

Приняты к учету канцтовары, приобретенные через сотрудницу

2.105.36.340

2.208.34.660

2 000

<…>

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

*   Так выделена   часть   материала, которая  поможет   Вам   принять   правильное   решение

24.07.2014 г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Наталией Зориной,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

 

Госфинконтроль. Проверки и штрафы в 2017 году.

Не пропустите 28 апреля семинар со специалистом Минфина России. На семинаре будут рассмотрены все изменения в сфере госфинконтроля. На что нужно обращать внимание при проверках. А также новая функция Федерального казначейства. Первый опыт штрафов.

Все подробности по ссылке




Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль